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不寫程式自建補習班資訊系統(三):「一對一即時預約系統」設計秘訣(按摩、做臉服務也適用)

作者:Lillian Huang

前言

你是補習班、才藝班老闆或員工,所屬的補習班提供彈性的「一對一預約教學」課程,學生可以即時查看空堂並預約(購買)單堂課程,但沒有有效的資訊管理系統,或是原本的系統太僵化不好使用,希望做個針對自家繳費方式、開課、排課模式客製的系統,但不希望太貴太耗時?你可以從這篇文章提供的方法入手,試試用 Ragic 來打造自己的系統。

如果你還不知道 Ragic 是什麼,Ragic 是個自助設計資訊系統的工具,我們提供類似 Excel 的簡易編輯介面,但能做到資料庫的功能,讓不會寫程式的人也能為自己量身打造企業應用,只要在首頁或本篇文章最下方註冊帳號就能使用(有提供免費版可試用)。

由於 Ragic 的高彈性模式,和補教機構、新興的各種課程機構的資料管理需求相合,近年來常有補習班、家教班、才藝班、游泳班、健身房等客戶來信詢問如何設計系統,以管理自家資料、排課、訂購繳費、點名扣堂數等。在累積許多針對不同課程機構的不同設計建議後,我們將相關的教學集結成系列文章,希望協助有興趣的新用戶,更快針對自己適合的模式快速上手。

如果你也是正在尋找客製化資訊系統的課程機構,你可以先從本系列的總論開始,總論中將課程機構分成四個類別,可以在辨認自家屬於哪一種類型後,直接點到對應文章來閱讀。

本文主要解說總論中課程管理模組之外的第 ③ 種模式: 一對一預約課,典型的例子像是一對一預約制的英語課,學生有空時可隨時到現場或透過網路查詢可預約的時段、老師、課程,即時將時段預約起來。

這種模式比預先說定每週上課時間,或已經預訂好要上某一系列課程的一對一教學還要再有彈性一些,跟預約餐廳、旅館、約做臉、做指甲、預約按摩等一對一服務更像,製作課表、「管理上課時段(預約時段)」的重要性更高,因此我們特別開一篇文章來說明。如果你不是課程機構,但也有管理預約時段需求的話,也可以參考本文的表單設計邏輯,利用 Ragic 的現成工具來打造自己的預約系統。

以下會完全針對這樣的模式,根據最常見的「資料管理」、「訂購繳費」、「點名(扣堂數)」三大流程,提供設計建議。

註:本系列文介紹的四種開課模式,其中兩種為「一對一教學」的模式,兩者差別只在於,定期一對一的模式是已經談定上課時段,或至少是已經規劃好的一系列課程,而本文的「一對一預約」模式可以容許更靈活彈性的課程訂購方式。

實際上,本文要介紹的「一對一預約模式」表單設計架構,可以看成「一對一定期上課」模式的「彈性版」,兩者的邏輯大致類似,只是「一對一定期上課」把不同次的上課資料「綁」在同一張表單中,讓固定週期的預約與排課比較方便;「一對一預約模式」則比較分開看待每一次預約,每次預約都更有彈性,但就不特別適合批次處理。

因此,假如你的一對一預約制教學模式不販售「單堂課程」,也就是都要以一組十堂課的買堂數方式購買,那麼你其實不只可以參考本文,也可以參考「定期一對一」的模式(相關建議請參考教學文章特別是這個部分)。以這個情況來說,條條大路通羅馬,兩種設計方式都可行。

流程概要說明

你可以點選以下連結查看示範表單(後面的教學都可以對照示範表單查看,也可以在示範表單上新增資料測試效果):

點此進入 ③ 一對一預約模式 示範表單連結

我們建議你除了示範表單之外,最好也先直接註冊一個 Ragic 帳號來實際搭配教學玩玩看,你會發現很多表單建置或流程操作實際做起來並不難。接下來會將此模式的資料 / 流程管理需求,拆成前面所說的「資料管理」、「訂購繳費」、「點名(扣堂數)」三個階段來解說,概要製表如下:

(一)管資料 (二)訂購繳費 (三)排課、紀錄
基本資料 課表 訂購 繳費 排課 / 預約課程 產生點名單 / 上課紀錄 扣堂數
老師、學生、上課地點、上課預約單各開一張表單紀錄,說明見此 直接利用「上課預約單」同步行事曆報表,該報表即為課表。

若是買一組堂數的模式,則建立「訂購單」。

 

若是買單堂課程的模式,則在上課預約單上新增訂購資訊的欄位即可。

視繳費與訂購的關係而定,說明見此 根據「上課預約單」建立「預約系統」報表 上課預約單 = 點名單 = 上課紀錄表,直接在預約單上新增出缺勤紀錄欄位即可。

 若是買一組堂數的模式,可建立扣堂數按鈕更新「訂購單」資訊。

 

若是單堂課程的模式,則不需要處理扣堂數問題。

接下來,我們就直接拆解需求,讓你一步步 100% 根據自家需求,做出最符合心中理想的系統!

