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R&R Industries 放棄不合身的 Salesforce,用 Ragic 告別工程延宕

作者:Fabio Kuo

R&R Industries 是美國佛州的一家老牌屋頂建築公司,負責大型商業建築屋頂建造和修繕,需要一套符合產業需求的系統來管理客戶資料、追蹤工程及修繕進度,但市面上卻找不到完全適合這類產業的系統。

他們曾投入超過美金 20 萬元買了 Salesforce 的方案,但花了大錢,卻發現即使這樣的知名軟體也不合用、要另外自行修改到合身更困難。

直到 R&R Industries 發現 Ragic 這樣的新一代資料庫工具,用 Ragic 快速建立資料庫雛形後,他們確定這是公司真正需要的資訊系統,不惜放棄 Salesforce 尚未到期的合約,直接切換到 Ragic。採用 Ragic 後,果然成功提高管理效率,從此再也沒發生過任何非外部因素的工程延宕。

R&R Industries 先前面臨怎樣的困境?

1. 傳統資料庫缺乏彈性,調整不易

不論是 Salesforce 這樣的套裝軟體,或傳統 IT 人員自行寫程式開發的資料庫,有需要時,要調整表單或系統邏輯都非常困難。不但需要為了一個小調整額外花時間和 IT 人員反覆討論細節,也可能需要另外付費。一項系統細節調整完成後,因公司商業 模式再度變動,又要再進行另一個調整,成本又因此再度增加。

2. 資料散落在各平台,難以整合

像 R&R Industries 這樣的工程專案公司,不同客戶常有不同的龐雜專案細節需要隨時追蹤進度、記錄狀況,客戶資訊、帳務紀錄也是重要的公司資料。

找到最適合的資料庫方案之前,R&R Industries 沒有一套完整的系統,這些不同類型的資料只能分別散落在 Salesforce、Excel、甚至紙本的筆記本或是便利貼上。這些資訊難以直接串接、整合,只能透過人工複製貼上或是打字輸入來統整,但這樣的步驟錯誤率極高而且沒有效率,有時花了好幾天搬遷資料後,發現有錯,又得全部從頭來過。

用 Ragic 量身打造自己的資料庫

嘗試過一堆不合身的軟體後,2018 年,R&R Industries 負責相關事宜的 Chris Heaven, Dave Howard 和 Angie Masini 找到了 Ragic,類似試算表的介面非常好上手,他們先是用 Ragic 做些專案摘要紀錄,接著發現 Ragic 的各種連結工具能讓他們把單點紀錄輕鬆轉化成立體且彼此相關的資訊系統。

單點連成線

舉例來說,原本每次都是手動登錄每項專案的摘要內容,承接同一個客戶不同專案時,就得重複 key 客戶資料,繁瑣又容易出錯。現在用 Ragic 將客戶資訊額外建立成一張「客戶」表單,用連結與載入功能讓專案紀錄直接從客戶表單點選帶出資料,這樣不僅登錄資料方便得多、分頭查看、維護也更有效率。

用 Ragic 追蹤管理專案的各面向之後,他們感覺到 Ragic 的高彈性、友善介面和豐富功能非常適合幫自己打造產業專屬的功能,逐漸把客戶關係管理、財務會計、人資、銷售等管理需求也都放在 Ragic 上。即使原本費用不低的 Salesforce 合約還在進行,他們仍然果斷放棄了 Salesforce,轉而投向 Ragic。

彈性符合所需

R&R Industries 認為,Ragic 的一大優點,就是不論是表單欄位、權限管理、公式規則、表單連結、自動化流程、甚至將資料內嵌到公司的官網或是和其他軟體串接,都可以靈活客製化。而當需要更改資料庫的設計時,只需要點擊進入表單的「設計模式」就能馬上調整,也不需要額外的費用。

此外,Ragic 的介面及設計邏輯非常直截了當,只要知道如何操作 Excel 表單就有辦法在幾個禮拜內自己創建一個完整的資料。省去了和 IT 人員溝通的時間以及額外的客製化設計費用,一切資料管理由自己完全掌握。

自動化流程:加速效率、工程不延宕

Ragic 資料庫內的系統管理者可以自行透過動作按鈕來建立表單流程,並由系統的自動化流程來處理資料,減少人為疏失的可能。

Ragic 的系統通知功能也提升了 R&R Industries 的專案溝通效率。過去由於工程專案在外進行,不同人員分散各地,得靠打電話、便利貼、信件來更新進度,不夠即時也容易遺漏。現在由 Ragic 表單來整合資訊、相關變動系統自動通知,既即時、也不再散亂,是 Chris 眼中團隊進度推動的一大功臣。

藉著這些功能,R&R Industries 得以輕鬆追蹤建案進度、有效管控流程,工程專案管理上最擔心的「工程延宕」 也大幅減少。現在,除了天氣因素造成的工程延期外,R&R Industries 手上再也沒有延遲的專案。

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分類: 案例故事, 工程地產

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