採購單（PO）是買方發給賣方，用來請求購買商品或服務的文件。它通常是依據已簽核的請購單來建立，包含商品描述、數量、價格、交貨日期、付款條件以及運送說明等細節。
請購單是員工或部門提出購買申請的內部文件，通常需要該員工的主管和採購部門簽核。
採購單則是買方向賣方下訂單所發出的訂單文件，通常是依據已簽核的請購單來建立。
採購流程通常開始於員工或部門提交請購單。在直屬主管簽核後，請購單通常會送至採購部門進行審核和簽核。一旦簽核，採購部門便會建立一張採購單，並將之送至選定的供應商。這個階段可能會進行議價並取得多份報價單。一旦雙方確認條件和價格後，供應商交付商品或服務，並開立採購單號對應的發票。接下來會計部門會核對採購單與收到的貨物和發票，確認無誤後付款給供應商。
資訊系統可以整合請購單和簽核流程，有效減少紙本作業和人為錯誤。當請購單簽核後，系統可以自動從請購單生成採購單，維持供應商的目錄和價格資訊，並和庫存和會計系統整合。系統也能追蹤交貨進度、核對發票，並減少簽核延誤。而且它能企業即時掌握支出狀況，讓他們對採購流程保有控制和可視性。
