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找一套 CRM 套装软件又觉得太贵而且复杂，用 Excel 管理数据又有很多痛苦之处，不妨试试 Ragic 的客户关系管理模块，免费版直接使用，付费版还能针对自己的需求做调整。这篇文章将针对 Ragic 的客户关系管理模块，讲解模块表单体系结构并教大家使用的流程。
还没有登记过 Ragic 帐号的话，可以直接点此链接单独安装客户关系管理范本。若已经是 Ragic 订户，可以在应用商店的“业务”类别找到客户关系管理模块。
模块中共有 9 张表单，归类在“业务”的页签底下。
此模块所包含的表单及其数据创建流程，请参阅下方流程图：
在你参加各类活动后或是透过他人推入荐搜集而来的潜在客户名片或信息，就可以把他们记录在“潜在客户”表单中。在新增“潜在客户”信息时，是以人及其公司为主体，因此在新增数据时，必须填写客户的姓名，及客户的公司名称及其他联络信息。
刚新增的潜在客户状态会是“未处理”，你可以将潜在客户指派给他人来负责，表单下方有跟踪信息子表格，让你可以填入跟踪记录，而“上次联络日期”则设有公式，会自动抓跟踪信息子表格中最后一笔跟踪记录的日期值。
当你进入“潜在客户”表单的列表页时，你会发现默认会帮你筛选出“状态”为“未处理”的潜在客户数据，这是因为表单套用了默认的共通筛选。
完成跟踪并且评估潜在客户之后，你可以透过右下方的 (1)“创建客户”动作单击钮来将潜在客户抛转为“客户”，“客户”表单是以公司为主体，这个动作单击钮会帮你把潜在客户的数据抛转成为“客户”表单中并存为新的一笔数据，由于一个公司（客户）可能会有多个联络人，而“潜在客户”的人名则会是其公司的联络人之一，因此在将“潜在客户”抛转成“客户”以后，你可以透过 (2) “创建联络人”的动作单击钮来创建“客户”（该公司）的“联络人”。
这边要注意的是，由于“联络人”表单是“客户”表单中的子表格所生成的表单，因此要将潜在客户信息抛转为正式客户的话，运行动作单击钮应单击照顺序先“创建客户”再“创建联络人”，才不会出现“联络人”无法链接至所属公司数据的状况！
确认将“潜在客户”转为“客户”信息（及联络人信息）后，可以单击下 (3) “状态：合格”动作单击钮或是手动将状态改成“合格”，表示这是已经跟踪、评估并且确定转为“客户”的数据。
针对现有的客户，或是从“潜在客户”转过来的客户数据，你都可以在“客户”表单中做管理。
“客户”表单字段介绍：
一般字段（上方客户信息及地址信息）：客户名称、统一编号、电话号码、地址等，可依据自己的需求调整需要的字段及填入信息
子表格字段（下方联络人、工作项目、销售机会、报价单、合约）：这些子表格都有链接的独立表单，从链接表单新增与此客户相关的数据都会自动显示在这边的子表格中。
1. 联络人及工作项目的子表格数据也可以直接从“客户”表单新增填写。
2. 销售机会、报价单、合约的子表格字段则设为只读，数据只能直接从相关的表单新增。
你也可以透过表单右下方的动作单击钮来点击新增与此客户有关的“联络人”、“工作项目”、“销售机会”、“报价单”及“合约”数据。（点击闪电符号即可打开动作单击钮列）
任何需要保存的联络人数据都可以存在这张表单中。
公司名称链接了“客户”表单，如果有在此字段选择联络人的所属公司的话，这笔联络人的数据就会自动列在该公司的“客户”表单的子表格中。
如果是直接从“客户”表单的子表格新增的联络人信息，也会自动列在“联络人”表单里。
销售商品分为两个层级，一个是“销售商品”，以商品为主体；一个是“商品单价管理”，以一个商品的一个单价为主体。（例如一个销售商品可能有三个销售的单价，这样就是一笔销售商品的数据及三笔销售商品单价的数据。）
“销售商品”表单其实跟订单管理模块里面的“销售商品”、库存模块里面的“商品库存”以及采购管理模块里面“采购商品”为多版本工作表，意即他们共享数据来源。也就是说，当你在“销售商品”表单中新增一笔新的数据，该数据也会同步出现在“商品库存”及“采购商品”表单中。
