饭店、餐饮、活动企划等业者最头痛的人力管理情境之一，就是 PT／兼职人力常常是流动性，用打印件签到签退、Excel 记工时，不仅容易漏登记，主管签核、劳健保投保状态、外籍人士出入境纪录等合规数据也很难集中管理，等到要核算工资或应付劳检时才发现数据东缺西漏。

这份“PT／兼职人员签到签退管理模块”，就是希望协助业者把“申请人力 → 创建兼职人员数据 → 到职签到 → 离职签退”这一连流程，集成在同一套系统里完整留下纪录，让人资与现场主管不用再追着打印件签名单跑，劳检查核时也能快速找到数据，随时掌握每一位 PT 人员目前的在职状态与工时。

这个模块特别适合需要大量弹性人力的饭店、餐饮、活动场馆等产业，就算没有 IT 背景，也能透过 Ragic 内置的的抛转、公式、签核等工具，快速创建一套属于自己的 PT 人力管理系统。

一、模块内容

模块目前包含四张核心表单：临时工工资申请表、PT 兼职人员数据表、到职签到、离职签退。整体使用流程会是：各部门主管提出人力需求并签核 → 创建 PT 兼职人员基本数据 → 到职时创建签到纪录并跑签核 → 离职时创建签退纪录并跑签核，让一位 PT 人员从申请进用到离职的每一个环节，都留下清楚的纪录可供日后查核。

登记过 Ragic 帐号成为订户后，可以在应用商店中的产业应用类别找到模块并下载。

接下来的段落中将会逐一介绍每个表单如何使用、设计时使用到的内置的工具，以及进一步还可以做哪方面的扩展应用。

临时工工资申请表

当各部门有临时人力需求时，主管可以先在这张表单提出申请，说明所需的人力数量、预算与用途，再交由相关部门主管与同仁依序签核并签名确认；签名檔是透过签核公式带入指定字段中。这张表单的用意是让“找人”这件事在源头就先经过核准，避免现场先斩后奏，事后才发现预算或人力没有事先申请通过。

PT 兼职人员数据表

这张表单用来集中管理所有 PT 兼职人员的基本数据，包含“姓名”、“出生日期”、“手机号码”、“特殊身分”、“紧急联络人”等字段。其中“PT 工号”字段是依照创建数据的日期自动编号跳序号，确保每一位兼职人员都有独立且不重复的标识符，方便日后在其他表单中查询与链接对应。

兼职人员可以依照自己方便的时段，在可安排工作时段子表格中自行填写；兼职人员到职附件（如身分证／居留证影本、存折影本等）是透过文件上载字段上载。

若该名人员的特殊身分为外籍人士，则会需要另外填写外籍人士出入境纪录子表格。饭店业经常聘雇外籍人士协助内场或房务工作，而依法令规定，外籍人士的最近入出境纪录需要确实留存备查。这个模块在“ PT 兼职人员数据表”中设计了外籍人士出入境纪录子表格，当特殊身分选择为外籍人士时，就需要至少填写最近三次入出境台湾的纪录。

为了确保 PT 兼职人员确实填写三次入出境台湾的纪录，模块利用了一个隐藏字段出入境次数，搭配输入检查功能，设置该字段数值必须大于等于 3，才能通过保存。也就是说，只要外籍人士的出入境纪录子表格填写不满三笔，系统就会在保存时提醒用户数据尚未完整，避免因为人为疏忽而漏填法规要求的纪录，也让日后面对劳动检查时，数据调阅更有效率。

创建好一笔兼职人员数据后，只要单击下签到单击钮，就会透过数据抛转功能，将 “PT 工号”、“姓名”以及“今天日期（签到日期）”自动带入“到职签到”表单，不需要重复手动输入。

签到、签退的纪录则是透过显示其他表单链接功能，将“到职签到”表单的数据同步呈现在 “PT 兼职人员数据表”中，让管理员一眼就能看到这位人员完整的到离职历程。

在设计模式下，可以看到有几个与签到相关的字段被设置为隐藏字段，请不要删除这些字段——它们套用了公式，会抓出签到签退纪录子表格中“最后一笔签退纪录为空”的那笔签到数据，作为后续抛转到“离职签退”表单的来源，是串接签到与签退流程不可或缺的中介字段。

