名片建檔助理：AI Agent 自动识别名片，从单张建檔、批次识别到 CRM 集成

参加展会或拜访客户时，常常会收到不少名片。但回到公司后，如果没有及时整理，名片可能就留在皮夹里，或散落在桌上的某个角落。等到想联系对方，才发现得花时间找出那张名片；如果其他同仁也需要联络信息，还得再向持有名片的人询问。

为了方便后续查找联络人信息，不少团队会将名片上的信息手动整理到一张联络人或 CRM 表单。不过，一张一张查看名片，再输入姓名、职称、电话等字段，不只重复又花时间，也可能在手动输入时发生错误。

这时可以使用 Ragic 的“AI 名片建檔助理”范本：只要拍照或上载名片，AI Agent 就会识别名片内容，自动将联络人信息填入表单。

如何使用 AI Agent 范本？

如果你还没有 Ragic 帐号，请先完成登记。登记后即可先使用免费版；若想更完整体验与测试功能，也可以申请 30 天专业版免费试用，且不需要输入信用卡信息。在获取你的同意前，Ragic 不会要求支付任何使用费用，请放心体验。更多方案与费用说明，请参阅价目表。

登录后，点击右上角的 图符打开 AI 窗口，再点击 AI Agent。

在开始使用 AI Agent 前，请先了解以下几点：

1. AI Agent 运行时会消耗 AI 额度，消耗量会依任务复杂程度与选择的模型而有所不同。
2. 每个数据库每月都会提供免费 AI 额度供测试使用，不同版本的额度机制有所不同：付费版会依版本与使用人数提供免费额度；试用版提供固定 AI 额度供体验使用，不会依版本或使用人数而有所不同；免费版也提供基本额度供测试使用。你可以先使用免费额度体验与测试功能，再依需求决定是否升级方案或购买额度。
3. 当免费额度用尽后，系统不会自动额外收费，而是暂停 AI 功能。若需要继续使用，付费版可依需求另外购买 AI 额度（AI 额度以美金计算）；试用版无法另外购买额度；免费版则可等待下个月额度补充后再继续使用。请放心，只有在你主动升级方案或购买额度后才会生成费用，不会发生意外扣款的情况。
4. 你可以查看过去 30 天各 Agent 的使用量报表，包含调用次数、使用费用等信息，方便了解 AI 额度的使用情况，并依需求随时调整 Agent 设置。

详细说明请参阅这篇文章。

套用 AI 名片建檔助理范本

在新增 AI Agent 的页面中，可以在上方找到 AI 名片建檔助理范本并套用。

你可以依目前的数据库状况，选择以下两种套用方式：

方法一：直接使用范本表单

如果你的数据库是全新的，或尚未创建 CRM 或管理客户数据的表单，建议直接使用范本提供的表单。

保存范本后，系统会自动安装相关表单与设置。你可以直接使用范本中的字段与流程进行测试，不需要自行重新设计表单，也能更快速理解 AI Agent 的运作方式。

方法二：套用到自己的表单

如果你已经创建 CRM 或客户数据管理表单，或已有既有管理流程，则可选择将 AI Agent 套用到自己创建的表单中。

这种方式较适合已经有客户数据管理流程的团队，可以直接集成进既有系统，不需要重新创建表单。不过，套用到自己的表单后，需要依实际需求调整 Agent 范本规则与设置，详细说明请参阅此章节。

使用范本表单自动识别名片内容

使用范本表单时，只要在“名片上载”字段上载要建檔的名片图片，并保存数据。约等待 10 至 20 秒后，AI Agent 就会识别名片内容，将公司名称、联络人姓名、职称、部门及联络信息等填入对应字段。

识别完成后，可以先对照名片确认数据，再补上“内部纪录”区块的信息。例如，指定负责管理这位联络人的同仁、在联系后更新“上次联络日期”，或将联络人的喜好及其他往来细节记在“备注”字段，方便后续跟进。

外出时，也能用 Ragic App 拍照建檔

如果是在展会或拜访客户时收到名片，也可以直接透过 Ragic App 建檔。打开“联络人名片管理”表单并新增一笔数据，在“名片上载”字段点击拍摄单击钮，拍下名片并保存后，AI Agent 就会识别内容，填入对应字段。

如何依需求调整 Agent 范本？

我们提供的范本只是起点。你可以依自己的名片管理流程调整 AI 指令、识别规则与触发条件，让 AI Agent 将名片信息填入实际使用的表单字段。

扩展变化 1：批次名片识别

如果一次收到很多名片，一张一张上载、保存并等待识别，可能需要重复操作好几次。如果想要省时，一次大量识别多张名片，你也可以另外创建一张“批次名片识别”表单，一次上载多张名片照片，或上载一张包含多张名片的照片，让 AI Agent 集中处理。

