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從柯P看團隊溝通,3個你應該導入企業通訊軟體的原因

作者:Amy Tsai

現在大家已經太習慣使用一般的即時通訊軟體,就連台北市長柯P也用 LINE 來聯絡工作相關的事項,由於LINE的方便即時特性讓大家覺得直接拿來傳送工作的訊息也很實用,但久而久之會發現方便只是一時的,當你的私人訊息跟工作訊息都混在一起的時候,反而會影響效率,像是上一次我看到朋友 LINE 的某個群組訊息竟然有90多個未讀訊息,我就忍不住問他說,這個群組在聊什麼怎麼可以傳這麼多,然後你怎麼也都不看阿?她才跟我說那是他們公司部門的群組啦,但大家除了討論公事以外,多半時間也都是在聊天,所以就懶得打開了,很多時候也沒有仔細看裡面的內容。

不知道大家是否有類似的困擾呢?很多公司內部習慣以一般的即時通訊軟體,像是 LINE、 Facebook 的 Messenger 或是 Whatsapp 等來討論公事。但是這樣真的能專心討論嗎?不知道各位是否也有碰過這幾種情況:正在處理工作訊息時收到好友就傳訊息,因而分心; 或是工作的訊息過了一晚後就被壓在各種朋友聊天或是店家廣告下面,隔天要快速找出工作訊息就須多花些時間; 或像是我的朋友遇到的情況。因為一般即時通訊軟體的主要導向就是聊天,因此公司內部在做群組討論時,很容易流於聊天而非認真討論公事,不僅缺乏效率也常讓員工抓不到重點。因此,日常生活的私領域及公領域分開真的是一件很重要的事情,相信大家在下班後打開即時通訊軟體,絕對不會希望看到你的公司主管像柯P一樣,每天對你 LINE LINE LINE 不完吧?而且下班後該讀還是不讀也是個問題。

為了解決上述問題,其實網路上就有多款專門設計給企業/公司作為溝通平台的即時通訊軟體,像是LINE 以及Facebook 也在不久前推出針對企業溝通的即時訊息平台,分別叫做 LINE Work 以及 Workplace。就讓我來告訴大家一些導入企業即時通訊軟體的好處吧!

訊息分流 讓你掌握重點

1.針對主題設立不同群組/頻道對話

像我們公司使用的是Slack,除了各部門有各自的頻道對話以外,根據專案、主題性質也分別開立了不同的群組/頻道對話,例如 just-do-eat 用來分享美食訊息、Sales 用來討論 Sales 相關內容等。

2.一對一訊息

一對一私訊也是常見的基本功能!如果你已經是 LINE 或是 Facebook 的重度使用者,不妨考慮使用他們自家推出的新產品,像是 LINE Works 及 Workplace。LINE Works 中也能傳送 LINE 貼圖,Workplace 則是有自己的訊息軟體叫做 Work Chat,概念就像 Facebook 的 Messenger。

LINE Works ▼

Workplace ▼

搭配通話功能,免切換使用其他工具

現在即時通訊軟體都有搭配語音及視訊功能,讓你在有網路的時候就能免費通話,當你人不在公司內的時候,也能和同事通話或進行群組線上會議。像是我們有一位同仁她就住在加拿大,因此除了用 Slack 傳送訊息以外,我不用另外開 Skype 就能跟她通話或視訊來討論事情。甚至有時候我人在外面剛好有事的話,也會直接用 Slack 手機app 的語音通話功能來撥電話給同事們。

快速搜出需要的訊息及檔案,不怕找不到資料

1.歷史訊息搜尋

像是我們目前使用的 Slack 可以搜尋全部的對話內容,不管是要找跟某個人傳過的訊息、還是連是誰說的都忘記了的內容甚至是傳過的檔案都可以搜尋到喔!有需要的話還能進行進階排序,從特定時間範圍內、特定對話頻道來搜尋。

Chatwork 的搜尋功能也很完善▼

2.隨時標記重要訊息

Slack 和 Teams 都可以針對訊息做標記,如果看到同事或是自己傳的某則訊息或是檔案很重要的話,不妨把它標記下來,下次要找也很方便!

Teams ▼

Slack ▼

此外,Slack 還提供了Pin(釘選)訊息的功能,當使用者釘住了某個重要訊息後,這段訊息就會出現在這個頻道資訊板上,大家就可以查看這個頻道裡有哪些重要的討論。

3.管理上傳的檔案

大部分的軟體都有針對單一對話視窗列出所有分享的檔案,並且在 Slack、Chatwork 以及 LINE Works 上還能夠直接搜尋到分享的檔案。而 Chatwork的檔案管理又更勝一籌,能夠統一管理並多選刪除檔案▼

企業內部在溝通時,追求的不外乎是效率,因此企業就需要以企業或工作導向的即時通訊平台來促進團隊協作的訊息溝通啦!還在使用私人的即時通訊軟體來處理公事嗎?不妨改用工作專用的即時通訊軟體吧!

在這邊列出一些值得討論的企業即時通訊軟體,並針對一些基本需求做了比較表,給大家參考:

功能 Chatwork Teams Workplace LINE Works Slack HipChat
試用評分 ★★★★ ★★ ★★★ ★★ ★★★★ ★★★
群組訊息

免費版限14個群組

一對一訊息分享
檔案分享
搜尋記錄

無法搜尋上傳的檔案

免費版僅能搜尋近期
容量10K以內的訊息

無法搜尋上傳的檔案

(群組)通話 網頁版還不能群組
(視訊)通話
電腦版僅能一對一(視訊)通話;
手機版上可以群組通話
免費版僅能一對一通話;
付費版最多15人群組通話
電腦+手機
語言 有繁體中文 有繁體中文 -官網首頁中英夾雜

-使用介面有中文

-英文客服

-目前只有韓國跟日本的官網

-使用介面有中文,但時常會跳回原語言

英文 英文
整合第三方軟體 付費方案 僅跟Works Mobile整合 免費版限制10個;
付費版無上限
免費版

此服務是包含在
Microsoft 365
商務/企業版內

價錢

不知道還在用 LINE 或是 FB 討論公事的朋友看完這篇文章之後是否心動了呢? 這裡提供給大家各企業即時通訊軟體介紹及試用心得

標籤: 企業通訊

分類: 雲端工作術, 雲端工作提案

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