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免費蝦皮對帳工具:手續費、入帳金額正確嗎?報表追蹤產品熱賣度、顧客消費習慣

作者:Kayline Liu

與「現場銀貨兩訖」的實體店相比,電商出貨後無法立即收到款項,使得賣家們比實體店更需要核對訂單與實際收款情況是否相符,多了一層「對帳」流程。

然而,對電商賣家來說,「對帳」是件極為繁瑣的苦差事,因為並不是所有商品「出貨」到「收款」的時間間隔都相同,不同商品類型、不同貨況、不同的物流管道、不同的買家付款時間,都會影響收款入帳時間。

而對小規模的電商賣家來說,「對帳」又是工作流程裡最容易讓人低估的一件事:跟行銷宣傳、訂單整理、包貨、寄貨這些「不做就收不到錢」的核心工作相比,對帳好像最不痛不癢,總讓人想忽略它;但,有經驗的人就知道,錯帳、對不到帳,甚至逾期未入帳有多困擾。

如果您也有以上這些問題,可以嘗試以系統自動對帳取代人工對帳。以蝦皮賣家為例,常見的人工對帳方式是將蝦皮後台「我的訂單」、「我的錢包」兩個區塊的資訊分別匯出成兩張 EXCEL 工作表後,用肉眼逐筆比對同一筆訂單編號(交易明細)中「我的訂單」與「我的錢包」金額是否相符、確認有沒有該入帳但沒入帳的訂單,過程不僅繁瑣、容易眼花出錯,還非常花時間。

但若使用像 Ragic雲端資料庫 這樣的工具,只需要運用「匯入更新資料」的小技巧,讓系統依照兩張表單共有的「交易明細」這個獨特值,自動比對哪一個錢包入帳的金額屬於哪一張訂單,並顯示是否有應入帳未入帳或金額錯誤的訂單,就可以省去許多手動比對的功夫,省時省力。

Ragic 是一個介面跟 EXCEL、Google Sheet 很像,但功能更強大的資料管理工具,不用寫任何程式,你就可以依照自身需求量身打造訂單管理、對帳系統等工具。

為了示範怎麼用 Ragic 省力地完成對帳需求,我們根據蝦皮購物優選賣家的對帳需求,設計了一個對帳用的 Ragic 快速範本,只要套用這個範本,將蝦皮訂單和錢包明細兩份 EXCEL 表單依照設計好的規則匯入,系統就會自動對帳。

以下,我們會分三個部分介紹與說明這個快速範本。

第一部分:我們會先展示這個範本的功能,也就是它包含了哪些「金額比對」的效果,主要有:標記有問題的訂單、找出訂單錯誤、入帳延遲或入帳金額錯誤。

第二部分:說明使用範本的方式(怎麼安裝 Ragic 快速範本、匯入資料來比對、有需要的話可以運用 Ragic 其他功能有效運用訂單資訊)。

第三部分:如果你是其他電商平台的廠商,也有類似的對帳需求,但邏輯跟這個快速範本不同,你其實完全可以根據自家流程和簽約規定,修改範本來符合你的需求,或用類似的邏輯設計出你自己版本的對帳單。

一、範本功能:快速比對金額

列表頁一覽:標記有問題的訂單

在 Ragic 中主要有兩種表單頁面,分別為表單頁和列表頁,列表頁可以讓我們一眼看到所有訂單,而表單頁則是用來紀錄每張訂單的細節。

電商對帳

套用範本並匯入資料後,列表頁中會包含所有訂單的狀態,包含「是否已入帳」和「入帳金額是否正確」,有問題的訂單能夠以顏色做標記,例如「應入帳未入帳」的訂單標為黃色,而「金額有誤」的訂單則標為紅色。直接點擊有問題的訂單,就可以進入表單頁查看細節。