只是在这边要注意的是，如果你是从“商品库存”或“采购商品”表单中新增数据的话，归类要选择销售商品，数据才会显示在“销售商品”表单上。直接在“销售商品”表单上新增商品的话，商品就会直接被归类为销售商品了！
若是要从自己的 Excel 或 CSV 檔汇入来生成“销售商品”数据的话，请记得在汇入步骤中的进阶设置勾选“生成字段默认值”的选项（归类字段将会填入默认选项销售商品）。
“销售商品”表单的数据新增与一般字段说明：
商品编号：为系统自动生成的序号，如果有自己习惯用的商品编号的话，在数据保存后可以再手动修改。（切记，商品编号为“销售商品”表单的独特值字段。）
归类：为从菜单多选字段，唯有勾选销售商品，此笔数据才会显示在这张表单中。
种类：为从菜单选择字段，选项定义可以在菜单中单击新增选项来新增。
表单中有商品单价管理的子表格，让你为每一个商品新增一个或多个单价的信息。
商品单价管理的子表格字段说明：
商品单价代号：目前的值为商品编号-项次，字段值是利用公式自动带出的，而此字段为“商品单价管理”的独特值字段。
商品名称：默认是原商品名称，避免不同的名称造成混乱，目前套用公式参照商品名称并设成只读（如果需要依据不同销售时机有不同的名称，可以自行将只读的属性及公式套用撤销）。
输入价格后，确认此商品单价的有效期间。
而“报价单”在选择报价的销售商品时，选择的其实是商品的一个单价，默认筛选列出订单日期是在单价有效期间内的选项。(选择商品贩售代号后，自动加载商品名称、单价、来源商品编号)。
用来记录一个销售商品的多个价格，而“报价单”中选择的销售商品，正是从这张表单做选择。
这样设计的理念，是因为产品价格可能会随着区间波动，例如一般价格或是促销价格等等。利用子表格管理才能够清楚看到商品的所有单价纪录，并保持销售订单中价格的正确性。
这张表单是从“销售商品”表单中的子表格生成出来的，目前字段都设成只读，无法修改，要新增或修改商品的价格数据的话，请到“销售商品”表单的子表格内做新增或修改。
有关各种销售机会的信息可以存在这张表单中。销售机会名称、客户名称、机会负责人及阶段为必填信息。
其中客户名称字段链接了“客户”表单，让你可以选择跟此销售机会有关的客户（公司）及其联络人（客户联络人字段）链接了“联络人”表单，并且设有动态筛选，因此会自动依据所选的客户（公司）来列出相关的联络人让你选择。
选择相关的客户（公司）后，此笔“销售机会”数据会自动显示在该公司的“客户”表单中的销售机会子表格。
公司及联络人字段分别链接了“客户”表单及“联络人”表单，让你选取要报价的对象。联络信息如电话、传真、E-mail 会在你选择客户之后会自动带入。
下方报价商品细项是利用子表格设计的，可以增加多笔数据，超过三笔数据也不用担心，系统会帮你延展子表格列。在此填写要报价的商品、数量，并自动帮你计算出金额。 其中商品贩售代号链接了我们的“商品单价管理”表单，从这边可以选择商品贩售代号，列出的商品单价管理数据会根据报价单日期自动筛选出符合价格有效期间内的选项。而金额相关字段已套用公式，因此在你填上数量以及折扣率和运费后，系统就会自动帮你计算小计、税额及总额。
若是有安装订单管理模块的话，还可以直接将确认的报价数据抛转创建成“销售订单”。（点击“报价单”表单页右下方的闪电符号即可打开动作单击钮列并找到“创建销售订单”的动作单击钮）
选择相关的客户（公司）后，此笔“报价单”数据会自动显示在该公司的“客户”表单中的报价单子表格。
“工作项目”表单的列表页上套用了默认筛选，默认显示尚未完成的工作项目。
针对不同的工作项目主题，你可以新增工作项目数据，表单中你可以设置工作项目的到期日、状态以及要指派的负责人等信息。
如果填写下方有关连的项目，像是这个工作项目跟哪个客户（公司）有关的话，此工作项目就会自动显示在该客户（公司）的“客户”表单中的工作项目子表格。
同场加映： 想直接以行事历的方式呈现尚未完成的工作项目吗？你可以创建行事历报表！
与客户签的合约信息可以保存在这张表单，填写合约负责人、合约时效相关信息及状态，并选择相关的“客户”及其“联络人”，此笔合约数据就会自动显示在该公司的“客户”表单中的合约子表格。合约内容、文件、签约信息等可以在下方字段填写。
感谢您的宝贵意见！
