資料庫是一系列經過結構化整理的資料，通常由多個關聯的工作表、表單組成。它能支援資料之間的關係、查詢、更新，也能控制使用者權限。資料庫透過將資料集中化，協助企業擺脫零散、不相關的試算表，以達到更高的效率和資料一致性。
1. 結構：資料庫具有定義好相互連接關係的表單，而試算表是分散、扁平的，通常缺乏關聯結構。
2. 擴展性：資料庫是專為高效處理大量複雜資料而設計，即使是數百萬筆記錄也不成問題。試算表則會隨著資料量增長而變慢。
3. 資料完整性：資料庫可以透過規則的制定、減少手動編碼和複製貼上，進一步防止錯誤和資料重複，確保資料更準確和一致。
4. 自動化與查詢：資料庫可以橫跨多張表單進行複雜的查詢、計算和自動化工作流程，而試算表通常依賴手動觸發公式。
5. 團隊協作：資料庫允許系統管理員根據使用者在組織內的角色，設定複雜的存取權限。例如：人資可以存取並查看完整的員工背景和薪酬資訊，但一般業務可能只能存取其他員工的聯絡資訊。
像 Microsoft Excel 這類試算表工具，非常適合快速分析、中小規模的資料輸入、個人的資料追蹤和一次性專案。而資料庫是用來處理更大規模、有結構且相互連接的資料集，並且為了配合團隊協作需求，通常都具有適合多使用者的環境與相關功能設計。
資料庫能夠將資料儲存在不同的表單中，並將它們連結起來，從而實現更強大的組織、篩選、報告和分析功能。
例如，一張表單可能儲存像是姓名、聯絡方式、地址等客戶資訊，而另一張表單可能是用來儲存訂購項目、訂購金額等資訊的銷售訂單表。資料庫可以將這些表單連結起來，讓使用者建立銷售訂單時，能自動選取並填入客戶資訊。此外，你也可以反過來，直接在客戶表單裡查詢一名客戶名下所有訂單，不用手動查閱、組織資料。
