Centro de Aprendizaje
Centro de Aprendizaje
"¿Dónde está el micrófono portátil que Rachel usó por última vez para la transmisión en vivo?"
"¡Necesito el HDMI! ¿Dónde está el HDMI?"
"¿Dónde está la pizarra del último evento?"
En muchas organizaciones o equipos, es común compartir cosas como equipos electrónicos para reuniones, utilería para eventos y autos de empresa para ahorrar costos. Confiar en la memoria o simplemente preguntar funciona bien para equipos pequeños. Pero a medida que el equipo crece, llevar un registro de todo se vuelve complicado. La Plantilla de Gestión de Equipos facilita enormemente ver quién tiene qué, para que nada se pierda y todo esté contabilizado sin complicaciones.
Si no tienes una cuenta de Ragic, regístrate ahora y descarga la "Plantilla de Gestión de Equipos" (no se aplicará ningún cargo sin su consentimiento). Para los usuarios existentes, la plantilla se encuentra en la sección de Administración de nuestra Biblioteca de Plantillas.
¡Comencemos a configurar tu sistema de gestión de equipos!
Antes de usar la plantilla, asegúrate de registrar a todos los empleados en la hoja de usuario del sistema. En la hoja "Préstamo de equipo", los usuarios que puedan tomar prestado equipo se seleccionarán a sí mismos como quienes lo prestarán. Este paso es crucial para el seguimiento de la contabilidad de cada artículo.
Es importante tener en cuenta que, en la lista de equipos, cada registro representa un equipo. Por lo tanto, si tienes más de un producto del mismo tipo disponible para prestar, deberás crear varios registros, uno para cada equipo. Por ejemplo, si tienes dos pizarras blancas similares, debes tener dos registros, uno para cada pizarra.
¡Después de registrar todos los usuarios y todos los equipos, podemos empezar a utilizar la plantilla!
Cuando un colega necesita pedir prestado un equipo, puede agregar un nuevo registro en la hoja "Salida de equipo" haciendo clic en el botón rojo "+Nuevo".
La mayoría de los campos de esta hoja ya están enlazados a otras hojas para cargar automáticamente la información relevante. Por lo tanto, solo tendrán que completar los campos marcados en la imagen superior. Después de verificar los detalles, haz clic en el botón "Retirar" para completar el proceso. El sistema actualizará automáticamente el estado del equipo en la hoja "Equipo" a "No disponible" y completará el campo "Fecha de " con la hora actual.
Cuando un colega desee devolver un equipo prestado, puedes ir a su hoja "Salida de equipo" y hacer clic en el botón de acción "Devuelto".
Luego, el sistema actualizará automáticamente el estado del equipo a “Disponible” y completará el campo “Fecha de devolución” con la hora actual.
Si regresas a la hoja "Equipo", verás que el sistema ha resumido automáticamente el registro de préstamo en la subtabla "Historial de Préstamos".
Si un colega quiere reservar equipo, puede ver fácilmente la fecha estimada de devolución en la subtabla.
Este es el proceso completo para usar esta plantilla. Sorprendentemente sencillo, ¿verdad? Ahora, veamos algunos consejos avanzados para ayudarte a gestionar su equipo de forma más eficiente.
Vista Predeterminada: Encuentra Equipos no devuelto de un Vistazo
A medida que aumenta el número de registros de equipos, rastrear los artículos no devueltos puede volverse complicado. Para facilitarlo, usa la barra lateral izquierda para filtrar el campo "Estado" a "No disponible" y guardarlo como una vista compartida.
Luego, configúralo como la vista predeterminada, de modo que cada vez que abra la hoja, muestre automáticamente el equipo no devuelto.
La plantilla enviará automáticamente un recordatorio por correo electrónico un día antes de la "Fecha estimada de devolución" para avisar a los usuarios que su compra está a punto de vencer. También puedes enviar manualmente un recordatorio para animarlos a devolver el artículo.
La mayoría de los identificadores de equipo se componen de mayúsculas, minúsculas y números, lo cual resulta bastante tedioso al escribir manualmente el registro de la hoja de "Revisión de Equipo". Además, si el equipo es pesado o difícil de mover, no es práctico llevarlo al responsable para su registro. Una solución es crear un código de barras para la revisión de equipo:
Paso 1: Crea un código QR de préstamo con el campo Código QR en la hoja “Equipo”
Paso 2: Utiliza fórmulas en cadena para generar el código de barras para el préstamo
"https://ap12.ragic.com/VENDAeq/ragicadministration/10001?pfv2000031="+A2+"&new"
- https://ap12.ragic.com/VENDAeq/ragicadministration/10001? - Cambia esto a la URL de su Hoja de Salida de Equipo
- pfv2000031 - pfv significa valor predefinido. Cambie 2000031 por el ID de campo de tu ID de equipo en tu hoja de "Salida de Equipo".
Paso 3: Ejecuta recalculación de fórmula
Una vez completado, cada registro tendrá un código de barras de préstamo único:
Paso 4: Usa etiquetas para imprimir el código de barras y pegarlo en tu equipo.
Después de completar los pasos anteriores, puedes usar la cámara de tu teléfono o un escáner de código de barras para escanear el código QR. Accederás automáticamente a la hoja "Salida de equipo" con la información del equipo correspondiente ya completada. Simplemente introduzca la información del prestatario y haz clic en el botón "Prestar" para completar el proceso.
Cuando un colega quiera devolver un equipo, también puedes crear un código QR para agilizar el proceso. Aquí tienes el tutorial para hacerlo. Este código de barras se puede enviar al colega por correo electrónico. Así, al devolverlo, podrá localizar fácilmente la hoja de pago correspondiente.
Con Ragic, no solo puede gestionar el préstamo y la devolución de equipos, sino también el mantenimiento y las reparaciones. Juntas, estas plantillas ofrecen una gestión integral de equipos para su organización.
Si tienes alguna pregunta o sugerencia sobre esta plantilla, contáctenos en support@ragic.com.
