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人數眾多的大型組織怎麼使用 Ragic ?

作者:Lillian Huang

Ragic 是一個對中小企業來說很好用的工具:零程式門檻,讓中小企業不用配備 IT 或專屬的系統管理人員,就能用專業資料庫系統管理進銷存行政管理等工作流程;彈性客製化、合理的價格,讓中小企業不用再忍痛花大錢買一套龐大不合身的軟體,可以有簡單、實用的選擇。

但很多人可能因此而有誤解,把 Ragic 定位成「只適合小規模公司使用」的工具,反推認為Ragic 「不適合大公司用」。其實不是的!只要仔細看我們首頁下方的知名客戶列表,就知道有很多大企業、大型組織包括政府機構都採用 Ragic。

大型組織通常都怎麼用 Ragic 呢?首先,和可能根本沒有系統的中小企業相比,大型組織一般來說都已經有既有的資訊系統了,很多是價格非常高檔、功能數也數不完的知名系統,可以符合基本所需,我們通常也不建議特別導入 Ragic 來完全「取代」一個已經運作的系統。

大型組織特別適合使用 Ragic 的方式,通常是像「外掛」一樣,用來補充既有系統沒有照顧到的地方。因為以套裝軟體來說,通常不管再貴的系統,還是會有沒照顧到、不合用的地方,要另外請公司 IT 或外包做客製化,又不一定能排得上公司排程,或是太大費周章不划算,這些地方,經常就是可以導入 Ragic 來優化、免除員工 Excel 複製貼上之苦的部分。

如果你就是大型組織的員工,對 Ragic 有興趣的話,以下就特別介紹幾個針對大型組織來說,特別實用的幾個 Ragic 採用情境。

單一部門 / 團隊導入:小規模採用費用低,省繁複流程

大公司的採購流程通常需要嚴謹管控,如果費用較高、超出部門或團隊的權限,可能就需要詢比議價、層層簽核,流程繁複。而如果是特定部門、團隊才有的需求,可能很難爭取到資訊部門的關注、爭取預算時溝通成本也較高。

此時像 Ragic 這類 Saas 工具的好處是, 單一部門如果有特定需求,初期只需要小規模採用的話,費用門檻較低,此時只要落在主管的採購權限範圍內,就可以省去繁複簽核流程、輕鬆導入了。

全公司採用:無限使用者(concurrent user)方案省費用

也有大公司已經規劃了預算可以跑流程來購買 Ragic,但看到 Ragic 最常見的「專業版」「簡易版」等方案是以「使用者數量」來計算授權時,想到公司有一兩千人、可能得購買一兩千個使用者,就覺得大量採用費用很不划算。

其實,Ragic 還有一種以「同時登入人數」來計算授權費用的方案 -- 「無限使用者方案」,通常很適合大型組織採用!

舉例來說,有些大公司用 Ragic 做的是像零用金申報、內部申請等應用,可能使用到此功能的員工雖多,員工卻不是時時都需要掛在系統上,可能上千員工但完全同時登入的人數卻只有不到十個,此時就可以購買例如無限使用方案 -- 專業版 10 位同時登入授權,每月只需要美金 499 元。

另外,Ragic 針對 20 人以上的大量使用都有提供折扣(20 位同時登入者亦同),有興趣的組織也可以來信 support@ragic.com 詢問折扣細節!

使用者管理更省心(一):支援 AD 整合

對於已經導入 Active Directory 的大公司大組織來說,Ragic 企業版其實也有提供 AD 整合的功能,讓使用者在用 Ragic 時,可以直接用公司帳密登入,少記一組密碼,而資訊部門在公司人員異動,需要調整 / 新增 / 移除使用者時,也可以不用到 Ragic 做重複設定,對使用者 / 資訊部門來說都能省心省力!

使用者管理更省心(二):下放權限給「群組管理員」

對於較大的組織來說,很多時候不同部門的表單需求情境不同、使用者異動情況也是部門內部最清楚。

如果事事都得上報給公司裡的 Ragic 總負責人(IT 部門或任何一個負責處理此事的公司職員),由總負責人處理所有新增/調整使用者、表單設計等工作,層層溝通過程中,難免減損效率;但如果把整個資料庫最高的「系統管理員」權限直接開放給各部門,也會引發種種擔心: A 部門可以看到 B 部門的資訊、C 部門可能不小心搞壞整間公司的設計,很多情況下也不可行。

Ragic 的「群組管理員」功能就是為這個情境設計出的另一個權限層級,可以把不同的部門設為不同的使用者群組,在使用者群組表單中指派專屬於該群組的「群組管理員」,群組管理員可以新增、修改、停權自己群組中的使用者,但看不到也管不著其他群組;可以修改專屬於該群組頁籤下的表單設計,但不能調整其他頁籤的表單。這個功能可以更深入滿足較大組織裡分層管理的需求。

「頁籤組」讓不同部門資訊有效分流

組織大、層級多,有時也代表需要的表單多,當不同部門需要查看的資訊截然不同時,可以用 Ragic 的頁籤組功能,把頁籤分組、區分在不同的頁面、甚至設定專屬於該頁面的橫幅圖示與左上角商標 logo,不同分公司也能輕鬆區辨。

其實適合大型組織使用的 Ragic 功能還有很多,隨著 Ragic 用戶成長、使用更深化,我們也不斷擴充針對大型組織、多部門甚至多個子公司的使用情境,相關功能上線時,都會一一補充在這裡,有任何建議也歡迎來信 support@ragic.com 跟我們說 : )

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