(一)需求拆解:管老師學員/地點/課程/方案資料

管好整個「流程」之前,最基本的,就是要先能把名單、清單、列表這類比較固定的「資料」整理好、分門別類放好,方便查找和調用。在這裡,我們要管理的基本資料主要包括老師名單、學生名單、上課地點,這些部分表單的建置邏輯和其他開課模式類似,可以直接參考團班開課模式這個區塊(直到「另外建立「付費方案」表單」之前)的說明

課程、課表

「課程」相關的部分,以開課清單來說,有需要的話,我們也可以跟前面類似的設計方式,建立一張「開課清單」表單,只是這張表單裡的「課程」資訊會偏抽象,不會包含大多數「時間」相關的資訊(課程開始、結束日期;上課、下課時間等等),頂多標明此課程的有效期間,因為課程都採預約制,沒有人預約的話就不會上課。

這裡有個需要說明的地方:因為「一對一預約」模式是「確認哪些老師在哪些時段有哪些類型的課程可以預約」,很多時候重點在於「特定時段可用、可預約的資源」,而不是「開了哪些課程」。

舉例來說,假設Ragic 補習班有 Phil、Amy 兩位老師, Phil 老師每個禮拜一下午兩點到三點可以預約專業諮詢課程, Amy 老師每個禮拜二早上十點到十一點可以預約專業諮詢課程,課程內容以預約者的需求為主,那麼我們要管理的資料重點,多半會是「Phil 這禮拜還有空上課嗎」「Amy 固定上課的小會議室那個時段還有沒有空」,重點在於管理可預約的資源,而不會是建立一張只有一筆「專業諮詢課程」資料的開課清單。

另外,即使可預約的課程有幾個固定的主題如「基礎表單設計」「簽核設計」「進銷存管理」或「生產管理模組運用」課程,如果沒有特別需要根據統計上課數量、從課程角度檢視資料的話,也不一定要特別建立開課清單,可以將這些資訊直接紀錄在接下來會說明的「上課預約單」中即可。

課表

一對一預約模式不會像週期上課的模式一樣有一個很固定的課表,但可以有一個「註記已預約時間」的日曆,方便查看。

直覺來說,我們可以像管私人行程這樣,每天接到預約課程的資訊,就直接把它註記在線上日曆上,但組織機構要處理的預約行程太多,這樣手動註記非常累,預約資料也無法轉化成非日曆的資訊留底。因此,可以多一個流程,先建立一張『預約上課單」,用來記錄預約資訊(實際讓人預約的流程設計部分,會在後面這個部分說明),再利用報表功能,將該張表單的資料輸出成行事曆報表

預約上課單」可以像下圖這樣:

「預約編號」可設為自動產生欄位,自動產生流水號;「報名學員資料」的部分,可以利用連結與載入的功能,連結與載入學生表單的資訊。另外,有需要的話還可以進一步連結授課老師、上課地點等資訊。

這邊比較重要需要特別講解的是紅圈圈起來的「預約資訊」區塊和「預約摘要」欄位。「預約資訊」區塊有兩個欄位:「開始日期時間」和「結束日期時間」。這兩個欄位屬於 Ragic 的日期欄位,要注意的是格式需要包含「日期」與「時間」,之後才能將整個時段顯示在行事曆報表上。填寫完開始與結束時間後,預約資訊就建立好了。

而「預約摘要」欄位是透過字串公式把預約學生、老師姓名等資訊依需求自動串起來帶入,建立行事曆時會需要用到。

接著,在預約上課單右上角的「報表」按鈕上點一下,點選「行事曆報表」,就可以將預約資訊變成行事曆了(一筆預約資料 = 一個行事曆事件):

在左上角選擇開始時間、結束時間和事件標題來自哪一個欄位,此時就可以選擇我剛剛以字串公式串成的「預約摘要」欄位當標題,比較一目瞭然;畫面上顯示的行事曆事件,點一下右上角會出現對應資料的預覽畫面(預覽畫面指的是這個),也能直接點到資料源頭去觀看和修改。

付費方案

即使同樣是一對一預約制的課程,不同的開課機構可能會設計出不同的訂購方式,最簡單的,像是每次都是單堂訂購,每次預約就要付一次課程的錢,銀貨兩訖;其他常見方式例如買堂數,例如一次買 10 堂課,每次預約或上課時扣減;吃到飽,例如付一次錢當月就可以無限次數預約。

如果你不是單堂單堂的販售課程,而是販售例如買堂數、或是定期吃到飽的方案,那麼你的基本資料表單裡可能還要包含「付費方案」這樣的表單,比較方便管理流程,此部分請直接參考下一個區塊的說明。

需求拆解(二):管理課程訂購、繳費流程

訂購

如果課程都是單堂販售的,那麼「購買一堂課」跟「預約一堂課」是一樣的行為,可以在「上課預約單」中(相關說明跳轉這裡增加訂購資訊的欄位(例如單堂售價、付費日期等)即可。