表單頁:找出訂單錯誤

電商對帳

進入表單頁後,在分隔線左邊的區塊是蝦皮內的訂單內容,包括訂單編號、完成時間、手續費等,而分隔線右邊則是在 Ragic 套用公式後,用來自動對帳的區塊。

在蝦皮中可以匯出訂單和錢包兩張表單,為了讓系統可以比對這兩張表單,我們需要找出一個獨特值欄位,用來比對錢包中的哪筆入帳屬於哪筆訂單。

電商對帳

錢包的表單中有一個「交易明細」的欄位,如#202011213479823訂單收入,它其實就是訂單編號加上特定字串組合而成的。為了能夠自動比對,在表單中由「訂單」匯入資訊的區塊中,我們也建立了交易明細的欄位,讓這個欄位直接套用公式("#"+訂單編號+"訂單收入"),這樣系統就會自動產生和錢包中一樣的字串。

之後系統只要將這段自動產生的字串和錢包中的交易明細比對,當兩者的值相符時,就能夠知道哪筆入帳金額屬於哪筆訂單,進而審核金額是否正確。

應入帳未入帳&入帳金額錯誤

若遇到有問題的訂單,在表單頁的右方對帳區,也會把自動計算出正確的金額和日期。例如訂單已完成或超過鑑賞期,卻遲遲未入帳,系統除了會標記「應入帳未入帳」,還會顯示出原本預計的「最晚入帳日」;而當入帳金額有誤時,則會顯示「入帳金額錯誤」,同時計算出應收金額和入帳金額的差額。

電商對帳

另外為了預防蝦皮原先提供的訂單金額就是錯誤的,系統會根據訂購商品的價格、抽成費率等,將訂單金額、成交手續費、金流服務費,全部重新計算一次,並在訂單金額錯誤時,將該筆訂單的訂購項目於下方的子表格中列出。

由於有設定條件式格式,若入帳金額正確,則會顯示已入帳,並隱藏所有計算欄位,即便金額有誤,也只會顯示數值錯誤的欄位,瀏覽資料時才不會眼花撩亂,能一眼就抓出錯誤。

二、快速範本使用方法

前置作業:註冊 Ragic 資料庫

如果你已經有 Ragic 帳號,可以跳過這步驟。如果沒有的話,參考這裡的說明到首頁註冊一個帳號。

套用快速範本

進入系統後,先新增一張表單,右方會跳出快速範本的選單,點選「電商對帳單」就可以囉!

電商對帳

匯入蝦皮訂單、入帳明細

首先從蝦皮匯出訂單和錢包報表,再進入Ragic,匯入剛才下載的快速範本中。在 Ragic 中匯入EXCEL的方式非常簡單,接下來會帶大家一步一步操作,也可以參考文字版的匯入與匯出教學

匯入總共分成三個階段,分別為訂單資訊、訂購商品和錢包報表。第一次匯入時會需要做欄位配對和基本設定,但只要第一次完成後儲存匯入範本,未來匯入同樣格式的檔案時,就可以直接套用,不用從頭設定。

第一階段先匯入訂單報表,選擇「匯入到主表單」,由於蝦皮匯出的報表中,有許多對帳時不需要的欄位(如收件地址等),為了減少閱讀上的困難,在 Ragic 的表單中並沒有建立這些欄位,因此匯入時對應欄位會顯示忽略是正常現象,不用特別調整。

在匯入資料覆蓋原則中,記得勾選進階設定的「填寫欄位預設值」和「重新計算所有公式」,系統才會帶入手續費等欄位值,並自動計算對帳區的所有公式。

第二階段同樣匯入訂單報表,不過這次是選擇「匯入到子表格:訂購商品」,一樣勾選進階設定的「填寫欄位預設值」和「重新計算所有公式」,並儲存匯入範本。

蝦皮訂單

最後一個階段是匯入錢包報表,匯入前需要先將上方的資料刪除,包括幣別、期間、總計等,並把交易明細作為獨特值,移到第一欄,可以參考上圖調整後的樣式。和第一階段一樣,這次選擇「匯入到主表單」,勾選「填寫欄位預設值」和「重新計算所有公式」、儲存匯入範本後,就完成囉!

