中环科技如何高效管理 60 台公务车、差旅核销耗时 1 个月变 3 天？
| 组织名称 | 中环科技事业股份有限公司 |
| 组织类型 | 环境检查、实验室服务 |
| 面临挑战 | 1️⃣ 难以确认车辆维修、保养需求 2️⃣ 差旅核销耗时长达一个月 3️⃣ 每日需拨 2 小时搜索标案 4️⃣ 打印件公文传阅易遗失 |
| 导入效益 | 1️⃣ 有图片佐证，车辆状况随时看 2️⃣ 总务实时接收报修与预约提醒 3️⃣ 串接实现每日自动统整标案 4️⃣ 公文保存在线化，传阅不遗失 |
| 选用方案 | 专业版 |
| 应用类型 | 会议室预约、公务车管理、差旅核销无纸化、标案数据库、公文保存 |
| 最满意 Ragic | 客制化弹性高、轻松实现在线协作 |
60 辆公务车，每天由不同员工借用、归还，还可能停放在公司周遭不同的路边停车格。光是掌握车辆的位置、里程和维修状况，就可能让总务忙得团团转。
这是环境检查公司中环科技过去的困扰：光是管理这 60 辆车，就占一位总务人员近九成的工作时间。
现在，他们管理公务车的方式已经有点像专业租车公司：总务派车后，系统会自动寄信告诉员工车停在哪里，不必再四处找车；员工借还车时拍照记录车况、填写里程，方便后续跟踪；车辆到了保养里程、接近验车日期，系统也会自动通知总务，不必再逐台翻查纪录本。
特别的是，这套管理流程是由中环科技协理赖映方自己用 Ragic、不写任何程序，依公司需求一步步设计出来的。
中环科技：每月千件样品送验，大量外勤考验后勤管理
中环科技是一家位于高雄、拥有超过百位员工的中规模环境检查公司，业务涵盖空气、水质、土壤、废弃物与噪音等多元领域。相较于专注特定检查项目或服务区域的小规模业者，中环科技不仅检查范围广，业务规模也相当可观。
中环科技总经理曾煜安说，光是将公司的不同检查业务拆分来看，各领域的业务量就足以相当于一家小规模检查公司。来自政府标案与企业监测专案的需求，让中环每个月都会收到将近千件新样品。而环境检查往往需要技术人员亲赴现场，无论是工厂烟囱、河川沟渠，还是偏远的采样点，都必须有人前往采集样本。为此，中环科技有 50 多位采样人员，以及约 60 辆公务车，支持各地的外勤采样工作。
然而，当数十位同仁频繁在外出勤、数十辆公务车轮流借用，背后的车辆管理、差旅核销与信息交接，也成为一项不小的管理挑战。
50 多人、60 辆公务车频繁外勤，打印件管理难应付
过去，中环科技的许多总务行政流程，都仰赖打印件签核与信息传递。对只有 5、6 人的小规模团队来说，靠打印件纪录、当面交接或许还能应付日常工作，但当企业规模像中环这样超过百人、数十位外勤人员经常在外奔波，打印件管理的限制就逐渐浮现。
中环科技有 50 多位采样人员，经常需要开着公务车前往各地运行任务，无法随时回到办公室处理行政事务。当财务发现差旅核销单据有问题，可能得等采样人员下次回公司才能确认；总务想掌握公务车的停放位置、维修保养状况，也很难从打印件纪录实时获取信息。随着需要管理的人员与车辆增加，原本看似简单的行政工作，也因为信息无法实时传递，变得更加耗时费力。
问题究竟有多严重？中环科技总经理曾煜安表示，过去差旅费用从申请到实际拨款，最长可能耗时一个月，其中约三周都花在反覆确认数据。而旗下 60 辆公务车的管理也不轻松，总务每个月都得逐一盘点，却常常“每月盘点一次，一次盘点一个月”，相关工作甚至可能占据一个人近九成的工作量。
接触 Ragic，逐步将行政流程数码化
改变的契机，源于中环科技协理赖映方在 2024 年参加新创总会“N 世代学苑”数码转型课程。当时在成果发表会上，许多企业“学长姐”与顾问导师纷纷提到利用 Ragic 解决跨部门表单与信息孤岛的经验，“表单有问题？导入 Ragic 就好啦！”让他开始想认识 Ragic。
随着接触加深，赖映方逐渐体会大家为什么说“会用 Excel 就会 Ragic”、为什么 Ragic 能解决许多公司的表单问题，因为 Ragic 虽然是一个创建企业云数据库的工具，接口和操作方式却跟 Excel 非常像，让熟悉业务流程、却不会写程序的员工可以轻松上手。
