De Papeleo en Rampa a Seguridad en Tiempo Real: Cómo Siaca Transformó las Operaciones de Riesgo Aeroportuario Con Ragic

Siaca servicios ofrece múltiples servicios aeronáuticos especializados a las aerolíneas internacionales más importantes del mundo. Ya sea gestión de carga, atención a pasajeros, limpieza de aeronaves o servicios de rampa, el equipo de Siaca planifica y ejecuta todas las actividades necesarias para garantizar el éxito de las operaciones en tierra, garantizando la máxima seguridad y calidad operativa en el Aeropuerto Simón Bolívar.

Dado que las operaciones aeroportuarias pueden presentar riesgos de seguridad en cualquier momento, el equipo de Siaca ha diseñado un flujo de trabajo de gestión de riesgos que garantiza que incluso el riesgo más pequeño se reporte al personal correspondiente y se aborde adecuadamente.

Desafíos

Antes de digitalizar su flujo de trabajo, el equipo de gestión de riesgos de Siaca se enfrentaba a múltiples desafíos, como problemas climáticos, software complejo y posibles problemas de seguridad de los datos.

Desafío: Papel vs. Medio Ambiente

Imagina que estás investigando un riesgo de seguridad en el campo cuando de repente empieza a llover o te golpea una ráfaga de viento. En el peor de los casos, podrías encontrarte persiguiendo papeles por la rampa. Con tu tarea interrumpida, debes volver a la oficina, imprimir una nueva copia del reporte y salir para completar tu investigación de nuevo.

Debido a su ubicación geográfica, el equipo de Siaca a menudo se enfrenta a condiciones climáticas lluviosas mientras está en la rampa del aeropuerto. Accidentes o problemas de seguridad pueden surgir repentinamente, en cualquier momento y en cualquier lugar del aeropuerto, y los reportes de riesgo deben completarse en el momento para recopilar la mayor cantidad de datos con la mayor precisión posible.

Si bien el papel puede ser fácil de gestionar en un entorno de oficina, sin duda representa un desafío para el equipo de Siaca en su trabajo diario.

Desafío: Firma PDF

Al intentar digitalizar su flujo de trabajo, probaron una firma electrónica en PDF. Esto representó diferentes desafíos para algunos usuarios:

¿Dónde compartir el archivo PDF? ¿Dónde subirlo? ¿Cómo acceder a él? ¿Proceso de firma digital? ¿Hay una nueva versión? No es compatible con mi dispositivo.

Si bien las firmas PDF pueden ser suficientes para un proceso de firma de un solo usuario, pueden resultar problemáticas si un documento requiere firmas de varios usuarios y se debe acceder a él desde diferentes dispositivos. Además, este proceso también puede presentar vulnerabilidades de seguridad.

Antes de adoptar Ragic:

"Teníamos una base de datos en Excel. Más tarde, probamos una herramienta de aviación, pero era compleja y difícil de usar. Tuvimos algunas reuniones. Pero el flujo de trabajo era tan amplio que era difícil de implementar. Era difícil. Queríamos buscar una opción con la que pudiéramos trabajar fácilmente". -Iván Márquez.

Optimizando el Proceso de Gestión de Riesgos con Ragic

“Actualmente, el sistema cuenta con una opción de reporte donde la persona en su estación de trabajo detecta algo y puede anotarlo, enviárnoslo, y esa información nos llega y la analizamos. El personal puede reportarlo en el sistema para que lo monitoreemos, o podemos ir al lugar de trabajo e identificarlo.

Luego, el departamento responsable puede tomar medidas, definimos acciones y luego se realiza un seguimiento para finalizar o monitorear las actividades planificadas, para evitar que esto vuelva a suceder.” – Iván Márquez

Flujo de Trabajo de Gestión de Riesgos

Reporte de Seguridad Operacional

La versión móvil de Ragic permite a los usuarios acceder fácilmente a la base de datos e informar cualquier incidente que puedan encontrar durante su turno.

