ラーニング センター
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これらの課題に直面しているなら、イベントの調整や登録情報の整理をサポートするデジタルシステムを導入すべきです！
では、Ragic の イベント協調テンプレート は、どのようにあなたの業務効率を高めるのでしょうか？
(1) すべてを一元管理できるプラットフォーム：日程、会場、機材、予算、登録、収入をまとめて管理！
(2) イベント登録フォームを標準搭載：参加者が入力した情報は、そのままデータベースに保存されます。
(3) あらゆるイベントに対応：セミナー、新商品発表、キャンプ、ワークアウトなど幅広く活用可能！
本記事では、Ragic のイベント協調テンプレートの構成と使い方について解説します。
イベント協調テンプレートには、イベント計画の詳細を整理するのに役立つ 7 つのシートがあります：予定表、会場、イベント予算、機材レンタル情報、登録フォーム、登録者情報、イベント収入。
データは以下の順序で追加してください：
まず 予定表 を作成し、その後 会場 の情報を確認します。次に イベント予算 を計画・作成し、機材レンタル情報 を登録します。準備が整ったら、参加予定者に 登録フォーム を入力してもらい、そのデータは自動的に 登録者情報 に追加されます。最後に、すべての イベント収入 を記録してください。
企画しているイベントごとに、画面左側のエリアではイベント名や日付などのイベント情報を記録します。右側の「会場情報」には、会場シートから選択して入力できます。既存のリストに適切な会場がない場合は、新規に会場を追加することも可能です。
下部には 3 つの参照子テーブルがあり、それぞれこのイベントに関連する イベント予算、イベント収入、ゲストリスト を表示します。
イベント予算、イベント収入、登録者情報 にデータを追加すると、このイベントに紐づくレコードが自動的にこれらの子テーブルに反映されます。これにより、すべてのイベント情報を 1 か所で簡単に把握することができます。
このシートでは、会場に関するすべての情報を管理します。収容人数、電話番号、住所、周辺地図、利用料金などを記録できます。ここで作成したレコードは、予定表シート内のドロップダウンリストから選択できるようになります。
予算を設定し経費を記録するには、まずリンクされたイベント ID を選択し、その予算をイベントに関連付ける必要があります。現在の支出 と 現在の残額 フィールドには、それぞれ計算式が設定されています。
「現在の支出」フィールドは会場費、機材レンタル費、その他の費用を自動合計し、「現在の残額」フィールドは予算から支出を差し引いて残りの予算を算出します。
下部の 3 つのセクションは、それぞれ異なる費用を管理するために使用されます。
会場予約費用 セクションは、イベント ID に基づいて自動的に入力されます。機材レンタル費用 子テーブルはリンクと読み込みで設定されており、機材レンタル情報シートから機材 ID を選択すると自動的に費用が反映され、レンタル期間を入力すれば合計費用が計算されます。追加費用 子テーブルは手動で入力し、必要に応じて 内容 フィールドに項目を追加できます。
このシートは、レンタル機材に関する情報を記録するために使用します。機材名、レンタル料金、連絡先情報などのフィールドが用意されています。機材の写真をアップロードすることも可能です。
イベントの登録手順は以下のとおりです。
新しいデータを直接このシートに追加する場合は、イベント番号 をクリックし、登録したいイベントを検索します。
ドロップダウンリストからイベントを選択します。ここに表示されるイベントはすべて、予定表シートから読み込まれています。
次に、登録者番号 をクリックして、登録者情報を入力します。
初めて登録する場合は、右上の +新規作成 ボタンをクリックして、新しい個人プロフィールを作成します。
完了すると、登録者情報 シートに新しいレコードが作成されます。追加された個人情報は、自動的に登録フォームに反映されます。
登録日 フィールドにはデフォルト値が設定されており、データ作成日時が自動的に入力されます。すべての情報を確認したら、保存 をクリックして登録を完了してください！
このシートには、これまでにいずれかのイベントへ登録したすべての人のデータが集約されます。登録フォームで 登録者 ID を選択すると、その情報はこの「登録者情報」シートのレコードから参照されます。
このシートの E-mail フィールド にはゲストユーザー用 E-mail 検証が設定されており、シート保存時に Ragic が自動で検証用リンクを含むメールをこのアドレス宛に送信します。ユーザーがリンクをクリックすると、このレコードに戻り、編集などの操作を行うことができます。
下部の参照子テーブルには、その登録者がこれまで参加登録したイベントが一覧で表示されます。
イベント収入を記録するには、まず正しい イベント ID を選択する必要があります。そうすることで、データがイベントの参照用子テーブルに反映されます。
このシートには数式が設定されており、さまざまな収入タイプを自動的に合計してイベント全体の収入を算出します。
収入タイプごとにデータを手動入力できます。入力された値は、シート上部のイベント収入概要および予定表シート内のイベント収入参照子テーブルに合計値として反映されます。
ここまでテンプレートの使い方をご紹介しましたが、「自社のイベント運営フローは Ragic のイベント協調テンプレートと少し違うかもしれない」と気づいた方もいるかもしれません。
ご安心ください！Ragic のテンプレートはすべてカスタマイズ可能です。このテンプレートをベースに、自分のニーズに完全に合った新しいシートへと修正できます。ゼロから設計するよりも大幅に時間と手間を節約できます。
こちらから設計マニュアルをご覧ください。
貴重なご意見をありがとうございます！