到职签到

人资同仁可以在这张表单依序填写“兼职类型”、“时薪”、是否投保劳健保等信息，还可以选择“临时工工资申请表#”以记录是与哪一个项目有关 (透过链接与加载功能设置两者链接)，并请 PT 兼职人员在同意个资条款后签名。签名字段旁的“签到签名日期”已经套用公式自动带出签名当下的日期，不需要人员自行填写，也能避免事后回填造成的时间误差。填写完成后即可依表单设置跑签核流程，让相关主管确认到职信息无误。

在设计模式下，这张表单有一组隐藏的“离职签退”表单相关字段。这些字段的用途是确保之后生成的签退纪录，能够正确对应回同一位人员的同一笔签到纪录，避免签到、签退各自独立、对不起来的状况。另外，此表单中依签到、签退日期所计算出的总工作天数字段，同样设置为隐藏；而 “PT 兼职人员数据表”则透过显示其他表单链接功能显示此字段，以便后续统计总工时，作为日后核算薪资之参阅依据。

离职签退

当“ PT 兼职人员数据表”中，某笔签到记录的“签到单编号”不为空值、且签退纪录仍为空时，代表这位人员目前是在职状态。此时透过条件式格式的设置，画面上就会自动显示“签退”单击钮且隐藏“签到”单击钮。用户单击下签退单击钮后，一样是透过数据抛转功能，将员工数据与对应的签到纪录一并带入“离职签退”表单，不需要重新查找或手动输入这位人员的数据。

之后由兼职人员填写离职原因、确认完成交接、归还公司物品，并完成签名，即完成签退手续。数据保存后，系统会透过更新别张表单字段值功能，自动将签退纪录回填至对应的“到职签到”表单中，让同一位人员的到职、离职信息能够彼此对应、互相更新。

备注: 此单击钮有在进阶设置处设置数据保存后会自动运行，因此将单击钮设为隐藏。

需要特别留意的是，“到职签到”与“离职签退”这两张表单各自的签核流程是完全独立设置的，也就是说，签到是否核准通过，并不影响离职签退是否需要走签核，两边可以依照公司实际的管理需求分开规划签核层级。

二、进阶应用：用“抛转”和“更新别张表单字段值”单击钮串起签到到签退的完整生存周期

这个模块设计上最核心的巧思，就是善用数据抛转与更新别张表单字段值这两个动作单击钮功能，把原本分散的“人员数据”“到职信息”“离职信息”串成一条完整的链路：

1. PT 兼职人员数据表 →（签到单击钮，数据抛转）→ 到职签到

2. PT 兼职人员数据表 →（签退单击钮，数据抛转）→ 离职签退

3. “离职签退”保存后 →（更新别张表单字段值）→ 自动回填“到职签到”的签退信息 (字段设为隐藏)

由于每一次抛转都只需要单击一个单击钮，“姓名”、“ PT 工号”、“今天日期”等重复性高的字段不需要重复输入，也大幅降低了人工誊写造成的错误概率。而条件式格式则负责在对的时间点显示对的单击钮——没有签到纪录时不会出现签退单击钮，有签到记录不会出现签到单击钮，已经签退过的人员也不会被重复抛转，让现场使用的同仁不容易单击错或漏单击。

三、进阶应用：人资考核

在完成完整的签到签退流程后，人资同仁可以透过“人资内部考核统计用”区块下方的字段进行考核，并掌握该兼职人员最近一次的签到、签退纪录，并统计一共聘用了几个工作天。这些不希望兼职人员有查阅的字段可以设置字段层级访问权限

四、结语与扩展应用

感谢您耐心阅读至此。我们知道饭店、餐饮、活动业在旺季大量进用 PT 人力时，光是签到签退与文档的跟踪就足以让人资忙翻天，也希望这套模块能成为简化这段流程的一个起点。

此模块其他扩展应用包含透过子表格生成新表单，独立管理兼职人员的可安排工作时段以利排班；也可于“人资内部考核统计用”区块新增考核字段，供人资评估兼职人员是否续用。

看完了这些的介绍及使用说明，如果发现公司的流程与 Ragic “PT／兼职人员签到签退管理模块”模块有些不同的话该怎么办？没关系！ Ragic 所有模块都有客制化调整的空间，你可以直接将模块改成真正完全符合需求的新工具，如此一来也能大幅缩小从头开始摸索设计所花费的时间喔！点这里看设计教学文档。