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¿Qué aprenderás?
El botón Convertir registros le permite copiar valores de campos de un registro de una hoja a otra, ahorrándole tiempo al evitar tener que volver a introducir los datos cuando dos hojas comparten contenido similar, aunque no idéntico. Algunos ejemplos de uso comunes incluyen la conversión de "Cotizaciones" a "Pedidos de venta", "Pedidos de venta" a "Albaranes" y "Solicitudes de compra" a "Pedidos de compra".
La función Convertir registros ofrece dos modos:
Supongamos que ya tenemos hojas de cálculo de "Cotizaciones" y "Pedidos de venta" en la base de datos, y que sus diseños son muy similares.
Formato de "Cotizaciones":
Formato "Orden de Ventas":
Cuando un cliente realiza un pedido, podemos usar el botón Convertir registros para convertir la hoja "Cotizaciones" en la hoja "Pedidos de venta", en lugar de volver a ingresar manualmente la información del cliente y los detalles del pedido. Navega al Modo de diseño de la página del formulario de la hoja "Presupuestos". Haz clic en Herramientas de formulario y selecciona Convertir registros.
Elige el modo que deseas utilizar. Si seleccionas Convertir registros: Generar borrador, ten en cuenta que algunos tipos de campos y casos de uso tienen limitaciones. Para obtener más detalles, consulte las sección limitaciones.
Selecciona la hoja a la que deseas convertir y mapea los campos.
Después de guardar la configuración, haz clic en el botón para ejecutar la conversión.
Los siguientes casos de uso avanzados se aplican a Convertir registros: Guardar directamente.
(1) Convertir solo una parte de los registros de la subtabla: Por ejemplo, si desea convertir un "Pedido de venta" en un "Albarán", pero no todos los productos del "Pedido de venta" requieren envío, puede agregar un campo para indicar si el producto requiere envío.
En este caso, puedes aplicar Criterios de filtrado de subtabla para convertir solo registros de subtabla que coincidan con la condición designada.
(2) Agrupe los registros y cree un nuevo registro para cada grupo durante la conversión: Por ejemplo, queremos convertir los registros de la subtabla a otra hoja, pero deseamos crear solo un nuevo registro para cada vendedor, y los demás datos asociados se completarían en la subtabla.
En este caso, puedes aplicar Criterios de agrupación de subtablas.
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