五年后回访也不怕忘！缤妮纹绣不写程序自建 CRM，完整留存服务纪录

“市面上常见的是一年内要补色，但我们家的客人留色都很好，所以有时候客人出国两三年回来才补色。”缤妮纹绣的老板 Claire 这样聊起客人回访补色的状况。“也因为我们有建好客户数据文件，所以她只要报姓名电话，基本上我一定查得到，这点就是 Ragic 好用的地方。”

客户回访周期长 完整留存数据是纹绣服务关键

缤妮纹绣的创办人 Claire，原本是医美诊所的护理师，因为对美容产业生成浓厚兴趣，于 2016 年决定转换跑道，创立了缤妮纹绣。品牌名称“缤妮”结合了 pink 与 neat，除了粉色是她当时最喜欢的颜色外，neat 则有“很酷、很厉害”的含义，象征她希望打造一个“让女生也能做出很酷事业”的品牌。缤妮纹绣人数最多时，曾有四位纹绣师同时服务，在以个体户为主的纹绣产业中，已经算是相对有规模的团队。

Claire 说，和美发或美甲不同，眉毛能呈现的变化没这么多，客人的喜好通常也不容易变化。客人是否愿意尝试服务，关键多半来自纹绣师的审美、经验累积与个人风格。此外，店家的社群平台上是否能看到一年以上的留色照、留色效果是否稳定，也常成为客人评估专业度与信赖感的重要依据。

而也因为纹绣的价值体现在长期的留色效果上，因此和单日客量高的美发或美甲不同，纹绣属于单价高、消费频率低的服务。多数客户在初次服务后，回访补色的间隔时间往往以“年”计算。

这样的产业特性，也让纹绣师特别需要留存完整的客户数据，清楚记录每一次服务细节，例如使用的工具与针具、檔速、色料配方、上色率、疼痛感与操作备注等，以及大量的术前、术后照片，才能在客户回访时，快速还原过往的服务状况与客户偏好。

此外，完整记录服务细节的另一个重要目的，在于降低后续争议风险，保障纹绣师与客户双方的权益。Claire 也分享，她曾听过不少同业的经验：服务当下看似一切顺利，客人离开时也没有异状，但事后却因记忆落差或认知不同生成争议。

她认为，若能完整留存施作纪录与照片，不仅能协助双方回溯实际状况，也有助于在当下把问题沟通清楚，让服务流程更有保障。

规模扩大后 权限控管与照片保存开始成为难题

Claire 说，刚开始创业时，她是用 Typeform 来记录客户信息，在个人使用上没有问题。但随着工作室规模扩大、纹绣师人数增加，系统开始需要多人同时使用，权限控管就成了第一个遇到的难题。

例如，身为老板，她需要能查看所有纹绣师的客户数据；但她有一些自行研究的文件则不开放纹绣师访问。但 Typeform 无法做到这样细致的权限区分，也让她开始查找能够细分权限，更适合团队使用的工具。

另一个困扰她们的问题，则是大量术前、术后照片的保存。过去为了方便，这些照片多半会直接存放在与客人的 LINE 对话中。但 LINE 的对话纪录会随时间自动清除照片，加上纹绣服务的回访周期往往以“年”计算，等到客户再次回来时，关键的照片数据早已消失，常常让她们难以完整回溯过往的施作纪录与细节。

导入 Ragic 后：清楚区分访问权限 施作照片得以长久保存

在查找合适工具的过程中，Claire 的先生找到了 Ragic，发现它在权限控管上做得相当细致，因此决定导入使用。导入后，由于先生有商科背景、对数据结构与逻辑较为熟悉，便由他负责表单设计；Claire 则凭藉自己对现场操作流程的理解，提出实际需要管理的数据项目，两人分工合作，逐步创建起符合工作室需求的客户关系管理系统。

Claire 分享，因为表单一开始就是依照实际工作流程设计，导入后不只她自己，连现场的纹绣师也很快就能上手，整体导入过程相当顺畅，几乎没有遇到需要额外花时间适应或沟通的情况。

实际使用后，他们发现 Ragic 的客制化弹性非常高，除了可以在每张表单上清楚区分权限，还能做非常多的客制字段，例如图片上载字段可以上载术前术后的照片到表单上集中管理，也能长久保存，让过去的问题迎刃而解。

她也分享，因为过去偶尔会有纹绣师忙完就忘记填写服务项目、金额和上载照片，Ragic 可以将需要的字段设成必填，避免他们忘记填写，这是她觉得很棒的一个功能。

除了服务管理外，他们目前也在开发纹绣相关的周边产品线，例如色料、眉笔、凝胶等，并已部分使用 Ragic 进行管理，未来也不排除持续深化这部分的应用。

那么缤妮纹绣目前用 Ragic 管理了那些工作流程，具体有哪些效益呢？接下来我们就举几个重点来介绍：

1. 客户数据管理：“总表＋子表”层级分明好查看

Claire 说，他们的客户数据管理，主要由一张“客户数据总表”搭配两个子表单组成，分别是“服务纪录”与“聊天纪录”。客户数据总表用来记录客户的基本数据；服务纪录则记录每一次实际施作的细节；聊天纪录则补充与客人互动过程中提到的重要信息，例如客人的在意点、生活状况或特殊需求等。

