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請購單拋轉採購單時,如何防止重複拋轉

如果你管理請購/採購流程的方式,是設計了請購單、採購單、以及設計了拋轉按鈕來自動將請購資料轉移到採購單上,可能會因為不小心重複按了拋轉按鈕,或者忘記曾經拋轉過一筆資料,而遭遇到請購單重複拋轉為採購單的情形,這時候你可以參考以下作法來避免重複拋轉。

雖然 Ragic 的拋轉按鈕能夠很方便地將資料從一張表單轉移到另一張表單上,但拋轉按鈕的標準功能中,現階段並沒有直接禁止重複拋轉的機制。不過,由於 Ragic 的每張表單都可以針對欄位設置「不可重複」屬性,所以如果你能在採購單(不希望出現重複拋轉結果的表單)上,找到一個可以用來辨識「資料來自哪筆請購單」的欄位,並在該欄位上設定「不可重複」屬性,那麼一旦不小心針對同一筆請購資料重複按了拋轉按鈕,系統就會因為採購單上設置的「不可重複」功能而跳出警告訊息並阻止存檔,實際達到防止重複拋轉的效果。

我們以採購模組中的請購單、採購單設計為例,可以將流程拆成以下兩個步驟:

一、找出請購單中的獨特值欄位

要在採購單上找到用來辨識「資料來自哪筆請購單」的欄位,也就是代表我們必須先找出請購單上能夠分辨該筆資料的欄位,讓系統能在拋轉過程中比對資料是否重複。然而若是資料重複性高的欄位,就無法作為比對的基準,必須要是能夠不會重複的欄位,系統才能夠識別是該筆資料,而 Ragic 將這種不重複的欄位稱為獨特值欄位

獨特值欄位在表單中具有獨一無二的特性,常常被用作辨識每一筆資料的依據。流水號、商品編號、單號等編號欄位,都是一個編號對應一筆資料,是表單中常見的獨特值欄位。因此,我們可以採用請購單上的請購單號欄位,作為獨特值欄位。如果表單中沒有這樣的欄位的話,就必須先加入可以當獨特值的欄位,才能幫助系統辨識。

二、在採購單中的拋轉目的欄位設置「不可重複」屬性

採用請購單中的「請購單號」來作為獨特值欄位之後,便可以在請購單的拋轉按鈕設定中,找到這個欄位在採購單上所對應的欄位為「來自請購單號」,並在採購單的「來自請購單號」欄位設定中設置「不可重複」屬性,讓系統在拋轉過程中,如果發現資料重複拋轉到「來自請購單號」欄位,就會發出警告並不讓使用者存檔,因而能夠達到避免重複拋轉的效果。

以上防止重複拋轉的邏輯,在採購單拋轉為出貨單的流程也可以使用喔!

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