中環科技如何高效管理 60 台公務車、差旅核銷耗時 1 個月變 3 天？
| 組織名稱 | 中環科技事業股份有限公司 |
| 組織類型 | 環境檢測、實驗室服務 |
| 面臨挑戰 | 1️⃣ 難以確認車輛維修、保養需求 2️⃣ 差旅核銷耗時長達一個月 3️⃣ 每日需撥 2 小時搜尋標案 4️⃣ 紙本公文傳閱易遺失 |
| 導入效益 | 1️⃣ 有圖片佐證，車輛狀況隨時看 2️⃣ 總務即時接收報修與預約提醒 3️⃣ 串接實現每日自動統整標案 4️⃣ 公文存檔線上化，傳閱不遺失 |
| 選用方案 | 專業版 |
| 應用類型 | 會議室預約、公務車管理、差旅核銷無紙化、標案資料庫、公文儲存 |
| 最滿意 Ragic | 客製化彈性高、輕鬆實現線上協作 |
60 輛公務車，每天由不同員工借用、歸還，還可能停放在公司周遭不同的路邊停車格。光是掌握車輛的位置、里程和維修狀況，就可能讓總務忙得團團轉。
這是環境檢測公司中環科技過去的困擾：光是管理這 60 輛車，就佔一位總務人員近九成的工作時間。
現在，他們管理公務車的方式已經有點像專業租車公司：總務派車後，系統會自動寄信告訴員工車停在哪裡，不必再四處找車；員工借還車時拍照記錄車況、填寫里程，方便後續追蹤；車輛到了保養里程、接近驗車日期，系統也會自動通知總務，不必再逐台翻查紀錄本。
特別的是，這套管理流程是由中環科技協理賴映方自己用 Ragic、不寫任何程式，依公司需求一步步設計出來的。
中環科技：每月千件樣品送驗，大量外勤考驗後勤管理
中環科技是一家位於高雄、擁有超過百位員工的中型環境檢測公司，業務涵蓋空氣、水質、土壤、廢棄物與噪音等多元領域。相較於專注特定檢測項目或服務區域的小型業者，中環科技不僅檢測範圍廣，業務規模也相當可觀。
中環科技總經理曾煜安說，光是將公司的不同檢測業務拆分來看，各領域的業務量就足以相當於一家小型檢測公司。來自政府標案與企業監測專案的需求，讓中環每個月都會收到將近千件新樣品。而環境檢測往往需要技術人員親赴現場，無論是工廠煙囪、河川溝渠，還是偏遠的採樣點，都必須有人前往採集樣本。為此，中環科技有 50 多位採樣人員，以及約 60 輛公務車，支援各地的外勤採樣工作。
然而，當數十位同仁頻繁在外出勤、數十輛公務車輪流借用，背後的車輛管理、差旅核銷與資訊交接，也成為一項不小的管理挑戰。
50 多人、60 輛公務車頻繁外勤，紙本管理難應付
過去，中環科技的許多總務行政流程，都仰賴紙本簽核與資訊傳遞。對只有 5、6 人的小型團隊來說，靠紙本紀錄、當面交接或許還能應付日常工作，但當企業規模像中環這樣超過百人、數十位外勤人員經常在外奔波，紙本管理的限制就逐漸浮現。
中環科技有 50 多位採樣人員，經常需要開著公務車前往各地執行任務，無法隨時回到辦公室處理行政事務。當財務發現差旅核銷單據有問題，可能得等採樣人員下次回公司才能確認；總務想掌握公務車的停放位置、維修保養狀況，也很難從紙本紀錄即時取得資訊。隨著需要管理的人員與車輛增加，原本看似簡單的行政工作，也因為資訊無法即時傳遞，變得更加耗時費力。
問題究竟有多嚴重？中環科技總經理曾煜安表示，過去差旅費用從申請到實際撥款，最長可能耗時一個月，其中約三週都花在反覆確認資料。而旗下 60 輛公務車的管理也不輕鬆，總務每個月都得逐一盤點，卻常常「每月盤點一次，一次盤點一個月」，相關工作甚至可能占據一個人近九成的工作量。
接觸 Ragic，逐步將行政流程數位化
改變的契機，源於中環科技協理賴映方在 2024 年參加新創總會「N 世代學苑」數位轉型課程。當時在成果發表會上，許多企業「學長姐」與顧問導師紛紛提到利用 Ragic 解決跨部門表單與資訊孤島的經驗，「表單有問題？導入 Ragic 就好啦！」讓他開始想認識 Ragic。
隨著接觸加深，賴映方逐漸體會大家為什麼說「會用 Excel 就會 Ragic」、為什麼 Ragic 能解決許多公司的表單問題，因為 Ragic 雖然是一個建立企業雲端資料庫的工具，介面和操作方式卻跟 Excel 非常像，讓熟悉業務流程、卻不會寫程式的員工可以輕鬆上手。
