3 步驟教你建立資料庫架構

這堂課你會學到什麼？

• 找出需要建立的表單
• 規劃表單之間的關聯
• 設定使用者權限

第一步、找出需要建立的表單

資料庫由多張表單組成，第一步須先確認公司需要建立哪些表單，以及每張表單應包含哪些欄位，也就是釐清資料庫要管理的資料或工作流程。例如將訂單系統應用於會員管理時，需要建立「會員基本資料」（姓名、電話、地址、註冊時間等欄位）與「會員購買紀錄」表單；若應用於庫存管理，則需要「商品資料」、「入庫單」、「出庫單」等表單，其中「商品資料」應包含商品名稱、商品編號、規格、單價等欄位。

若尚未確定需要哪些表單，建議先參考目前使用的紙本或電子表單，藉此了解現有流程中需要記錄的資訊；若公司尚無既有表單可供參考，則可以模擬一次內部作業流程，列出收到訂單時應呈現的資訊。若仍無法確定，也可以參考 Ragic 應用商店中已建置完成的模組，或在新增表單時選用快速範本。

確定表單名稱與欄位後，建議同時設定每個欄位的資料格式，例如數字、文字、日期或連結欄位等，以便在建立表單時選擇對應的欄位類型，避免日後變更格式造成資料遺失或顯示錯誤。

範例：

第二步、規劃表單之間的關聯

完成表單與欄位的規劃後，下一步是建立表單之間的關聯。只要某項功能需要使用不同表單的資料，即代表這些表單之間需要建立連結。

例如公司有「客戶資料」、「產品清單」、「訂單管理」三張表單：若希望新增訂單時能直接從客戶資料或產品清單中選取，或是查看特定客戶曾購買的商品與訂單總金額，便代表這些表單之間需要建立連結。此步驟須逐一確認步驟一所列的每個欄位，應採用手動輸入、從其他表單帶入，或以公式自動計算。

範例：

第三步、設定使用者權限

最後一步則是決定不同使用者可以檢視哪些表單，以及在各表單中擁有的操作權限。例如業務人員可檢視「客戶資料」、「產品清單」、「訂單管理」；物流人員僅能檢視「訂單管理」；財務人員則僅能檢視「發票內容」。

範例：

完成以上三個步驟後，資料庫架構的雛形即已建立完成，接下來就可以依此規劃開始建立表單。

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