Con sus teléfonos inteligentes, los usuarios pueden escanear un código QR para acceder al reporte de seguridad operativa, completar los detalles de los incidentes que observen en su área de trabajo y enviarlo para su revisión. Esto garantiza que incluso el menor problema de seguridad se comunique al equipo de gestión de riesgos para que puedan evaluar con precisión cada reporte y tomar las medidas necesarias.

Cada reporte incluye detalles generales como la fecha, la ubicación, la descripción de los incidentes, el departamento y los daños a la aeronave o las lesiones reportadas si el accidente ya ocurrió. Los usuarios pueden agregar imágenes fácilmente a su reporte abriendo su cámara desde el campo de carga de imágenes del formulario.

El equipo de gestión de riesgos ya ha clasificado todos los tipos de reportes, lo que facilita a los usuarios la selección en los menús desplegables y agiliza el proceso de selección.

"Creo que la opción móvil es una excelente ventaja para nuestra área, ya que hay actividades que se realizan en terreno, directamente en el área operativa donde se encuentra la aeronave. Y ahí es donde se puede sacar el máximo provecho, más allá de estar sentado frente a una computadora en un escritorio".

Reporte de Seguridad Operacional (Interno)

El equipo de gestión de riesgos revisa el reporte en una versión más detallada de la Hoja de Reporte de Seguridad Operacional. Aquí es donde pueden validarlo, asignar responsabilidades y notificar al personal correspondiente.

Con el botón de acción "Convertir Registros", pueden convertir el reporte de riesgos en una evaluación y mitigación de riesgos, para que el equipo responsable pueda iniciar una evaluación exhaustiva de riesgos.

Evaluación y Mitigación de Riesgos

La hoja de mitigación de riesgos incluye todos los detalles del reporte de riesgos y utiliza una subtabla para enumerar a los participantes asignados que evaluarán y determinarán el impacto general de los problemas de seguridad o accidentes reportados.

En una subtabla, el equipo detalla los peligros identificados, las consecuencias, la gravedad, las medidas actuales y las acciones tomadas.

Mediante un botón de acción, pueden crear registros en la hoja "Acciones tomadas" para agregar más detalles a cada acción y aprobarlas individualmente.

Todas las acciones están enlazadas a su ERM correspondiente. Todas las acciones se pueden visualizar con una subtabla de referencia que actualizará automáticamente los detalles de cada acción necesaria para completar la Evaluación y Mitigación de Riesgos de un reporte de riesgos.

Cada acción se enviará al equipo de Gestión de Riesgos para su aprobación.

El flujo de aprobación ya no requiere traer un documento físico para que alguien lo firme. Los equipos no siempre están en el mismo lugar, pero ahora pueden aprobar fácilmente en el sistema. Este proceso de aprobación es más eficiente y fácil de usar.

Acciones Tomadas

En esta hoja, cada registro de "Acción" está vinculado a un ID de Evaluación y Mitigación de Riesgos. Incluye los detalles del peligro, el personal designado y el estado, así como el proceso de la acción.

El personal designado debe cargar evidencia de las acciones tomadas e indicar si se requiere seguimiento. Después de completar los detalles, la acción debe enviarse para su aprobación.

Con el botón Actualizar valores, pueden actualizar el estado de cada acción completada. Estos cambios se reflejarán automáticamente en la Evaluación y Mitigación de Riesgos correspondiente.

Impacto de Ragic

El equipo de Siaca ha evolucionado desde la gestión de archivos PDF, impresión de formularios y reuniones con equipos de diferentes áreas para revisar e inspeccionar las operaciones, hasta el acceso sencillo a Ragic con ID de usuario para agregar planes de acción o comentarios. Esto ha hecho que la comunicación en equipo sea más fluida y dinámica.

Los procesos que antes requerían la introducción manual de información personal de los miembros ahora se completan fácilmente con un solo clic y solo requieren la firma de los miembros. Esto reduce significativamente el tiempo dedicado a cada actividad.

Además, el equipo trabaja desde múltiples áreas, y la versión móvil de Ragic les permite acceder a la base de datos desde cualquier lugar, lo que aumenta la eficiencia general del equipo.