白話解釋「庫存管理系統」：何時需要？能做什麼？ 5 類型系統優缺點
對以下情況感到熟悉嗎？
明明公司裡就已經有一張用 Excel 做成的「庫存表」了，但是每次接到訂單或準備出貨時，總是忍不住想：「還是去倉庫看一下比較保險」——因為你知道， Excel 上的數字不一定是最新的。
一旦發現實際庫存跟 Excel 上不同，又要再跑回電腦前改數字，如果其他人剛好在查庫存，或許還得排隊……
問題不只這些麻煩而已。
庫存數字不準，可能讓你錯失訂單、影響交期，甚至在不知不覺中囤積低周轉商品，一步步拖垮現金流與商譽。
這個時候，你需要的其實是一個「能即時反應正確數字」的「庫存管理系統」。不過，庫存管理系統是什麼？市面上這麼多選擇，你又應該從哪個角度思考適合你的方案呢？在這篇文章，我們將會帶你了解庫存管理系統的角色，向你分析 5 種不同選擇的優劣之處，幫助你找到最適合你的庫存管理系統！
庫存管理系統是什麼？
在我們常說的「進銷存」中，其中的「存」就是庫存管理。它涵蓋的範圍非常廣，上承「採購入庫」（進）、下接「訂單出貨」（銷），所有物品是從哪裡進入倉庫、有多少數量並放在哪裡、在倉庫中如何移動、最後出貨給誰，通通都屬於庫存管理的範疇。
你可以用「戶籍」的角度來看待庫存管理——我們要幫倉庫裡的各種物品「報戶口」，在它們在倉庫中經歷各種生老病死的過程時，我們也要為每一個流程把關，百分百掌控所有戶口的狀態與居住位置。
那麼，我們當然就要先有物品們的基本資料，記錄它們的基本屬性、名稱，再用商品編號來作為它們在我們倉庫裡唯一的「身分證字號」。
當我們要修改這些物品的數量時，我們也要「有所本」，只要物品要進出我們的倉庫，我們就會根據情況，填寫入庫（進貨）、出庫（出貨）或調撥單。這些進出紀錄都會留在我們的物品資料裡，讓我們隨時可以點開來查閱。
只要能夠解釋一個物品在何時、何地，透過什麼方式出入我們的倉庫，並且現在有多少數量被放在哪個地方，就能組成一個基本的庫存管理系統。那麼，一個庫存管理系統能為你的工作流程帶來多少改變、在什麼地方讓你更方便呢？
庫存管理系統的好處
1. 掌握正確庫存數字
在沒有系統的情況下，庫存總表跟出、入庫單常常是三份完全分開、沒有辦法即時連動的檔案，所以每一次有物品要進出時，負責的人員都得先看一遍庫存總表、甚至可能要親自去一趟倉庫，填完出入庫單之後，還得再回到庫存總表更新，這樣的過程麻煩、容易忘記，反覆的輸入還可能產生人工錯誤。
庫存管理系統的最大價值就在於，它能夠將多種不同的單據、流程串聯起來，在出入庫作業時，就能夠同步增減庫存量，因此庫存總表上的存量就等於實際庫存，不需要每次填單就跑倉庫一趟。
2. 簡化與自動化出入庫管理流程
使用紙本或分開的 Excel 檔案作業時，最痛苦的流程往往是「重複搬運」資訊的過程——如果一天有好幾份物品要分開出庫，那麼你就得重複輸入同樣的資訊，而且每一張出庫單寫完之後，都得回到 Excel 再改一次庫存數量，這樣的時間消耗其實一點都不值得。
一套庫存管理系統，可以透過不同的方式將這些行政流程簡化。舉例來說，你可以在填寫出庫單的時候，自動帶入現有物品的庫存數量。
並且在完成出庫單的填寫之後，按一顆按鈕就自動將庫存的數量更新回去。
這些過程並不需要你反覆查看、修改庫存總表，只要自然地隨著出入庫作業，填寫對應的表單，系統就能自動控管你的庫存數量。
另外，如果你選用了雲端的庫存管理系統，那麼更能免去「排隊填單」的狀況——所有人都能夠同時填寫出入庫單，不需要排隊才能操作，也能避免互相干擾。
3. 有效留存、追溯出入庫紀錄
在沒有系統的情況下，庫存表與過往的紀錄無法連結起來，因此，如果你對庫存總表上的某一個數字感到疑惑，你往往需要翻遍整間公司的出入庫總表，才能找到你需要的出入庫紀錄。
但在庫存管理系統中，其實這樣的操作簡單很多——你可以直接在每一個物品的庫存資料上，直接看到它的出入庫紀錄，讓你追溯每一個庫存數字到底是怎麼計算的，確保每一次變動都「有所本」，保障你對庫存數字的安全感。
4. 監測庫存水位、週轉狀況，提高倉儲效率
