在使用 ERP、資訊系統，或者是在電商平台上架物品時，系統通常都會要求我們給商品、物品編上一個「號碼」，例如「貨號」、「物料編號」和「商品編號」，這個過程也就是所謂的「編碼」。
為什麼需要為商品「編碼」呢？
舉例來說，不同品牌的原子筆筆芯，在適用型號、實際的顏色、粗細上都有各種差異，但統一登記成「原子筆筆芯」的話根本就無法辨識，因此我們才需要配發「身分證字號」，也就是物品的編號，把這些物品給區分開。
為了達到有效區分物品的目的，要注意公司內一定要有一個統一、屬於整間公司的編碼方式。不要直接沿用外部的其他編碼，例如供應商的貨號，以避免不同供應商剛好使用了同一個編號，而在你的系統上出現重複問題。
另一個可能性是，公司內每個部門都各自為政，這也可能導致同一個編號在不同的部門中，分別代表不同的物品。
因此，建議所有來自外部的物料、商品都必須在組織內藉由跨部門、聯合協調的方式重新編碼，以避免號碼互相衝突。你也可以藉由資訊系統裡的「不可重複」設定，或是 Excel 的資料驗證功能，讓系統能夠在第一時間提醒，避免重複。
如果你不確定應該怎麼開始編碼的話，可以在這裡看看我們提供的製造業、零售業以及工程專案業的編碼範例。
對於製造業來說，由於系統內可能會有極大量的資料，因此我們建議先從物品的型態開始分類，例如在第一層就直接篩選出「物料」，之後再依照物品的物理性質與用途分類，就能更有效率地找到需要的物品了：
而零售業則建議用商品本身的分類來一層一層篩選，例如先篩選品牌，再依序選擇類型、屬性（材質或顏色），找到自己需要的商品：
工程專案類的編碼則可以做得較簡易，直接根據施作的日期作為分類的標準，就可以用最有效率的方式篩選出需要的資料：
編碼時還有哪些隱藏地雷、我們建議用什麼方式來編碼呢？歡迎你點進下面的延伸閱讀，看看我們整理出的編碼 5 大原則，讓你設計好用好讀的編碼！
