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關於Ragic

案例分享:林務局用Ragic解放瑣事

By Lillian Huang

 組織名稱  農委會林務局
 組織類型  政府組織
 使用方案  專業版
 應用類型  專案進度控管、資料清理
 常用功能  連結與載入、報表、Excel匯入
 使用頻率  每天
 最滿意 Ragic:  

表單連結方便、一鍵產出統計報表、省時間

「Ragic 跟Excel最大的差別是可以資料庫的形式建立關聯,能節省非常多登打時間、避免資料錯誤的狀況,這部分真的滿好用的!」——林務局資訊科玉婷

不只是林業:你知道野生動物也是林務局業務嗎?

想到「林務局」,你也許知道林業管理、行銷台灣木材、漂流木,但你知道嗎?隨著環境保育觀念抬頭,現代的「林務」不只與產業相關,和森林有關的自然生態,甚至野生動物保育,都歸屬於林務局業務。

業務範疇大,林務局手上掌管的資料複雜又多樣,林務局要管理野生保育動物,也要管理上百萬公頃的林地,手上還管理大量與生態研究有關的委外計畫。因為業務性質,林務局也有許多業務要和外部單位協同合作,因而需要各種不同的資料管理方案。

Ragic緣起:資料搜集應該要更便利

林務局資訊科的玉婷說,局內同事經常彼此交流資訊,某次其他組同事有系統建置需求,Ragic的業務來簡報,玉婷也跟著去聽。聽到Ragic「讓資料更好搜集、更簡單整理」的方法,覺得是很好的理念。

「我們覺得這樣的東西,很有彈性、適合長久保存一些比較零散的業務資料,所以註冊了帳號,想看看能用來做什麼。」

玉婷目前在個別工作流程中,採用Ragic的應用,沒有大幅導入,但已經感受到這項工具的方便。

從半小時到一分鐘,資料查找效率大增

玉婷過去許多業務在搜集、整理資料的主要工具是Excel與紙本,資料零碎又分散,難以系統化整理,因此嘗試用Ragic管理手邊的專案進度。

玉婷手上負責生態調查資料彙整工作,必須追蹤委託外部學者調查的計畫進度,原本以不同的Excel管理所有相關資料。在原本的Excel檔案中,計畫基本資料是一個工作表、計畫流程進度是另一個工作表,其他資料的分類統計也各自是不同的檔案與工作表,其中許多地方都有重複資訊,如計畫內容、聯絡人等,就必須在不同的檔案穿梭、尋找,「瘋狂的一個個貼」。

玉婷將資料轉入Ragic後,只需要建立三張表單:基本資料、作業紀錄、聯絡資訊,接著將表單資料互相連結,之後重複資訊使用連結與載入帶入即可,節省了大把時間。

「Ragic 跟Excel最大的差別是可以資料庫的形式建立關聯,能節省非常多登打時間、避免資料錯誤的狀況,這部分真的滿好用的!」

除了免去重複登打的麻煩,資料以更有結構、相互關聯的方式儲存後,找資料不用再大海撈針,統計資料更快,讓Ragic成為她幾乎每天必用的工具。

「如果要統計案件辦理情形,Excel也可以算,但有時候要先過濾一下資料、抓一下現在的數量,比較麻煩。Ragic的報表設定好之後可以直接儲存,需要的時候切換到報表頁就看到資訊,不用另外跑一次統計。」

「以前整理一個案子,我可能要找出以前的表單,要把它的前案調出來,或是得查之前輸入的相關資料,統計它在什麼階段……一個案子可能就要弄個半小時、一小時。現在因為報表已經整理好,一點開來就知道什麼情況,都不知道要不要一分鐘?」玉婷笑著說。

玉婷說,當初在Ragic網站上學習概念,大約一個禮拜左右,就可以理解最基本的功能,串連資料、設計與調整資料架構較費時,來來回回大約花了一個月的時間微調,不過線上客服回應迅速,有問題都能很快獲得解答。

由於Ragic能彈性調整設計,玉婷現在如果覺得還是有小地方不夠順手,就會馬上調整一下。玉婷也計畫未來將更多手上專案放在Ragic管理,例如林務局的政府開放資料專案。

一個小功能 處理大量資料就能立大功!

資訊科的小恬也採用Ragic管理自己手上的業務——林務局轄下林地的地籍資料清理。小恬利用Ragic 匯入資料的一個簡單功能:比對重複KEY值,為自己省下大筆資料清理的時間。

小恬說,相對於專案管理的資料,地籍資料比較單純,但資料筆數非常龐大,有十幾萬筆。一般而言,林務局會向相關單位分批申請地籍資料,再彙整到同一個檔案中,不同批次的多筆資料中,可能互相重複,也可能某些資料不完整、有錯誤,需要批次修正。

當重複情形較多時,如果用Excel逐步置換資料,檔案會跑很久,並不方便,而當整體資料超過十萬筆時,光是這樣的資料處理就很惱人。因此小恬後來就將整理好的地籍清單設好KEY值,一批批匯入Ragic,有新一批包含重複資料的檔案要更新,或有批次異動時,只要直接把新檔案匯入,「匯入資料覆蓋原則」選擇「更新舊資料」,Ragic系統就會自動比對重複KEY值,用更新的內容取代舊內容。

「雖然只是一個小功能,但資料筆數多時,就節省好多時間!」小恬用創意讓Ragic發揮了意想不到的功用。

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標籤: 農林漁牧

分類: 產業應用/案例, 企業案例

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