谷慕慕如何用 Ragic 打造資訊中樞 化解電商營運痛點？

「以前曾經有發生庫存沒更新、早就沒庫存但還在賣的狀況。」谷慕慕的業務總監竺佳慶提到當時的窘況還歷歷在目。「採購覺得庫存還很多不用訂，有天才突然發現單進來了卻沒辦法出貨，這時要訂貨也來不及了，以前常發生這樣的問題。」

電商產業 2 挑戰：多通路庫存整合、精準分眾

谷慕慕（嘉曜醫材有限公司）由陳苑伊及史文妃在 2017 年成立。兩人因台灣首款月亮杯的專案相識，專案結束後，他們觀察到台灣女性對於置入體內的生理用品的接受度不高，例如月亮杯或棉條，然而相較之下普遍能夠接受月經內褲這類產品，於是兩人攜手成立「谷慕慕」這個品牌，改良國外月經內褲設計，並於 2018 年推出台灣第一款的吸血內褲品牌——月亮褲。目前的年銷量已達 60 萬件，團隊也由草創初期的兩人，成長到 15 人的規模。

在電商產業中，商品往往會在多個通路販售，例如自家官網、各大電商平台，以及實體通路。如何統整這些不同來源的訂單和庫存，是電商經營的挑戰之一。同時，電商市場競爭激烈、消費者偏好變化快速，新品開發幾乎是維持品牌生命力的必要條件。即便月亮褲是屬於重複使用的產品，他們還是需要隨著消費者的喜好不斷開發新品，才能留住消費者。

此外，疫情後電商市場走過早期成長紅利階段，品牌的市場分析與行銷手法需要更精細。過去針對顧客的行銷訊息，不論是 LINE 或電子報，往往「無腦全發」即可。但現在流量越來越貴、轉換率降低，需要更細緻地記錄與分析顧客資料，並集中管理，才能有效分眾與精準投放，也因此需要一個地方來存放這些資料並且可以讓資料產生關聯性。

而對谷慕慕來說，由於產品相較於其他電商產業來說比較特殊，因此除了上述這些特性，他還特別點出有兩個特點：

1. 生產期長環節多 更需精準掌控庫存

「其實有很多成衣、快時尚是很快速的，今天打樣，明天就可以小量出貨。可是內衣內褲必須要大批次的生產，所以就會變成控管庫存和採購的時程很重要。」

竺佳慶指出，因為從原料、製作到點貨，中間會有許多不同廠商配合，從下單到拿到貨可能要三個月。中間如何預估庫存、何時下採購、供應鏈間如何搭配，就變得很重要。

2. 產品特殊 有管理客製化流程需求

竺佳慶說，月亮褲這個產品比較特殊，不像衛生棉、棉條或內褲內衣。顧客會有較多售後服務的需求，導致後端客服成本偏高。客服團隊必須追蹤每個案件、退換貨狀況等等，這是多數電商較少遇到的負擔。

同時，像是業務接了 B2B 訂單，會需在出貨時開立電子發票；與 KOL 合作時，還要管理從潛在 KOL → 正式合作 → 勞報單 → 請款單 → 內部請款的整個流程。這些需求雖然較為瑣碎，卻都需要有方法來管理。

然而，儘管有這麼多重要的資料與流程需要管理，谷慕慕過去有大量的資料，都只靠 Google Sheets 來管理。

Google Sheets 時期：不同部門各自為政

過去谷慕慕主要用 Google Sheets 管理產品和庫存資料，但用了一段時間後，他們發現各部門都是各用各的表單，而更新資料的人跟需要查看的人通常是不同部門的。當資料分散在多張表單中、缺乏統一來源，或是負責更新資料的人沒有及時更新時，常導致其他部門誤判資訊，進而影響日常的營運。

1. 不同部門各用不同 Sheets 形成資訊孤島

由於每個部門都有自己維護的 Google Sheets，有時甚至同一件事情，會有好幾個版本管理表單。當別的部門需要查看資料時，根本不曉得哪個版本的表單才是最新資訊。這種資訊孤島的情況，在產品資料管理上尤其明顯。

竺佳慶說，「（產品表）以前是東一個 Google Sheets，西一個 Google Sheets。因為產品會迭代更新，產品表可能是研發在維護，可是業務根本不知道那張表，所以這個產品的資訊可能已經更新了，業務卻一直在用舊的資訊在銷售。」

