銷售訂單（SO）是客戶下單後，由賣方建立的正式紀錄或文件。內容通常包含客戶購買的商品或服務、數量、價格、交貨條件、付款條件以及其他交易條款。銷售訂單會啟動後續的銷售流程，例如出貨、開立發票，以及更新庫存等相關作業。
報價單是在客戶正式下單前，由賣方提供的交易提案。內容會列出商品或服務的價格、數量與交易條款，但通常不具法律約束力。報價單屬於銷售前的流程，主要供客戶評估與協商使用。
銷售訂單則是在客戶同意進行購買並確認報價單上的條件後建立的，通常會啟動後續的銷售流程。
銷售訂單是在商品或服務尚未交付前建立的文件，通常用於公司內部來啟動備貨、服務、出貨或生產等作業。
發票則是在商品或服務交付後，或到了約定的請款時點寄送給客戶，主要用於請款，內容通常包含應付金額、稅額與付款期限等資訊。
當客戶接受報價後，賣方會建立銷售訂單，並安排進貨或生產排程。接著依約定交付商品或提供服務。完成交付後，賣方會依據銷售訂單與交付內容開立發票，客戶再依發票付款，訂單即告完成。在某些情況下，賣方在收到款項後，也可能提供正式收據給客戶。
許多現代資訊系統能自動化銷售訂單流程，例如將報價單自動轉換為銷售訂單，減少人工輸入造成的錯誤。系統可取得即時庫存狀況、觸發自動化流程（如產生出貨單或發票），並提供儀表板方便追蹤訂單和分析銷售數據。
將訂單管理系統與會計、倉儲及 CRM 模組整合，能進一步提升企業整體營運和效率。