以下演示如何搭配原本的“联络人名片管理”表单，将识别结果显示在批次表单的参照子表格中。识别后的联络人数据也能在原表单中查看与管理。

1. 先停用“联络人名片管理”表单原有的单张名片识别 Agent，避免后续批次建檔时再次触发识别。

2. 创建一张“批次名片识别”表单，并新增识别编号、识别日期、上载名片字段，其中上载名片字段设置为图片上载字段，而识别编号字段设置为自动生成字段。

3. 在“联络人名片管理”表单上，新增一个“识别编号”字段。

透过“表单工具 → 链接与加载”，将这个字段链接到“批次名片识别”表单的“识别编号”，并保存表单设置。这个链接用来标记每位联络人属于哪一批识别结果。

4. 上述的设置完成后，回到“批次名片识别”表单中，选择“表单工具 → 显示从其他表单的链接”，将“联络人名片管理”上的字段拖曳到表单中，创建参照子表格。

选择要显示的字段，例如联络人编号、姓名、公司、部门、职称、电话、手机、传真、E-mail、地址及名片上载，依需要调整顺序，再点击“插入子表格”。（这个演示先不加入“联络人负责人”“上次联络日期”及“备注”等内部管理字段，让画面集中显示识别结果。）

子表格加入完成后，会像以下这样的样子：

5. 接着，新增一个类型为在数据上点击动作单击钮的 Agent，将触发表单与查询、写入数据的表单都设为“批次名片识别”。这样上载照片并保存后，就可以透过动作单击钮运行识别。

AI 指令可以沿用原本“AI 名片建檔助理”的语言与大小写规则，再加入名片数量判断、图片处理及各张名片信息不得混合等批次规则。你也可以直接拷贝以下指令：

当“上载名片”字段有数据时，请逐张分析“上载名片”字段中的所有图片，并依照以下规则处理：

一、判断名片数量

请先判断每张图片中包含几张彼此独立的名片。
每一张实体名片都代表一位独立联络人，必须创建一笔独立的子表格数据。
如果“上载名片”字段中上载多张图片，且每张图片只有一张名片，则一张图片对应一笔子表格数据。
如果单张图片中同时包含多张名片，请识别图片中的每一张名片，并依照名片数量创建对应笔数的子表格数据。例如，一张图片中包含 5 张名片，请创建 5 笔子表格数据。
如果同时上载多张图片，而部分图片中又包含多张名片，最终创建的子表格数据笔数应等于所有图片中识别出的“实体名片总数”。

二、名片图片处理

如果来源图片中只有一张名片，请将该图片更新到对应子表格数据的“名片上载”字段。

如果来源图片中包含多张名片，由于无法将图片中的各张名片分别裁切，因此不需填写这些子表格数据的“名片上载”字段，直接识别各张名片内容即可。

三、名片内容识别

请将每一张名片视为完全独立的数据来源，分别识别各张名片图片的内容，抽取公司名称、联络人姓名、职称、部门、电话、手机、传真、电邮邮箱及地址，并将各项信息填入子表格中对应的字段。

请保留名片上使用的源语言及字系统，不要自行翻译或转写。若同一项信息在名片上同时以多种语言或字呈现，请优先填入符合目前语言设置的版本。例如，目前语言设置为日文时，联络人姓名应优先填入日文姓名，而不是其英文拼音。若名片上没有符合目前语言设置的版本，则填入名片上主要使用或最显着呈现的版本。

**拉丁字母字的格式规则：** 名片有时会基于页面布局，将公司名称、联络人姓名等字全部以大写呈现。若使用拉丁字母书写的字全部或大部分为大写，请在填入字段前，依照该字源语言的自然书写方式调整大小写。例如：“JOHN SMITH”应填为“John Smith”；“ABC TECHNOLOGY CO., LTD.”应填为“ABC Technology Co., Ltd.”。

请勿只是将所有字母直接改成小写，并应保留下列格式：

- 依惯例以大写呈现的缩写及首字母缩略词，例如 IBM、LLC、VP、CEO、HR、IT
- 依惯例使用特定大小写格式的公司组织形式缩写，例如 Co., Ltd.、LLC
- 依惯例使用全大写或特殊大小写格式的专有名词及品牌名称，例如 3M、BMW
- 原本已正确使用大小写的字；仅调整全部或大部分为大写的内容
- 重音符号、附加符号、标点符号，以及各语言特有的字符

