公文建檔助理：AI Agent 识别公文自动建檔、填入字段，省下手动输入时间

公司行号或公家单元收到公文后，如果只有保留源文件，之后要查找某份公文的内容、确认由谁处理，可能得重新翻找文件和当时的信件，很花时间。因此，有些团队会将收到的公文建檔，方便后续查找与跟踪，并视需要交由同仁传阅或处理。

不过，建檔时通常还是得一份份查看公文文件，再把发字号、日期、主旨等信息输入表单。当收到的公文一多，反覆查看文件、输入数据就会占用不少时间。这时可以使用 Ragic 的“AI 公文建檔助理”范本：只要将文件上载到“公文文件”字段，AI Agent 就会识别内容，协助将信息填入对应字段，帮你省下大量手动输入的时间。

如何使用 AI Agent 范本？

如果你还没有 Ragic 帐号，请先完成登记。登记后即可先使用免费版；若想更完整体验与测试功能，也可以申请 30 天专业版免费试用，且不需要输入信用卡信息。在获取你的同意前，Ragic 不会要求支付任何使用费用，请放心体验。更多方案与费用说明，请参阅价目表。

登录后，点击右上角的 图符打开 AI 窗口，再点击 AI Agent。

在开始使用 AI Agent 前，请先了解以下几点：

1. AI Agent 运行时会消耗 AI 额度，消耗量会依任务复杂程度与选择的模型而有所不同。
2. 每个数据库每月都会提供免费 AI 额度供测试使用，不同版本的额度机制有所不同：付费版会依版本与使用人数提供免费额度；试用版提供固定 AI 额度供体验使用，不会依版本或使用人数而有所不同；免费版也提供基本额度供测试使用。你可以先使用免费额度体验与测试功能，再依需求决定是否升级方案或购买额度。
3. 当免费额度用尽后，系统不会自动额外收费，而是暂停 AI 功能。若需要继续使用，付费版可依需求另外购买 AI 额度（AI 额度以美金计算）；试用版无法另外购买额度；免费版则可等待下个月额度补充后再继续使用。请放心，只有在你主动升级方案或购买额度后才会生成费用，不会发生意外扣款的情况。
4. 你可以查看过去 30 天各 Agent 的使用量报表，包含调用次数、使用费用等信息，方便了解 AI 额度的使用情况，并依需求随时调整 Agent 设置。

详细说明请参阅这篇文章。

套用 AI 公文建檔助理范本

在新增 AI Agent 的页面中，找到AI 公文建檔助理并套用。

你可以依目前的数据库状况，选择以下两种套用方式：

方法一：直接使用范本表单

如果你的数据库是全新的，或尚未创建公文管理相关表单，建议直接使用范本提供的表单。

保存范本后，系统会自动安装相关表单与设置。你可以直接使用范本中的字段与流程进行测试，不需要自行重新设计表单，也能更快速理解 AI Agent 的运作方式。

如果你先前已安装公文收发管理模块，现在安装的“AI 公文建檔助理”表单与模块中的收文管理表单属于多版本表单。因此，透过 AI 公文建檔助理创建的公文数据，也可以在“收文管理”表单中查看与进行后续处理。

方法二：套用到自己的表单

如果你已经有公文管理表单，或已有既有管理流程，则可选择将 AI Agent 套用到自己创建的表单中。

这种方式较适合已经有公文管理流程的团队，可以直接集成进既有系统，不需要重新创建数据表。不过，套用到自己的表单后，需要依实际需求调整 Agent 范本规则与设置，详细说明请参阅此章节。

使用范本表单自动识别公文文件内容

使用范本表单时，只要在“公文文件”字段上载要建檔的公文 PDF，并保存数据。约等待 10 至 20 秒后，AI Agent 就会识别文件内容，将发字号、来文单元、对方发文日期、公文主旨及内文说明等信息填入对应字段。

表单下方的“内部纪录信息”可依实际处理情况填写，例如我方收文日期、处理状态等。如果这份公文需要交由同仁进一步处理，可以在“负责人”字段指定人员。如果还有其他同仁需要了解公文内容，也可以填入“传阅人员”字段进行通知。其他处理细节则可记在“内部备注”字段，方便后续查找与跟踪。

如何依需求调整 Agent 范本？

我们提供的范本只是起点。你可以依自己的公文管理流程调整 AI 指令、识别规则与触发条件，让 AI Agent 将公文信息填入实际使用的表单字段。

依公文表单修改识别与填写规则

如果你选择套用自己的表单，请先对照 AI 指令与表单设计，确认上载公文的字段，以及发字号、发文日期、发文单元、受文单元、主旨和说明等信息，分别要填入哪些字段。若字段名称与范本不同，也需要同步调整 AI 指令。

你也可以依建檔习惯调整识别规则。例如，希望发文日期统一填入特定格式，或公文中找不到某项信息时保留字段空白，都可以写进 AI 指令。调整后，建议先上载几份不同格式的公文测试，并对照源文件确认填写结果。