產品表中會包含原料、抑菌功能、檢驗報告、吸收量與範圍等細節，每一代產品都不一樣。當消費者有問題時，業務常需要查詢產品表，再提供資料給客服。但一打開 Google Sheets，卻看到多個表單檔案，沒辦法確定哪個是最新資訊，只好再向產品部門確認。結果產品部門不同的同事看的表單也不一樣，給的資訊也不同，來來回回常讓業務和客服焦頭爛額。

2. 手動更新流程多 跨部門資訊難及時掌握

除了不同部門用不同的 Google Sheets 外，由於當時更新資料全靠人工手動 key in，步驟很麻煩，因此負責維護的同事很容易一忙就忘記更新，造成其他部門無法及時掌握最新資料，影響日常營運。

舉例來說，為了更新多個平台的庫存數字，會需要一個人打開電商或倉庫的平台念數字，另一人則在 Google Sheets 上輸入。有時當負責更新的同事忙碌時，庫存數字沒能及時更新，導致有些商品已經缺貨，採購卻誤以為庫存充足，業務也還在推活動，結果訂單一進來就無法出貨。

採用 Ragic 的契機

除了用 Google Sheets 管理商品和庫存遭遇到的問題外，谷慕慕其實還有一項需求：他們需要一套能下採購單，並自動計算布料用量與工廠現有原料庫存的系統。這是因為他們的產品都是由不同廠商製作，每次下採購單時都必須將原料寄到工廠，因此希望系統除了能下採購單外，還能自動計算工廠目前剩餘的原料，方便掌握下次補貨時需要再寄多少原料——在 Google Sheets 的管理上會非常複雜，這也是他們開始尋找合適系統的契機。

以前他們曾導入套裝 ERP ，但因無法客製化，始終無法滿足計算布料用量的需求。他們也評估過幾套可以客製化的 ERP 系統，但這類方案通常成本較高，後續系統擴充上也容易受限。一旦需求變更，又得重新客製化，就會產生額外的費用，因此遲遲找不到真正符合需求的軟體。

找到 Ragic 當「資訊中樞」：庫存、產品資料都集中管理

後來有人介紹他們使用 Ragic，情況才有所改善。他們先是用 Ragic 作為採購系統，試用後覺得效果不錯，便逐步擴大用途，並指定 Ragic 為各部門統一存放各項資料的資訊中樞，集中管理庫存、產品、訂單、客戶資料。過去那些在 Google Sheets 上遇到的問題，也因此獲得解決。

對谷慕慕來說，Ragic 比 Google Sheets 更適合當資訊中樞的原因可能有以下兩點：

1. 方便彙整多平台資料

竺佳慶舉例，以前同一件商品可能同時存放在五、六個倉庫，例如 MOMO、寶雅、康是美及第三方倉儲。當有人需要查「這個商品到底在哪些倉庫、還剩多少數量」時，就得逐一登入各個平台，再手動整理資料，不僅耗時，也容易出錯。

導入 Ragic 後，他們建立一張「商品庫存」表，把各電商平台與倉儲的庫存資料全數匯入。現在要依照商品查各地庫存還是依照倉庫查詢同類商品庫存，只要打開相關表單就能立即找到，讓他們節省了非常多整理和查找的時間。

2. 子表格讓資料更容易查看

竺佳慶提到， Ragic 的子表格對於訂單管理很有幫助。以往這些電商平台訂單在 Google Sheets 上，若是同一張訂單有五個商品，同一個訂單編號就會有五列資料。如果客人的訂單有問題，客服需要用訂單編號查詢購買的商品時，整個頁面就會變得很長一條，很不容易看。

導入 Ragic 後，購買的商品資料可以用子表格管理，同一個訂單編號的購買商品都會顯示在該筆訂單之下，比較容易查看。要找某筆訂單裡客戶買過的商品，也只需要搜尋訂單編號就可以，和之前相比方便很多。

額外優點：Ragic 的開放性 方便串接各種工具

更重要的是，Ragic 的開放性對谷慕慕來說也是一大優勢。由於日常工作需要同時使用電商平台、倉儲、客服軟體、行銷系統與 BI 工具等多種工具，Ragic 開放 API 串接的特性，讓它可以在這些工具中扮演一個資訊中樞的角色。

「這就是為什麼你會發現我選擇的系統，像 Ragic，其實都是比較開放式的系統，它可以讓你自己寫一些程式去串 API，好處可以將不同平台的資訊做比對、分析」

那麼，目前谷慕慕用 Ragic 管理哪些工作流程呢？以下就來介紹他們的幾個主要應用：

1. 統合多通路庫存數字 判斷更精準

竺佳慶回憶，過去他們用 Google Sheets 管理庫存，流程幾乎全靠人工：「一個人打開第三方倉儲的庫存頁面，另一個人打開 Google Sheets，就開始這邊念這邊 Key。」這樣的人工處理常有個問題，就是一忙起來就可能忘記更新庫存。

