ラーニング センター
ラーニング センター
会社にとって最も欠かせない部署はどこかと聞かれれば、多くの人は人事部や総務部と答えるでしょう。ところが、デジタル化の波の中で、これらの部署は往々にして後回しにされがちです。実際、Ragic がこれまで対応してきた多くの企業ユーザーは、PSI プロセスや CRM、財務システムのデジタル化を優先的に進めていました。
しかし、総務の業務に関しては依然として紙を回覧し、物理的な署名に頼っているケースが少なくありません。書類を行ったり来たりさせる煩雑な承認プロセスこそが、総務部門の非効率の大きな要因となっています。
この状況を改善するため、Ragic の無料テンプレートには総務業務のニュアンスをあらかじめ組み込んだシートを用意しており、総務部門がスムーズにデジタル化へ移行できるよう支援します。
特に第一歩として、Ragic は「事務用品の調達プロセス」をシンプルにしました。調達といえば、複雑な申請や購入の流れ、さらには在庫システムへの面倒な入力作業が思い浮かぶでしょう。こうした業務は小規模な総務部門にとっては大きな負担であり（また企業が専用ソフトを導入するほどの優先度が与えられることも少ない）、長年放置されがちでした。そこで Ragic では、簡単に使える 事務用品管理テンプレート を用意し、総務部門が効率的にデジタル化へ踏み出せるようにしています。
まだ Ragic アカウントをお持ちでない方は、こちらから登録してテンプレートをダウンロードしてください。（Ragic はお客様の許可なしに料金を請求することはありませんのでご安心ください。）
すでにアカウントをお持ちの方は、スタートタブの「テンプレートをインストール」から 事務用品管理 テンプレートを「管理」カテゴリ内でダウンロードできます。
それでは、シンプルで便利な事務用品管理テンプレートをご紹介しましょう！
テンプレートを使用する前に、すべての文具や申請可能な備品の在庫をリストアップし、システムに一つずつ入力します。ブランド名や仕様を記録したい場合は「仕様説明」フィールドに入力できます。必要に応じて写真をアップロードし、品目の識別に役立てることも可能です。
リマインダー：
よく購入・申請される備品が在庫切れの場合でも、「事務用品 - 在庫」シートに登録し、システム上の「在庫」フィールドをゼロに設定しておきましょう。今後、同僚が申請フォームを記入する際に、選択肢として表示されるようになります。
備品リストを作成したら、同僚を内部ユーザーとして追加し、シートを閲覧・利用できるようにします。新しいユーザーを追加しても追加料金は発生しません（ただしデータベースが有料プランの場合を除く）。仮に料金が発生する場合でも、実際に支払いが行われる前に必ずシステムから通知があるので安心です。ユーザー追加の方法についてはこちらの記事をご覧ください。
「事務用品 - 申請フォーム」シートで通知設定をクリックし、 「新しいレコードが作成されたときに通知する」をチェックします。
在庫登録とユーザー追加が完了したら、事務用品管理テンプレートはすぐにオンラインで利用可能です！そうです、そのまま URL を必要な同僚に送信すれば、もうあなたのシステムはオンライン化完了です！
同僚が事務用品を必要とする場合は、オンラインで事務用品申請フォームに記入してもらいます。
記入が終わり「保存」をクリックすると、管理者にメール通知が届きます。
申請フォームの通知を受け取ったら、まず在庫が十分にあるかどうかを確認してください（数量フィールドにカーソルを合わせると、右側に在庫数が表示されます）。在庫が十分であれば、そのまま同僚に取りに来てもらい、「受領数量（Received Qty）」と「受領者（Received By）」のフィールドに記入してもらいます。もし全量を供給できない場合は、「備考（Remark）」欄にその旨を記録しておきましょう。
リマインダー：
誤ってボタンをクリックしてしまった場合でも、「在庫を逆更新（Reverse Update Stock）」ボタンをクリックすれば数量を元に戻すことができます！
同僚が在庫数を超えて事務用品を申請した場合には、発注書を作成する必要があります。
リマインダー：
もし誤ってボタンをクリックしてしまった場合でも、「在庫を逆更新（Reverse Update Stock）」ボタンを押すことで、元の数量に戻すことができます。
もし同僚が「面白い」ものを事務用品リストに追加してしまう場合はどうすればいいでしょうか？
そんな時は「グローバルアクセス権限パネル」に移動し、「事務用品 - 在庫」シートのアクセス権限を変更することで、同僚が誤った場所で創造力を発揮してしまうのを防ぐことができます。
貴重なご意見をありがとうございます！