而如果不是單堂模式,會需要另外處理訂購流程的話,代表一筆訂單不等於一次預約上課,那就要另外建立「付費方案」表單,以及另外建立管理訂購流程的課程訂購表,此部分設計原則一樣可以直接參考 ① 團體班、任選時段上課模式的付費方案表單,以及建立課程訂購表的說明。

繳費

而繳費流程的部分,這裡的示範表單也是採取「一筆訂購 = 一筆繳費資料」的邏輯來設計的,如果一筆訂購不等於一筆繳費資料(集結多張訂單一次繳費,或一次訂購分期繳費),有需要的話,可以參考總論文章中的說明來做。

(三)管流程:預約、出缺席、扣堂數

利用「預約系統」報表管理預約事項

在「一對一預約上課模式」中,「預約」是此流程中相當重要的一環。前面提到,可以建立「上課預約單」來管理此流程。

最簡單的模式,是每次學生需要預約課程時,直接到「上課預約單」這張表單上建立一筆資料,自己填寫預約的老師、時段等資訊,必要時對照行事曆與機構規定,確認預約的時段是否可行(學生自行檢查、或教育機構自行複查)。

但這樣的模式多數時候並不方便:反覆查看耗時又容易看錯,要比對確認也不容易。因此,我們建議你利用 Ragic 新的報表:「預約系統」報表功能,直接產生一個方便點選、不讓人預約「已預訂時段」、依據來源表單欄位做客製化的系統。

只要在類似這張上課預約單的示範表單上,點「產生報表」並選擇「預約系統」,就可以根據「上課預約單」這張表單的欄位來設定預約系統。

進入預約系統時,上半部會是只有系統管理員(SYSAdmin)才看得到的設定畫面:

你會看到設定畫面上有五個地方都有紅色星星的必填標示,這是預約系統一定要做的基本設定:要決定之後大家填寫這個預約系統時,「預約物」(被預約的標的/資源)、「預約人」、「預約開始時間」、「預約結束時間」、「備註」這幾個區塊的資訊,會回填到來源表單的哪些欄位上。

以我們的範例來說,「預約物」應該是授課老師(就像借器材一樣,同一個時段同一個老師不能重複被預約)、「預約人」應該是學生,開始時間/結束時間/備註都選擇表單上的對應欄位即可。其他設定區塊欄位可依照課程長度、可預約時段自行設定,上方畫面中的例子是「每堂課 30 分鐘、週一到五每天特定時間段可預約」的情況。

設定完成後將報表存檔後就可以使用,可參考這張範例報表,使用者會看到的畫面如下:

「T-00001 - Amy」「T-00002 - Angie」等選項是我們之前設定的「預約物」選項(授課教師編號姓名),預約者只要選日曆、點選特定授課教師開放的特定時段就可以完成預約。

完成預約後,預約系統報表的來源表單 -- 上課預約單上,會建立一筆相應的資料,和直接手動在上課預約單建立資料一樣,但透過預約系統不但畫面比較人性化,也可以達到「預約特定時段後鎖定該時段、防止他人重複預約」的效果。

註:過去 Ragic 沒有「預約系統」報表功能時,常見的建議做法是先在「上課預約單」上建立大量的空堂(可預約)資料,讓預約者找到對應的空堂資料來填寫,達到防止他人重複預約的效果。

如果你有特殊原因,希望用這種方式來做預約系統的設計,可參考這兩種方式:

1. 利用 Ragic 大量產生大量複製這兩項功能來大量為空堂建檔。

2. 以 Excel 大量建檔後,定期匯入 Ragic

不過,如果沒有特別考量,仍然建議用最簡單也方便的方式 -- 直接使用預約報表。

紀錄出缺席

由於每筆預約單只會對應一次、一個學生的上課紀錄,「出缺勤紀錄」的部分可以在「上課預約單」上放一個欄位來紀錄,以範例表單來說,就是「實際出席狀態」這個區塊。

扣堂數(掌握剩餘堂數)

如果不是購買單堂課程的話,你可能需要隨時確認某個學生剩餘堂數的資訊,這部分跟其他模式類似,可以在「方案訂購單」上放一個「目前剩餘堂數」的欄位,透過在上課紀錄的表單(上課預約單)上執行更新別張表單欄位值動作來更新「目前剩餘堂數」的資訊。這部分如果需要比較詳細的教學,可以直接參考這裡。(記得要在上課預約單上放一個「訂購編號」的欄位,好讓扣堂數時能對應到正確的訂購單上。)

從管理基本資料、課程訂購管理、排課預約管理、上課紀錄管理到扣堂數,基本的課程管理需求大致就解說到這裡。如果你需要複習一下每個流程可以用怎樣的設計方法達成需求,可以點此跳轉到最前面的表格

特定情境修改建議

混合模式

如果你的機構混合了不只一種的模式,希望比較不同模式怎麼管理流程、或希望知道怎麼在一個資料庫管理不同模式的流程,可以看總論的比較表以及混合模式的建議;如果你有進階的設計需求需要我們提供建議,也可以先參考總論這個部分,或直接來信 support@ragic.com 詢問我們。祝你建置資料庫順利!

標籤: 教育, 預約排程

分類: 各類應用示範, 產業應用

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