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Excel 災難10:失落的「最終確定版」

作者:Gina Tsao

每次都會好奇,是否都市裡流傳著這麼一則傳說:

只要在檔案名稱打上「 Final/最終版/確定版」,原本已定案的結果就一定會翻盤。緊接著「Final01」、「最終確定版_2」、「最後修改版3-02」⋯⋯等被詛咒的名號就會在資料夾裡快速增生,直到再也沒有人搞得清楚哪一個才是正確的最終版本。

真的好恐怖啊啊啊啊啊——!

值得慶幸的是,破除這個詛咒的方法並不難。除了自我監督、按照時間順序手動分類及重新命名檔案外,另一個方法是將資料用雲端資料庫管理:好比 Google 雲端硬碟就可以管理檔案版本,可以透過上傳新的版本來達到歸檔作用;但缺點是有些檔案類型無法在 Google 文件或表單開啟,既使一整張表單的資料只改了一個數字、也必須重新上傳整個檔案,而不能直接在網上修改。

那如果使用 Ragic 雲端資料庫來管理資料呢?

Ragic 的強項就是資料管理,不過和直接上傳檔案、單純把雲端硬碟當倉庫的做法不同,在 Ragic 裡是透過一張張的表單來管理內容,而且每張表單裡的資料都可隨時編輯!像是常需要修改的報價單和出貨單就很適合用 Ragic 來管理,既使出門在外只要能連上網都能隨時編輯,還能按照需求直接產出多種報表。假如同事在編輯表單的過程中改錯資料了,也可回朔歷史紀錄、將表單資料還原成先前的版本。

還在資料夾裡尋找最終版的檔案嗎?破除檔名詛咒,就從使用 Ragic 開始!

標籤: Excel, 漫畫

分類: 逃離惡夢, 逃離 Excel 災難

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