她提到，Ragic 很客制化，可以用子表格分出数据的层级，不只结构清楚，也能让每一次服务的脉络被完整保留下来。纹绣产业需要记录的各种服务细节，例如使用的工具与针具、檔速、色料配方、上色率、疼痛感与操作备注，以及大量的术前、术后照片，都能完整建置在表单中，让每一次服务都有清楚可回溯的纪录。

此外，透过预先设置字段种类和附加字段设置，表单可以被格式化、规格化，进一步降低纹绣师的输入门槛，提升数据留存效率。Claire 也提到，纹绣师通常都懒得打字，因此她会将常用信息设计成选项或者打勾字段，让记录流程更直觉，也能提升数据填写的完整度。

在实际服务流程中，客户到店后会先填写打印件的客户数据单与同意书，并拍摄术前照。为了避免客户填错打印件，纹绣师会将打印件数据做一些筛选检查后，在 Ragic 的客户数据总表中创建客户文件，接着将打印件文档拍照上载，连同术前照一并存入系统，完成建檔后便会将打印件碎掉。

Claire 说，因为每位客户的肤况、是否有底色、毛路条件都不一样，实际施作时的变量其实很多。尤其是本身有底色、疤痕，或肤况与毛路条件较不理想的客人，在除色或补色时，可能遇到的状况会更多。因此留下完整的服务纪录，对纹绣师来说格外重要。

“色料一旦进入皮层就会留色，留色或不留色对客人来说，都可能是问题。它不像美甲，不喜欢顶多卸掉或补做。”也正因如此，在正式施作前，他们一定会先和客人详细讨论在意的重点，并清楚说明哪些效果可能做不出来，例如留色偏淡、左右不对称等情况，确认双方理解并接受后，才会进行操作。

施作完成后，现场会进行术后检查并拍摄术后照，趁客人还在退红的状态下，把当天讨论的内容与操作过程中遇到的状况，完整记录在服务纪录中，并连同术后卫教信息一并传给客人。她也特别规定，像是服务项目、服务金额与照片等字段都必须填写。除了能更完整地留存服务数据外，也能降低后续争议的风险。Claire 补充，由于纹绣师的服务价格每两年会调整，每位纹绣师的收费也不同，再加上客户往往是三到五年后才再次回访，他们常遇到客人记错过去的服务金额。因此他们将这些字段设为必填，未来如果碰到类似争议，就能有数据可以调。

Claire 笑说，有些客人收到后，还会回她一句“你写得也太细了吧！”但她认为，这些看似繁琐的纪录，其实正是避免日后误会的关键。这些看似繁琐、却不能省略的纪录工作，也让 Claire 更明确感受到，在客户数据管理上，Ragic 带来的实际帮助主要体现在以下几个面向：

(1) 手机 App 方便记录 降低纪录门槛

Claire 强调，“当天记录、确认”对他们来说非常重要。为了避免后续生成认知落差或争议，她通常会提醒纹绣师在服务当天就完成纪录，并同步传给客人确认，即使现场再累，也不要拖到隔天处理。

她解释，一旦时间拉长，客人很容易忘记当初的讨论细节，容易衍生后续争议。传送完成后，相关对话也会一并截屏，统一存放在 Ragic 的服务纪录中，作为日后查询的佐证。

在实际操作上，他们通常直接使用手机的 Ragic App 进行记录，不需要另外准备计算机，纹绣师也不需要在公司把所有纪录处理完。Claire 笑说，她觉得有手机 app 还是方便很多，因为有时候回去就会忘记，她自己常常在捷运上就把当天的纪录打完，因为一回到家就不会想打了。

(2) 客户术前术后照片集中管理 避免遗失也释放手机空间

此外，Claire 也提到，纹绣服务会累积大量客人照片，但纹绣师的手机容量不一定充足，而这些照片本质上属于工作数据，长期存放在个人手机中其实并不理想。

透过 Ragic 的图片上载字段，纹绣师可以在上载完成后，将手机中的照片删除，不仅释放手机空间，也让所有服务相关数据都能集中存放在系统中。

她也分享，因为过去偶尔会有人忙完就忘记上载，事后再回头补数据又懒得翻客户文件，她们后来干脆将图片上载字段设为必填。现在只要没有上载照片，系统就会退出警示，必须完成上载才能保存纪录。

Claire 说，过去使用 LINE 传送与保存数据时，照片常因时间久远而被系统清除。现在统一存放在 Ragic 里，即使客户多年后再次回访，也能快速还原当时的服务内容，对于服务质量与风险控管都更有保障。