賴映方開始自己動手在 Ragic 建立表單，先從公司的行政總務流程開始優化。
到了現在，中環科技運用 3 套不同的系統來分別管理公司大小事。在賴映方的設計下，過去最讓財務和總務頭痛的差旅核銷與公務車管理，都已經搬上 Ragic；賴映方還進一步透過 n8n 串接 Ragic，做出公文 OCR 與標案搜尋兩套自動化流程。跟著我們一起來看看中環科技如何運用 Ragic 管理公司內的事務吧！
差旅核銷不必回公司排隊，撥款最快從 1 個月縮短到 3 天
在採樣期間，油費、住宿、當地的多種費用，都會先由採樣人員代墊，再回到公司申請。賴映方說，以前公司雖然有購置 SAP，廠商也有提供手機 App 能用，不過由於 App 用起來實在太不直覺，最終採樣人員們還是習慣回公司「排隊」，用採樣部門僅有的 2 台電腦填寫申請表單，填完之後再印出來簽核、跑流程。
也是因為最終都得印出來、透過紙本跟常常不在公司裡的人員傳遞資訊，過去中環的差旅核銷效率非常差。曾煜安說，採樣人員每次出差往往就是一個星期，如果他在這一次回公司時順便遞出申請表，但財務一來不一定在位子上，二來也通常會收集一疊再一起審查。如果財務後來發現有地方寫錯、寫不清楚，採樣人員又已經出勤了，單子就只能先放在公司。等到下次人員回來再釐清，改好交回去，又花了一個星期。
這樣的來回甚至有可能非常頻繁，有時前一張單還沒處理完，採樣人員又帶著下一趟出差的新單據回來。從提出申請到實際撥款，有可能得等到一個月，其中整整 3 週都是來回確認的時間。
導入 Ragic 後，賴映方按照公司內的管理習慣，設計了一套提供給外勤採樣人員填寫的差旅費用申請表。員工只需要在消費以後拍照並上傳單據，財務部門就能直接在線上初審。
財務同仁在確認單據齊全、資訊正確後，會透過線上簽核功能送交給主管，完成原本需要紙本來回的簽核流程。
賴映方說，因為上傳單據的欄位設定了必填，需要補件的情況其實很少，即便申請內容有誤，也能馬上透過 LINE 通知提出申請的同仁，即使在外也能隨時補正。
曾煜安說，中環現在固定每 10 天撥款一次，只要在撥款日前送出申請並通過審核，就能準時領到款項。順利的話，從採樣人員提出申請到收到款項，最少只需要 2、3 天；就算運氣最差、剛好錯過一次撥款，也大約 11 天就能收到款項。比起過去動輒兩三週的往返，效率提升很多。
60 輛公務車像租車公司一樣管理，車況、停放位置隨時查
談到公務車管理時，曾煜安多次向我們強調：「如果只有 5、6 台公務車根本不成問題，但 50、60 台就是問題。」過去，中環為了確保車輛都有妥善保養、維修，只能選擇「紙本造冊」：每一台車都有專屬的筆記本，每一次開出去的人是誰、出去時的里程是多少、回來時又是多少，通通都寫在本子裡。
但是，有很多東西是單靠文字很難寫清楚的。曾煜安說，即便中環會支付所有維修保養的費用，不會請任何員工買單，但車輛狀況漏報的情況還是很常見。
像是煞車燈破了、下雨天雨刷不好用，下一位使用者看到了，多半也只會覺得是上一個人弄的，就繼續開走，有可能連續好幾個人都沒有回報。另一方面，車子開出去的時間、距離有長有短，員工對「保養里程」也不一定會留意，可能出去短暫開個幾十公里，也不太可能想到車子剛好就碰到保養里程了。
這時，車輛的狀況究竟如何，就只能依靠總務每個月把冊子收回來、逐台檢查，但這也是讓總務最感頭痛的地方。根據大樓的規範，地下室只有主管才能停車，公務車只能分散停在公司周遭的路邊停車格；加上採樣人員天天出勤，這 60 台車隨時都可能被借走。總務只能「這台在就先看」、「那台不在就改天再找」……最終的結果就像「每月盤點一次，一次盤點一個月」，曾煜安更說，這些工作零零碎碎加起來，就佔據了一個人 90% 的工作量能。
