學習中心
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在導入前，你是否有想過團隊或組織為什麼需要新系統？可能是需要一套能在雲端及行動裝置上輕鬆協作的系統、希望補足現有 ERP 系統缺少的功能或是隨著資料規模成長而無法依靠紙本或試算表來管理資料。
確認原因之後，我們會建議進一步抽絲剝繭，找出目前團隊運作最重要或是最迫切的需求是什麼，導入新系統牽涉的範圍可能很廣，規劃起來會有一定難度再加上需要學習新的系統，難免會有暫時擱置或放棄的念頭，這時候與其因為預想需求的龐大而寸步難行，不如先鎖定最核心的痛點或是眼下最可行的應用。舉例而言，最終目標是導入進銷存沒錯，但目前團隊最急迫的問題其實是沒有一套便於業務拜訪即時查看商品資料並報價，同時回傳到企業內部的報價系統。建置這套報價系統就會是導入 Ragic 很好的起點，因為 Ragic 可以隨時根據需求調整設計及擴充功能，因此先導入一部分未來再新增更進階的功能或是其他職能的應用都是可行的。
確定「報價系統」是目前最核心的需求後，第二步要做的就是剖析報價系統必須要有哪些功能以及使用的流程，下方提供一個簡單的需求範例：
(1) 業務人員在外能隨時查看商品資料
(2) 業務人員能瀏覽現有的客戶名單並且可以即時為客戶建檔
(3) 開立報價單時，可以直接帶出存在系統中的商品資料及客戶資料而不是手動輸入
(4) 主管能夠追蹤每一筆報價單的狀況及內容
將重點需求繪製為工作流程圖如下：
有兩個方式能夠協助你規劃流程圖：
(一) 參考現有流程：按照現有管理方式走過一次所有程序，就會很清楚地知道現行的工作流程，再將其繪製為流程圖即可。也記得註記現有流程中有哪些是想要改善或是缺少的，可以作為未來建置表單的參考事項。
(二) 參考 Ragic 應用商店：裡面有我們預先設計好的模組，如果有跟核心需求相符的，就可以安裝試用看看。測試完成後同樣繪製出理想的流程圖，並標註出模組哪些部分與目前的需求有落差而需要調整。
在規劃流程的過程中，Ragic AI 也可以作為協助整理需求與建立系統雛形的工具。如果對流程尚未有完整想法，或流程較為複雜而不容易一次整理清楚，也可以先使用下一步的 Ragic AI 建立資料庫。Ragic AI 會根據你的需求描述快速建立一個資料庫雛形，讓你能從實際的表單與資料結構出發，進一步檢視並調整整體工作流程。
當需求與流程都整理清楚後，就可以先使用 Ragic AI 協助建立資料庫。
點擊 Ragic AI 的「建立資料庫」後，先填寫並選擇你的資料庫需求。
首先，請先在 Ragic AI 的需求表單中填寫一些基本資訊，幫助 AI 理解系統的使用情境。例如公司的產業類型、主要使用的部門或角色、公司規模，以及這套系統主要要解決的問題。
接著將前面兩個步驟整理好的需求描述提供給 Ragic AI。例如前面提到的案例中，你希望建立一套報價系統，讓業務人員能夠在外即時查看商品資料、建立客戶資料並開立報價單，同時讓主管能夠追蹤每一筆報價單的狀況。
需求描述越清楚，Ragic AI 就越能理解系統的使用方式，並建立出更貼近需求的基礎資料庫架構，包含表單、欄位以及表單之間的關聯。
送出需求表單後，Ragic AI 便會開始建立資料庫。
建立完成後，你可以看到建立好的表單。
Ragic AI 會提供表單關係圖、各表單的介紹以及使用說明。
點擊表單關係圖後，即可查看各表單之間的關聯。
完成後，仍可依需求手動新增表單、重新整理表單之間的關聯、調整欄位，或在重回第二步優化流程後，再請 Ragic AI 重新建立一次資料庫。
使用 Ragic AI 的目的在於協助快速建立資料庫雛形並進行嘗試與調整，讓你能更有效率地探索合適的流程設計，再逐步優化成符合實際需求的系統。
不過，仍建議對資料庫架構具備基本概念，才能更順利地調整並建立符合需求的應用。如果你希望更深入了解資料庫規劃方式，或目前有舊系統、紙本表單或 Excel 表單需要整理，請可以參考下方延伸閱讀中的「完整及全面架構資料庫建議」。
現在就動手試試看，建立你的專屬資料庫吧！
感謝您的寶貴意見！