由於更新庫存跟需要掌握庫存的人不同，若資訊未能及時同步，便容易發生超賣或無法出貨的情況。過去就發生過遇到 1111 這種大檔期，全公司忙著客服和出貨，負責更新庫存數字的同仁可能一兩個禮拜都沒更新，前端業務還在推活動卻不知道早已缺貨，導致訂單進來後完全無法出貨。

另外，因為備貨期長，採購也必須掌握庫存數字，來決定下單時機。過去也曾發生過庫存資料沒更新，採購誤以為庫存充足，後來才發現快沒有貨了，這時要訂貨就來不及了。

導入 Ragic 後，他們一開始是以手動匯入的方式，將自家官網、各大電商平台和實體通路的庫存資料匯入到 Ragic。由於要統整多個通路和倉庫的庫存數字，包含自家的 WACA 官網、MOMO、寶雅、康是美、第三方倉儲等，每個平台的資料格式都不一樣，Ragic 彈性的匯入格式大幅減少了資料整合上的困難。

他說，Ragic 可以儲存匯入範本，指定每個欄位對應的格式，只要設定好範本，負責的人員只要照著上傳即可。以他們需要匯入的 5 個平台為例，各平台負責人每天花個 20 分鐘就能完成，比起以前手動 key in，真的省時又方便。

進階：自動化同步部分資料 省下手動匯入時間

雖然用範本匯入已經比以往省時許多，但畢竟還是人工作業，難免還是會遇到員工請假或匯入時間不固定，導致想查庫存時查不到最新數字。為了解決這個問題，他自行撰寫 API，設定每天早上七點自動抓取庫存數字並同步至 Ragic，確保無論何時要查前一天的庫存數字，都能取得最新資料。

由於谷慕慕需要同步多個通路的庫存數字，但並非所有通路都開放 API 串接，Ragic 的彈性讓他們能以多種方式整合各通路資料：有 API 的能直接串接，沒有的則可透過自動化平台 Power Automate 和 Apps Script 將資料寫回 Ragic。其他無法自動化的，則仍能夠以手動匯入處理。

「很多原本很手工的東西，可以慢慢變成自動化。」竺佳慶說，「例如更新庫存，在有系統的情況下，就可以運用一些方式自動化處理，而不用人工去處理這些行政作業。」他補充，以前人工處理的最大問題就是「容易忘記」，尤其工作一忙的時候，庫存數字就會像迷霧一樣，沒有人知道現在還有多少庫存。現在雖然庫存不是即時更新，而是一天一次，但至少不會像過去一樣，有時一個禮拜都沒更新；即使早上看到的是昨天下午的庫存，落差也不會太大。

2. 統合商品資訊 再也不怕過時錯誤

過去他們用 Google Sheets 管理產品資訊，表格常常東一張西一張，別的部門都不知道哪份是最新資訊。導入 Ragic 後，他們把所有的產品資料都集中用 Ragic 管理，因此不同部門的員工看到的都是同一份資料，如果有更新也能即時同步，不用再擔心版本混亂的問題。

竺佳慶分享，由於還是有部分員工習慣在 Google Sheets 看資料，因此他利用 Ragic 的 SQL 資料庫同步功能，把資料同步到 MySQL，再透過 Apps Script 抓回 Google Sheets，讓習慣 Google Sheets 的同仁可以瀏覽。但若要建立或編輯資料，則會要求大家統一在 Ragic 上操作，才能真正確保資料同步。

3. 統合訂單庫存資訊 CRM 歸納更容易

對谷慕慕來說，Ragic 在 CRM 的面向上，扮演著彙整資訊的資訊中樞，並且提供資訊來源給進階應用來串接，而這些主要體現在以下的應用上：

(1) 整合客戶訂單資訊 追蹤是否是初次購買

谷慕慕過去曾使用套裝 CRM 系統，但因無法做一些進階的查詢方式，例如查詢曾經購買過某類產品的會員或者某個會員曾經跨訂單買過哪些東西，因此後來他們改用能彈性匯入、支援 WACA 表單格式的 Ragic。竺佳慶說：「除了匯入之外，我還想要比對出這個客人曾經買過什麼、是回購還是初次購買。這些東西就是有些平台有做、有些平台沒做，較難有完美的系統，且電商活動日新月異一般平台不一定更新那麼快可以跟上。」

