請購單是員工代表公司提出購買商品或服務申請的內部文件，用於請求組織內部的採購批准。請購單通常透過標準化表單提交，並在實際採購前由主管、財務部門或採購人員審核。與採購單不同，請購單不會發送給供應商，而是僅用於企業內部的採購授權流程。
在標準的採購流程中，請購單通常是員工或部門辨識出需求後的第一個正式步驟。提交請購單後，會先由主管與財務部門審核，接著轉交採購部門進行審查並選擇供應商。當供應商確定後，採購單才會發送給供應商，之後商品或服務交付、供應商開立發票，企業再依流程完成付款。
請購單這個步驟主要是為了確保在正式動用資金之前，所有採購需求都經過規劃與合理評估，並符合公司的預算控管。
企業導入請購單，主要是為了控制支出、落實預算控管、避免未經授權的採購、保留完整的財務紀錄以備稽核、標準化採購流程，並提升預測與報表分析能力。對於大型組織而言，請購單尤其重要，因為若缺乏完善的流程，財務監督往往會變得更加困難。
對於規模較小的企業而言，當團隊人數不多、溝通直接、採購量不高、多階簽核可能會拖慢營運的情況下，有些公司會跳過正式的請購單流程，改以非正式的核准方式，或透過簡單的費用追蹤機制來管理採購。不過，隨著企業規模擴大，將請購單納入正式的採購流程通常會變得更加必要。
簡單來說，請購單是企業內部啟動採購的工具，而採購單才是正式向供應商下單的文件。
請購單通常包含：
這些資訊有助於決策者評估採購的必要性、成本，以及是否符合公司政策。
在 ERP、採購或工作流程系統中，請購單通常已數位化與自動化。常見的系統功能包括整合簽核流程（例如依規則或金額限制自動分派簽核）、簽核前的預算驗證、供應商資料庫整合、稽核軌跡與變更紀錄、通知與提醒。
數位請購單可減少人工紙本作業，降低人為錯誤，並提升跨部門資訊的可視性。