除了能夠擁有正確數字以外，好的系統還能主動幫你做「健康檢查」。
像是某個物品的庫存太少，可能就會需要緊急備貨，造成出貨延遲；庫存堆得太多、太久，又會產生積壓、浪費空間與養護成本。假如你過去使用 Excel，你最多只能夠讓欄位變成紅色，希望其他人可以注意到它，看看是不是需要採購或者是規劃促銷活動。
但庫存管理系統往往有更「積極」的方式，舉例來說，你可以請系統自動在庫存數量太少的時候，直接發信給負責人員。
市面上有哪些庫存管理系統？他們的優勢、劣勢是什麼？
如果你上網搜尋「庫存管理系統」，你應該會發現所謂的「系統」其實有好多種，通常會分類為以下 5 種類型：
1. Excel 搭配 VBA 自製系統
對於預算稍微比較吃緊、沒什麼時間幫資料「搬家」，或者是公司內剛好就有人比較熟怎麼用 VBA 開發的人，有時會選擇直接拿現有的 Excel 搭配 VBA，開發客製化、自動化的功能。它可以讓你用相對較低的成本，取得更大的開發彈性。
舉例來說，你可以藉由撰寫 VBA 製作用來扣庫存的按鈕，又或者是讓系統偵測庫存數量，在低於水位時透過 Outlook 發送通知等等。
不過要注意的是，VBA 需要開發者有一定的程式背景，且不同人寫出的程式一定會有所不同，當原先負責 VBA 的人離職，那麼對公司來說會產生許多後續維護上的麻煩。
另外，由於基底依舊是 Excel，所以像是先前提到的協作問題，或者是隨著業務量增多，資料量太大導致 Excel 常常要跑很久、甚至會當掉的狀況，都還是需要更進一步的評估，考慮是否導入更適合、專業的系統。
2. 專案開發、量身訂做客製化系統
如果你認為自己公司的運作流程還是需要很大的彈性，那麼請人幫忙專案開發客製化系統，也是一個很常見的選擇。有些公司會選擇額外招聘工程師進入公司內部，或者是與外部接案的個人或公司簽約，透過寫程式的方式開發屬於公司的系統。
它的優點在於，你可以自由地把需求提供給工程師，讓他們完整呈現你理想中的系統，也可以請工程師評估與其他系統的串接等等。
不過，為了確認系統運作的許多規格細節，再加上你通常需要親自驗收系統的運作是否符合你的想像，溝通過程常常會變得無比冗長，也會出現很多議題需要確認。有些人也會覺得，既然溝通都這麼複雜，那特別為了一些小需求請人做專案開發，似乎也不合乎成本。
最後，請人做專案開發系統的價格通常較高，如果成品到某個階段突然覺得不符合需求了，也可能需要跟工程師續簽維護合約，持續投入資源。
3. 地端套裝軟體
要入手一套系統，除了從零開始設計之外，也可以上網找找看各種已經預先做好的「套裝軟體」，它們通常已經在系統內將整套流程寫死。地端套裝軟體通常分為兩種銷售模式：
單機套裝軟體
單機套裝軟體是以「買斷一份授權，綁定到一台機器上」運作的，可以讓你用較低的成本，或是可買斷的方式，入手一個堪用、標準化的庫存管理系統。像是奕飛資訊的 QBoss 系列，以及正航一號就屬於這個類別。
這一類軟體在經過多年的更新迭代之後，流程非常穩定，不容易出現 bug，但大多比較少有升級、更新的空間。
一般來說，單機套裝軟體的一份授權就只能安裝在一台機器上，但如果你的公司有多機協作的需求，有些軟體也會提供單一公司授權、可以安裝在公司內多台電腦的「區域網路版」，讓你在多台機器上，都可以透過公司內網存取同一個資料庫。
有些時候，單機套裝軟體也可能附帶在店面購置的設備上，例如門市的收銀 POS 機可能就有基本的庫存與訂單管理功能。
企業型 ERP
企業型 ERP 除了單純販賣授權之外，時常也會綑綁顧問費、維護費等等費用進行銷售。導入的成本通常高過單機套裝軟體很多。在初期完成授權買斷、顧問費的支出之後，後續還有可選擇的維護費，以確保系統能夠跟隨公司發展，長期、穩定更新。在這個類別中，較知名的例子是鼎新數智的 SmartERP。
在這類軟體的導入過程中，系統廠商會分配一名顧問師來協助公司的導入，相比於單機套裝軟體，更著重於服務與即時協助。
與單機套裝軟體不同的是，企業型 ERP 可以與顧問溝通是否有導入其他模組、或者甚至微幅修改系統的可能性，在彈性上略勝於單機套裝軟體一籌。