現在，他們把 WACA 的訂單與會員資訊全部匯入 Ragic，在會員表單中就能透過參照子表格，顯示過去購買紀錄，並且能用公式計算首次購買日期、最近購買日期、平均購買間隔、消費總額等資訊。

在 WACA 訂單表單裡，也能透過公式和連結到會員表單，直接比對消費者是否已經是會員，便能判斷每張訂單屬於「首購」還是「回購」。

(2) 串接外部系統：報表分析、電子報發送、綁定 LINE 會員

除了彙總訂單和會員資料之外，Ragic 也讓谷慕慕能輕鬆與其他系統串接，進一步擴展 CRM 的應用深度。以報表分析為例，他們經常使用 Google Looker Studio 與 Power BI 做報表分析，但由於資料量龐大，若直接串接效率不佳，因此會先將資料同步到 MySQL，再由 BI 工具進行分析。Ragic 的同步到 MySQL 功能便大幅簡化了這個過程，讓資料在不同系統間流轉更順暢。

在會員行銷上，他們同樣運用 Ragic 串接 MySQL，將訂單和會員資料同步到 MySQL 後，再進行精準分眾。舉例來說，若要鎖定過去三個月曾購買 A、B、C 商品的會員，就能先在 MySQL 篩選出名單，再串接他們用的電子報平台「電子豹」發送電子報。竺佳慶甚至自行開發查詢系統，直接從 MySQL 撈取符合條件的會員，再自動匯入電子報平台，大幅節省人工整理名單的時間。

更進一步，他們也能透過串接，將會員資料與 LINE 帳號進行綁定。竺佳慶說，他們使用的 LINE 行銷工具可以透過 API 串接 Ragic。可以在電子報連結中帶入會員編號，當會員點擊後，可以把會員編號與 LINE UID 寫入 Ragic，完成雙向綁定。

「例如說我要比對到這個人的 LINE 的 ID 是什麼，因為 LINE 是一個系統，會員是一個系統，然後會員的訂單也是一個系統，如果你是用其他系統就很難做到這些事情。」

(3) 整合外部客服系統 管理退換貨進度

另外，過去谷慕慕在退換貨管理上缺乏追蹤機制，經常發生退貨沒寄出的問題。也因此他們現在用的客服平台 Zendesk 可以產生工單，來追蹤退換貨流程，像是退貨到底退了沒、給了退貨單了嗎、客戶有沒有收到等等。

而具體的退換貨內容，會由他們的客服團隊將退換貨需求記錄在 Ragic 的 CRM 表單上，再由內部團隊處理後端手續。這張表單不僅可以連結訂單，看是哪張訂單需要退換貨之外，也能帶入會員的相關資訊，還能填寫 Zendesk 工單的網址，以利退換貨進度的追蹤。

其他應用：串接 n8n 打造自動化流程

竺佳慶認為， Ragic 和 n8n 的串接，大幅降低了很多要用程式將資料寫入 Ragic 的門檻，讓許多工作流程可以快速自動化。像他們最近就停用了名片系統，改由 Ragic 搭配 n8n 打造專屬的名片管理系統。此外，他們也設計了一個自動化流程，可以在信箱收到 Facebook 和 Google 的廣告帳單時，n8n 會自動將資料帶入 Ragic，建立一張請款單，完全省去人工輸入的時間。

AI 自學寫程式 低成本打造自動化流程

竺佳慶提到，最近一兩年 AI 興起後，他才開始用 AI 來撰寫自動化流程和用 API 和其他系統串接。以前剛開始用 Ragic 時，沒有 AI，寫程式必須外包給工程師，隨便寫一下就可能花上好幾萬元。他認為現在利用 AI，成本低得多。

當被問到對於不會寫程式的人，是否也能透過 AI 學會寫 Code 來完成這些串接，他表示一些簡單的串接現在都可以做到。他認為關鍵在於給 AI 的指令要夠清楚，例如表單是什麼網址、欄位如何對應等，只要規格定義清楚，想要產生出什麼結果說明清楚，AI 產出的程式碼基本上就可以初步達成需求。

他也補充說，即使完全不寫程式，Ragic 的內建功能也可以滿足七、八成的需求。只是由於他們有許多需要比對的資料，為了達成特定功能，需要建很多欄位互相比對、公式重新計算。但只要邏輯想得出來，幾乎所有需求基本都能達成。