赖映方开始自己动手在 Ragic 创建表单，先从公司的行政总务流程开始优化。
到了现在，中环科技运用 3 套不同的系统来分别管理公司大小事。在赖映方的设计下，过去最让财务和总务头痛的差旅核销与公务车管理，都已经搬上 Ragic；赖映方还进一步透过 n8n 串接 Ragic，做出公文 OCR 与标案搜索两套自动化流程。跟着我们一起来看看中环科技如何运用 Ragic 管理公司内的事务吧！
差旅核销不必回公司排队，拨款最快从 1 个月缩短到 3 天
在采样期间，油费、住宿、当地的多种费用，都会先由采样人员代垫，再回到公司申请。赖映方说，以前公司虽然有购置 SAP，厂商也有提供手机 App 能用，不过由于 App 用起来实在太不直觉，最终采样人员们还是习惯回公司“排队”，用采样部门仅有的 2 台计算机填写申请表单，填完之后再打印输出来签核、跑流程。
也是因为最终都得打印输出来、透过打印件跟常常不在公司里的人员传递信息，过去中环的差旅核销效率非常差。曾煜安说，采样人员每次出差往往就是一个星期，如果他在这一次回公司时顺便递出申请表，但财务一来不一定在位子上，二来也通常会汇集一迭再一起审查。如果财务后来发现有地方写错、写不清楚，采样人员又已经出勤了，单子就只能先放在公司。等到下次人员回来再厘清，改好交回去，又花了一个星期。
这样的来回甚至有可能非常频繁，有时前一张单还没处理完，采样人员又带着下一趟出差的新单据回来。从提出申请到实际拨款，有可能得等到一个月，其中整整 3 周都是来回确认的时间。
导入 Ragic 后，赖映方单击照公司内的管理习惯，设计了一套提供给外勤采样人员填写的差旅费用申请表。员工只需要在消费以后拍照并上载单据，财务部门就能直接在在线初审。
财务同仁在确认单据齐全、信息正确后，会透过在线签核功能送交给主管，完成原本需要打印件来回的签核流程。
赖映方说，因为上载单据的字段设置了必填，需要补件的情况其实很少，即便申请内容有误，也能马上透过 LINE 通知提出申请的同仁，即使在外也能随时补正。
曾煜安说，中环现在固定每 10 天拨款一次，只要在拨款日前送出申请并通过审核，就能准时领到款项。顺利的话，从采样人员提出申请到收到款项，最少只需要 2、3 天；就算运气最差、刚好错过一次拨款，也大约 11 天就能收到款项。比起过去动辄两三周的往返，效率提升很多。
60 辆公务车像租车公司一样管理，车况、停放位置随时查
谈到公务车管理时，曾煜安多次向我们强调：“如果只有 5、6 台公务车根本不成问题，但 50、60 台就是问题。”过去，中环为了确保车辆都有妥善保养、维修，只能选择“打印件造册”：每一台车都有专属的笔记本，每一次开出去的人是谁、出去时的里程是多少、回来时又是多少，通通都写在本子里。
但是，有很多东西是单靠字很难写清楚的。曾煜安说，即便中环会支付所有维修保养的费用，不会请任何员工买单，但车辆状况漏报的情况还是很常见。
像是煞车灯破了、下雨天雨刷不好用，下一位用户看到了，多半也只会觉得是上一个人弄的，就继续开走，有可能连续好几个人都没有回报。另一方面，车子开出去的时间、距离有长有短，员工对“保养里程”也不一定会留意，可能出去短暂开个几十公里，也不太可能想到车子刚好就碰到保养里程了。
这时，车辆的状况究竟如何，就只能依靠总务每个月把册子收回来、逐台检查，但这也是让总务最感头痛的地方。根据大楼的规范，地下室只有主管才能停车，公务车只能分散停在公司周遭的路边停车格；加上采样人员天天出勤，这 60 台车随时都可能被借走。总务只能“这台在就先看”、“那台不在就改天再找”……最终的结果就像“每月盘点一次，一次盘点一个月”，曾煜安更说，这些工作零零碎碎加起来，就占据了一个人 90% 的工作量能。