上述大小写调整仅适用于公司名称、联络人姓名、职称、部门及地址字段。请勿更改电话、手机、传真及电邮邮箱的内容；电邮邮箱应完整保留抽取时的源大小写格式。

四、不同名片的信息不得混合

这是最重要的规则：

每一笔子表格数据只能使用同一张名片上的信息。
不可将名片 A 的姓名与名片 B 的 Email、电话、公司、职称或其他信息填入同一笔数据。
识别一张名片时，只能使用该张名片实际显示的信息，不得参阅图片中其他名片的内容补充缺漏。
如果无法确定某项信息属于哪一张名片，请留空，不得推入测或使用其他名片的信息。
完成一张名片的所有字段识别后，再处理下一张名片。

不可填写上述字段以外的其他字段。

保存 Agent 设置后，表单下方会新增对应的动作单击钮。本例的单击钮名称为“名片自动识别与创建”。

6. 新增一笔“批次名片识别”数据，在“上载名片”字段加入照片并保存，再点击“名片自动识别与创建”。识别完成后，每张名片的联络信息就会分别显示在下方子表格中。

你可以使用以下两种方式：

方式一：上载多张名片照片

一次上载多张照片，每张照片包含一张名片。识别结果会分别列出各位联络人，并在“名片上载”字段保留对应的照片。

方式二：上载一张包含多张名片的照片

将多张名片排列好，一次拍下并上载。请让每张名片完整露出、字清晰，避免重迭或反光影响识别。

这种方式也会分别创建各张名片的联络人数据，但因照片是多张名片的集合，Agent 无法自行裁切成个别名片，因此各笔数据的“名片上载”字段会留空。需要核对时，可以查看批次表单上方的源照片。

7. 识别完成后，请对照源照片确认数据是否完整、正确。这些数据来自“联络人名片管理”表单，因此也可以回到该表单查看各位联络人，补上负责人、联络日期或备注，接续进行管理。

扩展变化 2：CRM 表单上加上名片识别 Agent

如果你已经使用 CRM 管理客户，也可以将 AI 名片建檔助理套用到既有表单，在上载名片后，直接将识别结果填入联络人子表格。以下我们就以客户关系管理模块中的客户表单来进行演示：

1. 在“客户”表单的“联络人”子表格中，新增一个“名片上载”字段，并设置为图片上载字段。

由于此范例会先上载名片，再由 Agent 填入联络人姓名，因此请先撤销“公司+联络人”字段的“不可重复”属性，避免多列尚未填入姓名的名片数据会因字段值重复而无法保存。

2. 如果希望在“联络人”表单中也能查看名片图片，可以在“联络人”表单中，使用新增源表单字段功能，将刚才新增的“名片上载”字段加入表单。由于“联络人”表单是从“客户”表单的子表格生成，两边会显示相同的联络人数据。

3. 新增 AI Agent，套用“AI 名片建檔助理”范本，并选择使用自己的“客户”表单。

保存后，在 Agent 列表中打开刚才创建的名片识别 Agent。

将触发时机改为“点击动作单击钮”，并确认触发表单与运行表单皆为“客户”。本例使用动作单击钮，让你在上载名片后自行启动识别，避免每次修改客户数据都触发 Agent。

将 AI 指令的第一段替换为以下内容，后面的语言与大小写规则可以保留：

运行时，请逐列检查客户表单中的“联络人”子表格，仅处理“名片上载”有图片且“联络人姓名”为空白的列。请识别该列的名片图片，抽取联络人姓名、职称、电话、手机及电邮邮箱，并将各项信息填入同一列的对应字段。将同一张名片中的其他有用信息，例如部门、传真、地址、网址等，汇整填入该列的“备注”字段。每列只能使用该列名片图片中的信息，不得混用其他列的信息。没有名片图片或已填写联络人姓名的列请跳过，不得修改。

在可修改字段的设置中，确认已选取“联络人”子表格中的“联络人姓名”、“职称”、“电话”、“手机”、“E-mail”及“备注”，再保存 Agent 设置。

保存后，客户表单下方会出现对应的 Agent 动作单击钮。

4. 在“联络人”子表格中，将每位联络人的名片图片上载到各列的“名片上载”字段，保存数据后，再单击下 Agent 动作单击钮，Agent 就会识别各列的名片，将联络人信息填入同一列的对应字段。已填写联络人姓名的列会跳过，避免再次单击下单击钮时重复识别。

识别完成后，可以核对数据，并在“联络人”表单中查看或编辑其他细节。

以上流程除了能协助业务创建 CRM 联络人数据，衔接后续的客户分级、跟进与报价，也能用于采购管理，创建供应商联络人数据，方便依供应商类别查找窗口，并记录后续询价情况。活动团队则可以整理活动中交换名片的参加者数据，记录认识对方的活动或来源，方便后续联系。