無論是單機套裝軟體，或者是企業型 ERP，它們的缺點通常在於：表單關係、欄位設定一般不太屬於可以修改的範圍，且資料的傳遞也通常以單一系統為主，不太有可以擴充、與其它系統串接的空間。因此如果你的公司在運作上比較沒有這麼「標準」，又或者有與其它系統同步連動的需求，那麼通常會需要削足適履，調整流程或記錄資料的方式，來配合這類套裝軟體。
雲端套裝軟體
隨著網路技術的普及，雲端套裝軟體的選擇與使用率都有逐漸升高的趨勢，它與傳統的單機套裝軟體不同之處在於，軟體商不僅提供可以操作的系統，也負責背後的伺服器、基礎服務的營運與維護，使用者不需要將軟體安裝在特定的電腦、伺服器，只要連得上網路，就能隨時隨地存取系統。
相比於單機套裝軟體，雲端套裝軟體一般以訂閱制收費，有些雲端套裝軟體會將功能分別提供在不同的「加值服務」。使用雲端套裝軟體時，通常不需要再額外付顧問費或維護費，每個月付出各項服務加總的授權費就能確保系統運作無虞，也能有完整的客戶支援服務。
不過，即使是以雲端方式運作，套裝軟體的問題依舊存在——如果使用者發現系統內的標準流程不合用，通常就得自己想辦法適應。
No Code 工具
No Code 工具的特色在於「任何人都可以輕鬆完成設計」，因此在遇上不合的流程時，可以自己修改、調整作業流程。對於預算沒有特別龐大的使用者，或者是希望能夠自訂系統運作流程的人來說特別適合。舉例來說，像是 Ragic 就能讓你用類似 Excel、用起來習慣的的介面上，用滑鼠點一點以透過豐富的內建功能做出一個堪用、可以快速按照你的需求進行彈性調整的庫存管理系統。
它最大的優勢在於，你可以用與雲端套裝軟體相近的成本，月付或年付授權費，也能在不額外聘用專業工程師的前提下，使用者就能根據自身對工作流程的理解，建立合身的系統。
No Code 本身需要使用者騰出時間學習操作方法，不過目前許多 No Code 工具都已經提供了多樣化的範本，協助使用者快速上手，只要照著教學就能輕鬆學會一大部分的應用。
如何挑選適合的庫存管理系統？
也許單單看到這 5 種導入方案，你不一定馬上就能知道自己更適合哪種庫存管理系統。
一般來說，如果從套裝軟體的頁面上，就能看到自己的作業流程跟套裝軟體高度相符，那麼或許你可以試著先根據需求，挑選運作應該留在地端、雲端，再以流程判斷應該導入比較小型的套裝軟體，或者是諮詢軟體商以導入較大型的企業型 ERP。
如果你的預算充足，但流程跟套裝軟體相比似乎有一些差距，那麼你也可以列出需求，請工程師協助做專案開發，它能提供你最高程度的彈性，但需要花的時間週期更長，也有密集的溝通需求。
假如你想省點錢，同時團隊內也有會開發程式的人，那麼直接用手頭上的 Excel 搭配 VBA 開發系統，會是一個更簡單、轉移系統的陣痛期最短的選擇。不過，如果你先前使用 Excel 的問題主要是在協作上有困難，或者是 Excel 跑起來效能低落，那麼單靠 VBA 通常不太能解決這些問題。
假如你希望最大程度減少成本、也更願意由自己親手打造應用，無奈缺乏技術資源，那麼 No Code 平台會是你的最佳夥伴——它們要花一點時間摸索，但稍微有點基礎後，你不需要花上多久，或許半個小時，就能做出一套適合你的簡單流程。
Ragic 正是其中之一，我們已經預先設計了多種範本以配合許多常用情境。像是庫存管理模組、或是涵蓋從採購到出貨的「組合包」進銷存模組，都可以按照你的需求自行選用！
同時，你也不用太擔心自己想要的功能做不出來，我們根據庫存的幾種常用情境，也有分別提供教學，舉例來說，假如你需要設計一個「掃條碼就能確認商品」的功能，那麼這部影片就能幫上你的忙：
如果你的工作流程中有相關需求，只要照著做就能輕鬆做出來。假如沒有寫到你的需求，也可以試著透過專人協助，讓我們來提供你一些設計上的建議。
雖然談錢傷感情，但我們也想讓你知道——Ragic 沒有隱藏的「加值服務」，只要根據你的需求選擇適用的方案，那麼你就能在方案的表單額度內，自由使用 Ragic 的所有功能，設計各種你需要的流程。
