盤點就是核對庫存的實際數量的過程,之所以需要盤點,是因為企業在運作一段時間之後,庫存系統上顯示的數量(電腦帳)通常很難避免與實際庫存數量產生落差。因此,盤點就是透過人力的方式,一個一個點貨,確認、修正兩者之間落差,將電腦帳調整回實際情況的方法。
在進行盤點後,如果實際的庫存數量比電腦上記錄的量還要多,就叫做「盤盈」;相反地,如果實際庫存比電腦上少,那就叫做「盤虧」。
出現盤盈的情況通常是供應商送來時就有多給,或者是出貨時少給客人,雖然資產比起原先預期是增加的,但這通常代表作業流程有漏洞,甚至可能發生商譽問題,需要特別注意。
盤虧則通常是報廢時未正確登記、在倉庫中被偷竊、出貨時多給客人等等,在會計上會被記為公司的損失。
根據公司規模與人力,企業通常會採用這兩種方式進行盤點。
定期盤點是整間公司選定一個特定的日期,例如年底、月底時,全面暫停當天的進出貨作業,所有員工都參與倉庫盤點。它的優點在於能夠在特定時間點更新庫存數量,取得完整、沒有缺漏的資產報表,會計結算時最準確。不過因為它的工作量大,通常當天就無法處理其它業務,同時如果員工數量不夠,也可能造成反效果,因為疲勞而產生進一步的錯誤。
循環盤點則是將商品根據熱門程度、貨品價值等方式分批,每段時間都盤點一小部分——例如高價值物品每週盤一次;低價值物品每季盤一次。它的優點在於對營運的影響更小,同時庫存也能隨時都處於高準確度的狀態,即時發現問題。但它需要時常進行盤點作業,對系統與員工的紀律性要求更高。
有些公司會擔心員工在盤點時,只是照抄盤點單上寫的電腦帳數量,直接填入實際數量,而沒有實際一個一個點貨,為此,進階的盤點單通常會隱藏電腦帳的數量,這種盤點單就稱為「盲盤」,它要求員工必須實際數完、填上數字,才能讓系統與主管比對。