原先讓總務無比頭痛的車輛管理問題，在賴映方設計了一套「車輛清冊」與「借車紀錄」之後，也變得簡便很多。現在同仁需要用車時，先在線上提出申請，由總務依照路程遠近派出合適的車輛，系統再寄 Email 告訴借用人該取哪一台車、車停在哪裡，不必再自己到處找車。
曾煜安也說，中環現在管理車輛的模式就像租車公司：每一次借、還車輛時，都必須在車輛的四角拍照，並且確實拍到車子停放的環境、地點，確認車況後，也同時記錄車輛目前的里程。
透過完整的借用紀錄，搭配每一次的四角照片，不僅下一位使用者可以馬上找到車輛，總務發現有新的損傷時，也能直接往回翻，比對不同借用紀錄的照片，確認損傷是從哪一次借車後出現、又是從誰開始漏報。紀錄累積下來，要統計哪台車最常出狀況、誰開車比較需要注意，也都沒有問題。
此外，賴映方也透過提醒功能，設計了幾組驗車、保養的自動通知。只要任何車輛到了需要驗車的日期，或者是里程已經到了要再次保養的數字，甚或是有員工通報車輛損壞，總務都可以即時收到 Email 通知，不需要再翻遍 60 本冊子才能掌握各車輛的狀況。總務也從過去被動地等人回報、四處巡車，變成主動掌握每一台車的狀況。
自由搭配、串接其它工具，工作效率再提升
除了導入 Ragic 外，賴映方也積極學習、研究更多可以讓工作效率再往上提升的方法，並透過 n8n 串接 Ragic，設計了幾項順手的自動化流程。
公文 OCR：自動辨識、歸檔，告別紙本傳閱遺失風險
賴映方說，過往公司內在傳閱公文時，都是直接用紙本傳閱。不過，紙本傳閱一來會有遺失的風險，二來也很難知道公文傳到了哪個部門、辦到哪裡，效率並不好。
對此，賴映方用 Ragic 建立了一張公文收文表單，在收到公文時，就能透過 OCR 將公文內容填入表單，直接讓大家線上閱覽、追蹤收發進度。
特別的是，雖然 Ragic 本身就有提供上傳檔案建立資料等功能，可以直接讀取檔案內容、填入表單，但為了更貼合公司的工作流程，賴映方選擇自建一套自動化流程：同仁只要把公文掃描檔放進指定的資料夾，n8n 就會串接 OCR 工具讀取內容，自動填入 Ragic。
標案搜尋整理：每天要 2 小時 → 10 分鐘
賴映方的另一個自動化流程則是「標案搜尋系統」。中環每年都會承接多項政府標案，在以前，業務每天都得花上一到兩個小時搜尋適合的標案，而且光靠關鍵字搜尋，搜到的不一定是想要的，真正想要的又可能漏掉。後來隨著業務的人力變少，資深同仁也開始反映這項工作佔掉了太多時間。
賴映方的做法是，讓業務在 Ragic 上自行設定一系列要追蹤的關鍵字，並決定要啟用或停用，再交由 n8n 串接到坊間的標案資料 API，定時把找到的資料更新到 Ragic 表單裡。
這樣一來，業務要做的事情幾乎只剩一件：花 10 分鐘看看抓進來的資料，勾選要追蹤的標案、匯出給各個主管，就能提早準備，把精力放在後續的分析上。
下一步：Ragic 在中環科技的「第二階段」
賴映方說，目前中環科技的總務對 Ragic 的操作已經較為熟悉，也發展出「可以把流程都丟上 Ragic 試試看」的文化。接下來，中環希望把 Ragic 延伸到現場作業與業務上，讓更多紙本流程數位化。
現場紀錄數位化
現在中環的採樣人員在現場仍以紙本手寫記錄樣品細節。紙本不僅難以防呆，在出差、寄回的過程中也可能遺失，讓實驗室和出具報告的同仁找不到資料。對此，賴映方其實早在與 Ragic 合作夥伴趣遊網合作時，就已經準備好了一套可以提供給採樣人員填寫的表單，藉由條件式格式和公式的自動計算來避免填錯、漏填，並以定位功能確保資料真實性，正等待適合的上線時機。
專案管理系統
中環每年有數十個需要長期追蹤的專案、標案，過去曾因交接不順，發生發票開好了卻一直沒送到客戶手上、兩年後才被發現的狀況。賴映方希望在 Ragic 上做出完整的進度追蹤系統，讓主管一眼就能看到每個案子做到哪個階段、是否已經請款。
長遠來看，賴映方也正與公司內的 IT 研究，希望未來能透過 API 將 Ragic 與實驗室資訊管理系統串接起來，讓現場資料直接接上檢測流程。