進階應用

列表頁隱藏已取消訂單

我們可以將已取消的訂單隱藏起來,專注在需要對帳的訂單上,套用固定篩選,就能固定篩掉已取消的訂單,將來打開列表頁時,就能一目瞭然,馬上看到有問題的訂單。

未入帳提醒

電商對帳

除了自動對帳外,當訂單已過鑑賞期卻未入帳,Ragic 也會寄出提醒通知信,確保您能夠及時掌握訂單狀態,而且這項服務不用額外寫程式或付費,只要透過提醒搭配共通篩選功能就可以達成囉!

產生報表

Ragic 提供不同型態的報表,包括排行報表、樞紐分析、圓餅圖等,光是一張蝦皮對帳單,就可以產出不同的報表,以此作簡單的分析,也可以自行修改報表樣式,並下載為 PDF、友善列印等。將來如果增加更多表單、資料庫變大之後,能做的事情又更多囉!

蝦皮對帳

可以透過排行報表查看每個月的訂單總額,評估當月的營收、行銷策略是否奏效等,又或者透過資料儀表板查看每項商品的銷量、哪個規格賣得最好,還可以統計顧客的付費習慣,如付款、送貨方式等,來評估之後適合參加哪項活動、哪些付費方式可以暫時關閉,減少金流服務費的抽成。

三、自由調整範本:其他電商、對帳方式

若您不是蝦皮購物的優選賣家,或者同時經營多個電商,也想使用 Ragic 來對帳,本段會進一步介紹這張表單的設計邏輯,讓大家理解邏輯後,可以依照自身的需求去做調整。使用上有任何問題,歡迎提供你們的需求、表單等(如訂單、對帳單),來信客服詢問。

匯入匯出(找出獨特值)

如前文所說,系統需要一個獨特值,來比對哪一筆入帳金額屬於哪一張訂單(如蝦皮的交易明細可以和訂單編號比對),因此在匯入不同EXCEL檔前,一定要找到一個獨特值欄位,否則匯入時,系統將會無從比對。

手續費、抽成%

表單中有設定欄位預設值和套用公式,成交費率的欄位預設值為2%,若在蝦皮販售商品的類別為服飾配件等,成交費率不是2%,需要先調整欄位預設值。

而遇到活動期間有調漲手續費則需手動調整,例如參與免運活動時,訂單手續費調漲為5%,可以透過日期篩選,篩出所有活動期間的訂單,並搭配大量修改的功能,將成交費率調整為5%。

金流費率的公式會依付款方式的不同帶入不同值,使用信用卡、街口支付時會自動帶入2%,其餘付款方式則會帶入1%,不同平台可能支援有不同付款方式,可自行調整費率。

另外因為蝦皮有設定單件商品售出金額最高為 $20,000,也就是超過兩萬元的商品,其成交手續費會以$20,000乘以成交費率,因此在訂購商品區的「單項成交手續費試算」中,公式有設定條件公式

鑑賞期不同

各家平台的鑑賞期有所不同,此篇以蝦皮優選賣家為例,因此將鑑賞期設為:實際出貨日+平均物流寄送時間3天+顧客取貨7天+優選鑑賞期天(因應疫情調整,原為7天)+延長承諾3天。

*由於蝦皮匯出訂單沒有標明取貨時間,故顧客取貨期限以最長 7 天做計算。

其他電商賣家可視自身情況更改數字,若平台匯出的EXCEL表單中含有買家取貨時間,則可以將公式改為取貨日+平台鑑賞期天數。

最晚入帳日不同

蝦皮公告的最長撥款作業時間為2日,而表單將最晚入帳日分成兩種狀況。第一是當完成日期有填寫時(買家自行點選完成或系統自動完成訂單)那麼最晚入帳日就會是訂單完成日+2日(蝦皮最長的撥款作業時間),反之、則會帶入鑑賞期限+2日。

每個平台的對帳和入帳期限不同,例如是簽約制的平台,可能固定每月同一天對帳,那就需要調整鑑賞期限所套用的公式,可以利用日期欄位公式搭配條件公式來做到。

來試試吧!

如果你也有蝦皮對帳的困擾,可以先下載快速範本,把手邊有的訂單和錢包報表都匯入,看看有哪些款項還沒收到,又或者有哪筆訂單的金額有誤。一起註冊 Ragic、開始免費使用吧!

分類: 產業應用/案例, 免費範本

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