(3) 系统自动提醒客户补色 省下手动发信息时间

Claire 说，Ragic 的提醒功能可以依照设置好的日期和 Email 字段，自动寄出补色提醒信给客户，真的非常好用，让他们省了很多事。她提到，纹绣师平时除了服务客人，还得兼顾行销、拍视频、经营社群等工作，如果还要逐一传信息提醒客户补色，加上补色的回访周期本来就比较长，光是筛选数据跟发信息，就会占用大量时间与心力。

她说，透过系统自动寄送提醒信，可以省下自行发送信息的时间。有不少客人回馈正是因为收到这封提醒信，才想起补色这件事，进而主动回来预约的。

(4) 用客户分级与标签 一眼掌握客户状况

Claire 提到，由于纹绣服务的回访周期较长，为了更有效培养回头客，她们会透过公式自动计算每位客户的服务次数，并依照条件将客户分为新客户、忠诚客户、VIP、VVIP，或是许久未回访的跟踪客户，让团队能快速掌握每位客户的状态。

此外，她们也会透过多选字段设置客户标签，让纹绣师在服务时，能快速标号客户的个人特性与互动状况。未来不论是自己再次服务，或是将客户交接给其他纹绣师，只要看标签，就能迅速理解客户背景，避免每次都要重新摸索。

Claire 也笑说，不同纹绣师对客户的标号风格其实差很多，有些人觉得每位客人都是天使，几乎不会勾选任何标签；也有人每服务一位客户就留下满满备注。但也正因如此，这些标签反而成为团队内部沟通的重要依据，帮助每位纹绣师在接手时，能更有心理准备。

(5) 精细的权限控管 明确区分老板和员工能编辑查看的数据

Claire 表示，当工作室规模逐渐扩大、经营走向企业化时，权限设置就变成很重要的事情。她们希望纹绣师之间可以彼此查看客户数据，但不能随意修改；老板则能掌握所有数据；而部分偏研究或内部使用的文件，则不对纹绣师开放。这些需求，都可以透过 Ragic 多达五种层级的权限角色搭配组合来做到。举例来说：

此外，她们也透过选择用户的指派数据功能，创建了一个“交接纹绣师”字段。当客户替换纹绣师，或是纹绣师离职时，只要调整指派对象，就能快速将客户数据交接给其他的纹绣师，避免数据散落或交接不清的问题。

这样的设计，也让她在不在现场时依然能放心管理。Claire 分享，有时她出国在外，如果纹绣师的客人临时出现状况，她可以直接用手机登录系统，查看那位客户的服务纪录与照片，快速了解客户的皮肤状况，，然后告诉纹绣师处理方法。纹绣师也不用再一张张翻找、整理照片传给她。她说，最有感觉 Ragic 好用的地方，就是在这样的情境下，在很远的地方一样知道其他纹绣师的客户发生什么事情。

2. 筛选和数据加总功能 加速每月对帐流程

Claire 分享，由于每个月都需要对帐，她必须确认 Ragic、预约系统 Simplybook，以及记帐系统帐王三边的数据完全一致。只要其中一边出错，后续帐务就会非常麻烦。

Ragic 的筛选和数据加总的功能，对于对帐来说很好用。对帐时，她会先在 Ragic 里筛选出帐务数据，以及每位纹绣师当月的所有服务纪录（就是前面提到服务流程中的操作纪录，不需要额外重新填写），并逐笔核对，确认每一位客户一定同时有服务纪录，也有对应的帐务数据。

她说，这个步骤非常重要，因为透过筛选结果，她可以一眼看出同事当月到底做了多少笔服务、服务纪录有没有确实填写，避免出现“有记帐，却没有服务纪录”的情况。否则等到事后才发现问题，甚至纹绣师已经离职，“可能才发现十笔里面只记了两笔，那时候真的就来不及了。”

完成 Ragic 内部的核对后，她还会再把数据和预约系统 Simplybook 的纪录进行比对，确认两边的服务笔数完全一致。最后，再利用 Ragic 的数据加总功能，将当月所有服务金额一次加总，并与帐王中的帐务金额进行核对，确保整体帐务数字没有落差。

3. 以每次服务纪录为基础 快速计算薪资与奖金

Claire 说，在和纹绣师一开始谈合约时，她们就会先试算薪资区间，让对方清楚了解在不同服务量下，大约能拿到多少收入。由于纹绣师一天大多只能服务一到两位客户、每月可承接的量其实是可预期的，因此薪资结构本身是“算得出来的”，差别只在于纹绣师是否愿意接案。

也因为每一次服务金额都会完整记录在 Ragic 中，在薪资表单里，便能透过链接与加载功能，带出该名纹绣师当月的所有服务金额，再透过公式快速计算对应的薪资与奖金，省去大量人工整理与核算的时间，也降低薪资计算出错的风险。

Claire 也提到，完整的服务纪录，其实对创建员工自信很有帮助。她观察到，有些新进的纹绣师会因为当月预约没有排满，和资深同事相比而感到焦虑、不安。但当每一笔服务都有清楚纪录时，她们就能把实际数据调出来，和纹绣师一起分析，例如预约成长速度其实比前一位更快，或是作品质量明显提升，帮助员工看见自己的进步，也更有信心继续投入。