原先让总务无比头痛的车辆管理问题，在赖映方设计了一套“车辆清册”与“借车纪录”之后，也变得简便很多。现在同仁需要用车时，先在在线提出申请，由总务依照路程远近派出合适的车辆，系统再寄 Email 告诉借用人该取哪一台车、车停在哪里，不必再自己到处找车。
曾煜安也说，中环现在管理车辆的模式就像租车公司：每一次借、还车辆时，都必须在车辆的四角拍照，并且确实拍到车子停放的环境、站点，确认车况后，也同时记录车辆目前的里程。
透过完整的借用纪录，搭配每一次的四角照片，不仅下一位用户可以马上找到车辆，总务发现有新的损伤时，也能直接往回翻，比对不同借用纪录的照片，确认损伤是从哪一次借车后出现、又是从谁开始漏报。纪录累积下来，要统计哪台车最常出状况、谁开车比较需要注意，也都没有问题。
此外，赖映方也透过提醒功能，设计了几组验车、保养的自动通知。只要任何车辆到了需要验车的日期，或者是里程已经到了要再次保养的数字，甚或是有员工通报车辆损坏，总务都可以实时收到 Email 通知，不需要再翻遍 60 本册子才能掌握各车辆的状况。总务也从过去被动地等人回报、四处巡车，变成主动掌握每一台车的状况。
自由搭配、串接其它工具，工作效率再提升
除了导入 Ragic 外，赖映方也积极学习、研究更多可以让工作效率再往上提升的方法，并透过 n8n 串接 Ragic，设计了几项顺手的自动化流程。
公文 OCR：自动识别、归檔，告别打印件传阅遗失风险
赖映方说，过往公司内在传阅公文时，都是直接用打印件传阅。不过，打印件传阅一来会有遗失的风险，二来也很难知道公文传到了哪个部门、办到哪里，效率并不好。
对此，赖映方用 Ragic 创建了一张公文收文表单，在收到公文时，就能透过 OCR 将公文内容填入表单，直接让大家在线阅览、跟踪收发进度。
特别的是，虽然 Ragic 本身就有提供上载文件创建数据等功能，可以直接读文件内容、填入表单，但为了更贴合公司的工作流程，赖映方选择自建一套自动化流程：同仁只要把公文扫描檔放进指定的文件夹，n8n 就会串接 OCR 工具读内容，自动填入 Ragic。
标案搜索整理：每天要 2 小时 → 10 分钟
赖映方的另一个自动化流程则是“标案搜索系统”。中环每年都会承接多项政府标案，在以前，业务每天都得花上一到两个小时搜索适合的标案，而且光靠关键字搜索，搜到的不一定是想要的，真正想要的又可能漏掉。后来随着业务的人力变少，资深同仁也开始反映这项工作占掉了太多时间。
赖映方的做法是，让业务在 Ragic 上自行设置一系列要跟踪的关键字，并决定要启用或停用，再交由 n8n 串接到坊间的标案数据 API，定时把找到的数据更新到 Ragic 表单里。
这样一来，业务要做的事情几乎只剩一件：花 10 分钟看看抓进来的数据，勾选要跟踪的标案、汇出给各个主管，就能提早准备，把精力放在后续的分析上。
下一步：Ragic 在中环科技的“第二阶段”
赖映方说，目前中环科技的总务对 Ragic 的操作已经较为熟悉，也发展出“可以把流程都丢上 Ragic 试试看”的文化。接下来，中环希望把 Ragic 扩展到现场操作与业务上，让更多打印件流程数码化。
现场纪录数码化
现在中环的采样人员在现场仍以打印件手写记录样品细节。打印件不仅难以防呆，在出差、寄回的过程中也可能遗失，让实验室和出具报告的同仁找不到数据。对此，赖映方其实早在与 Ragic 合作伙伴趣游网合作时，就已经准备好了一套可以提供给采样人员填写的表单，藉由条件式格式和公式的自动计算来避免填错、漏填，并以定位功能确保数据真实性，正等待适合的上线时机。
专案管理系统
中环每年有数十个需要长期跟踪的专案、标案，过去曾因交接不顺，发生发票开好了却一直没送到客户手上、两年后才被发现的状况。赖映方希望在 Ragic 上做出完整的进度跟踪系统，让主管一眼就能看到每个案子做到哪个阶段、是否已经请款。
长远来看，赖映方也正与公司内的 IT 研究，希望未来能透过 API 将 Ragic 与实验室信息管理系统串接起来，让现场数据直接接上检查流程。
