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不寫程式,自動化流程工具簡單介紹/比較:IFTTT、Zapier、Shortcuts 捷徑

作者:Lillian Huang

萬事起頭難,如果你決定開始認識幾個幫你把特定工作流程「自動化」的工具,從哪裡開始好呢?簡單、知名度高(=學習資源多)的工具或許是好的開始,所以我們今天先簡單介紹 3 個知名度最高、也好入門的工具:IFTTT、Zapier 和 Shortcuts(捷徑),比較一下各自的適用情境。

跨軟體串接:IFTTT & Zapier

「自動化」常見的一種類型是「透過網路做跨軟體串接」,例如自動幫你執行把原本要手動從 A 軟體複製到 B 軟體的過程,IFTTT 和 Zapier 都主打幫你做這樣的串接。

很多時候一個軟體不見得可以 100% 滿足你工作上所有的需求,你會需要先用 A 做前半段工作,再接著用 B 達到後續其他功能,這時如果要手動銜接 A 和 B,就會有點麻煩(量大時會耗損很多工作時間)

舉例來說,很多時候行銷市調時,從線上表單搜集資料之後,會想把資料匯入更進階的資料分析工具、資料庫系統做深層運用,這時就有自動串接線上表單 => 資料庫的需求;

很多業務透過特定工具(如 Facebook 名單型廣告)獲取到有價值的客戶名單時,希望即時在通訊軟體收到通知以把握時機,這時就有自動串接 Facebook 名單型廣告 => 通訊軟體的需求。

不同工作職務、習慣偏好、使用不同工具的人,可能也各有不同的串接需求,例如團隊專案管理工具 的特定進度想串接到個人待辦事項軟體;特定公司共用行事曆 事件想傳通知給自己 ...... 等,這時只要重頭想一下自己的流程,看看有沒有哪裡適合找自動串接的方法,或許就是進一步應用的切入點。

IFTTT 和 Zapier 設定此類串接的方式都很簡單,只要決定哪個軟體是「觸發端」,哪個軟體是「行動端」,設定好就可以自動運轉了。比較需要注意的是:

① 你想設定串接的軟體是否有支援 IFTTT 或 Zapier?可以先到各自網站上查詢一下。不過原則上,外商 Saas 軟體比較有機會支援這類串接,本土公司或 ERP 相關支援較少。

兩者特色上,IFTTT 設定上比較偏「生活化」,Zapier 更主打企業應用,像 Hubspot 或 Facebook 名單型廣告這類正規企業應用,IFTTT 就沒有,得找 Zapier。不過這不一定代表 IFTTT 不適合用在工作上,以通訊軟體來說,像 LINE 這種台灣公司常用在業務聯繫的工具,只有 IFTTT 能串;而很多個人專案管理、任務管理工具也都有支援 IFTTT。( Ragic 有直接支援 Zapier

另外 IFTTT 比較偏向是從「手機端」一鍵觸發,支援很多物聯網應用的方向,生活上有智慧家居需求適合找而 IFTTT;Zapier 更偏向「網頁端」背景運作(沒有 app),且免費版支援的多重觸發功能較多,更常適合比較複雜的設定。

② 兩個工具都有提供各種「範本」給你參考,有特定需求時可以先搜尋範本看大家怎麼使用,參考範本也能協助你更快確認哪些觸發方式是可行的(官方認可或已有前人做過)。

裝置本身設定自動化腳本

另一種需求則不一定跨軟體,而是可以針對裝置(手機/電腦)本身設定一組自動化腳本,有需要時可能按一個鍵,就自動啟動流程、取代點好幾次 / 找檔案找資料的麻煩。

舉一個生活上最常見的例子,就是現在大家每天常要掃很多次簡訊實聯制 QR Code,雖然掃碼、點送出即可,但一天如果做個五六次也會覺得麻煩耗時,這時我們特別要介紹的工具就是 iOS、MacOS 適用的 Shortcuts(捷徑),可以設定啟動某組捷徑時,就是會打開相機、掃碼、把條碼內容輸入到簡訊 app 並自動送出,節省點按步驟。

除了減少多層點按的麻煩,把特定流程做成「捷徑」另一個好處是可以避免各種岔路上的選擇讓人分心,很多「工作」或「職場進修」時的特定需求都很適合做成捷徑提升專注度(例如一鍵打開專注模式停止所有推播通知;一鍵打開並播放指定的英語學習 podcast 最新單集)。

「捷徑」常見應用情境跟 IFTTT 比較類似,目前最大宗情境都是生活類應用,差別是對蘋果原生應用的支援比較多。但就像 IFTTT一樣,很多時候我們在工作/職場中提高效率、自動化的需求並不一定是透過非常專門企業用的軟體達成的,因此你仍然可以從 「捷徑」中找到適合個人職務需求使用的方式。

不過,由於「捷徑」支援的動作組合其實比較複雜,自己設計一個捷徑的難度,很多時候比前述 IFTTT 和 Zapier 困難,這邊建議新手可以參考兩種方式,一是在網路上搜尋其他人製作好的捷徑範本或找尋官方範本,直接套用。

另一種則是從比較簡單、動作少、不需動用太多「符合特定情境才執行」之類條件設定的捷徑應用開始,例如「一鍵打開某張圖片」就是設定簡單但很好活用的應用,可把工作提醒事項、SOP、特定大眾運輸班次做成圖片,有需要時就可以快速反應,快人一步。

標籤: No Code

分類: 雲端工作術, 雲端工作提案

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