承認フローの使用

データ承認

説明：外部ユーザーが承認プロセスを始められない（承認されるレコードを提出できない）。 ただし、外部ユーザーが承認プロセスに含まれる場合、そのユーザーは承認を拒否または同意することができます。データベースに追加されていないユーザーやログインしていない訪問者は、承認プロセスを開始できず、承認プロセスに追加することもできません。 ただし、承認者としてメールフィールドを指定することで、承認プロセスに追加することができます。

システム管理者がこのフォームに承認プロセスを設定している場合、レコードを追加して保存すると、レコードの右下にそのプロセスが表示されます。

左側が承認者の職名、右側が承認者です。 承認者が選択肢ボックスに表示されている場合は、その中からユーザーを選択する必要があります。

承認を始めるをクリックすると、承認プロセスが開始されます。 承認のステータスが承認待ちに変わり、承認者に通知メールが送られます。

承認者に再度通知する必要がある場合は、承認者の名前の横にあるメールアイコンをクリックして、通知メールをもう一度送信することができます。

通知される承認者は、このレコードを直接クリックして同意することができます（設定で拒否が許可されている場合のみ、拒否のオプションが表示されます）

または、届いた通知メールから「同意する」（拒否する）をクリックするだけでもOKです。

この承認プロセスに高度な本人確認が設定されている場合は、本人確認のために再度パスワードの入力が必要です。

承認の順序は上から下へと進み、最初の承認者が同意した後に、システムは2番目の承認者にメールを送り、その後に続きます。

承認者が承認するとステータスが更新され、承認を始めたユーザーにも通知されます。

連続承認

同じ承認者が連続の承認階層にいる場合、デフォルトで連続承認がチェックされ、1回同意すると自分に所属の全階層に同意になります 。必要があれば、この機能もキャンセルできます。

一括承認

リストページで複数の「開始済み承認」に同意または拒否したい場合は、一括承認機能を参照してください。

承認をキャンセル

承認プロセスが開始されると、デフォルトでは、承認を開始した人またはシステム管理者のみがキャンセルでき、承認が完了すると、システム管理者のみがキャンセルできます。

他のユーザーにも「承認をキャンセル」を開放したい場合は、システム管理者に連絡し、機能権限設定から調整してください。

また、システム管理者がフォームに「承認完成後、自動的にアクションボタンを実行する」を設定している場合、承認処理完了後にキャンセルすることはできません。

代理承認

システム管理者が代理承認者を設定している場合、お客様の承認が必要なレコードに代理人が入ると、代理人もレコードに承認する権限を持ち、承認の流れで代理承認のボタン（異なる色で表示）が表示されます。

また、代理人が承認した後、代理人による承認処理が完成したと表示されます。

あなたが仕事を離れている場合、レコードの承認が必要な場合は、承認プロセスを支援する代理人を指名することができます。

承認ステップを追加

また、自分が承認する際に、他の承認ステップを追加するも可能です。 承認の右端にある「＋」ボタンをクリックするだけで、追加方法を選択することができます。 以下のオプションが用意されています：

前のステップに追加：現在の承認段階の前に新しい承認者を追加し、現在の承認を一時停止する。

同じステップに追加：現在の承認段階に新しい承認者を追加

後ろにステップに追加：現在の承認段階の後に新しい承認者を追加