資訊系統(IS)通常指的是能自動收集、整理、分析並傳遞資料的軟體,讓使用者能獲取準確的資訊、簡化工作流程並提升生產力。它的目的是支援決策、控制、分析,以及整體業務運作。
資訊系統通常由以下核心要素構成:
1. 硬體 — 例如電腦、伺服器及網路設備等實體裝置
2. 軟體 — 用來處理資料並完成各項任務的程式與應用
3. 資料 — 被儲存、整理與分析的原始資訊與數據
4. 人員 — 操作、管理、維護系統,並利用系統做決策的使用者
5. 流程 — 定義資料如何被收集與使用的規則、工作流程及方法
這些要素相互協作,確保資訊能在組織內順暢流動。
資訊系統有很多不同形式,例如:企業資源規劃(ERP)、客戶關係管理(CRM)、庫存管理、訂單管理、人力資源管理(HRM)、線上預約系統等等。
資訊系統能自動化重複流程,減少人工操作並降低人為錯誤。它們能串起各部門的工作流程,提高組織運作效率,因此它們能提供準確、即時的資料,支援規劃、預測及其他以資料驅動的決策。此外,團隊和部門間的即時資訊分享可促進有效溝通、協作與遠端存取,對有遠端員工或外勤團隊的公司特別有幫助。
從消費者角度來說,我們用來買電影票、預約牙醫、報名課程或購買生活用品的系統,都靠資訊系統運作。
從企業角度來說,我們用來管理訂單、付款、庫存、倉儲、排程會議以及處理客戶資料的系統,也都是建立在資訊系統之上。