环境检查实验室如何用 Ragic 集成排班与报告，从 5 天交期优化到“当日取件”？

在 2017 年，Techtron Environmental Solutions 这家成立在 1988 年，为美国中西部的屋主、承包商与政府机构提供石棉、霉菌、铅、水质等快速检查的全方位环境检查服务公司，启动了一项新的成长计画。

同年，他们采用了 Ragic 作为实验室管理系统（LIMS，Laboratory Information Management System）。

除了成长计画、导入 Ragic ，Techtron还开始投入“移动实验室”。 2020 年，他们 成立了第一个全职移动实验室 。随着规模扩张，营运需求随之增加——要管理更多样本、更多客户，周转时间也压缩得更短，而 Ragic 协助他们达成了这些目标。

这些计画的同步进行，使 Techtron 转型为美国唯一能在当天产出、交付实验室结果的环境检查机构。一般来说，该行业的标准操作时间通常是 3 到 5 天。

摆脱不良稽核轨迹

在导入 Ragic 之前，Techtron 的系统并不是为了速度或效率设计的。Techtron 的营运总监 Josh Kranz 说：“过去我们有时会使用 FileMaker Pro，那是一个可以下载并自己创建数据库的工具，但它不支持在线操作。”他接着说：“很多事情是在其他办公软件里处理，需要打印输出来、传阅、修改，上面通通是手写笔记，也可能要重新抄写个几次。对我们需要管理的数据来说，这不是好的稽核轨迹。”

这种流程混乱的交接、散乱的纪录，让“合规”变得困难，又拖慢所有进度。

为了成长，Techtron 需要一个集中、电子化的系统来进行样本跟踪、排程、分析并产出报告。最重要的是，这个系统必须符合 ISO 17025 标准。

Josh 说：“我们将 Ragic 变成了一套实验室管理系统，处理客户数据、样本跟踪、实验室结果和报告。”

针对 Techtron 需求客制化的高速流程

现在，Techtron 的所有工作流程都围绕在 Ragic 上，他们是如何将 Ragic 打造成他们专属的实验室管理系统的呢？

排班管理

2020 年， Techtron 在工作流程中引入移动实验室后，排程就变得更加复杂。

“移动实验室”是像捐血车一样的厢型车，可以随时到达需要的地方，并且由外派人员直接在现场搜集、处理与分析样本。这样的模式，会和“固定实验室”（在定点设置实验室、派人去现场搜集样本后，直接寄送或带回）的工作流程很不同，需要考量的面向更多。

另一方面，随着业务增长，相关工作排程的复杂度也额外提升。Techtron 正在朝分部、合资企业和加盟体系的方向扩张，这意味着每个案件的排程都还得考量多个团队、实验室和站点。

利用 Ragic 的 Javascript workflow，Techtron 让 Ragic 与 Microsoft 365 集成，让任何排程人员只要点击一个单击钮，就能随时在任何外派采样人员的行事历上创建活动。这使得他们得以在众多员工行事历要管理的前提下，依旧保持可靠且易用。

“Ragic 在不写程序的情况下就非常强大。我们原本的排程功能也是 No Code——我们以前透过 Zapier 来串接 Ragic 和 Outlook，之所以改用 Javascript 直接集成，纯粹是因为我们有这样的技术力。”

样本跟踪

在这个产业里通常有两种公司：一种是将现场服务与实验室服务分开的大规模实验室。这些公司通常有资源创建昂贵、针对需求量身订做的客制化系统。

另一种就是同时提供现场检查和实验室服务的地方企业，他们通常没有多余的预算创建客制化系统。报告通常是用 Word 手动拼凑而成。他们的工作流程很可能像是这样：分析师被派往现场，获取样本，填写一张用来确认移送样品的监管链（Chain of Custody）表单，然后将样本寄回实验室。

接下来，实验室的人员输入结果，手动准备报告，然后透过电邮寄送或扫描给客户。这样下来，每个步骤都缓慢、重复、容易出错，也难以规格化。

透过 Ragic，Techtron 创建了一个强大但又不失易用性的系统，不管是在现场服务、实验室，还是移动实验室的现场分析上都能帮到他们。不仅是每个专案花费的时间大幅减少，产品的质量也一并提升——更快送出审查结果，客户也更满意 。

每一个样本——无论是石棉、霉菌、铅还是水质——从汇集到分析的整段过程都能被跟踪。Ragic 保障了监管链的透明度、也让数据之间的关联更明确。而且，这一切数据管理措施都符合 ISO 17025 标准。它成功替换了散乱的文件，转变为一个中心化、随时可稽核的系统。

以他们的移动实验室为例，当人员被派往现场时，他们会在现场汇集并检查样本。分析师直接将结果输入到表单上，报告就能现场生成。不用传来传去、也不用重复输入。再也没有分析师要把同一个专案编号抄到 3 份不同的表单上。这是 Techtron 能够在数小时内交付结果，而不是得花上好几天的关键。

稽核人员对 Techtron 报告系统的进化留下了深刻印象。起初在 Techtron 还没写出 Javascript Workflow 时，稽核人员就已称他们使用 Ragic 做数据汇集、培训计画的方法已经能在他们看过的实验室中排名到了前 20%。加入 Javascript 让自动化与数据验证流程进化之后，稽核人员称赞这是他们见过最好的系统之一。

“监管链”范例，非实际数据

专案管理

Techtron 的操作流程都是以一个“专案”为中心。每个客户数据、样本、分析结果与报告——所有数据都与专案挂钩。而每个专案的本质就是客户发来的的检查需求，例如霉菌检查或石棉调查。

因此，在 Techtron 的这套 LIMS 中，“专案”表单就是他们的营运中心。有检查需求时，他们会在“联络人”表单创建数据以记录信息。接下来，只要单击下列表上的动作单击钮，系统就会用这名联络人的信息，自动抛转生成一笔“专案”表单内的数据。

联络人表单与动作单击钮范例，非实际数据

实际上，“专案”表单有几种不同的版本，它们共享相同的数据，只是为了应对特定用途，每种版本都有些许特殊设计。举例来说，“排程”版本经过精简，让用户快速输入要要预订专案需要的关键信息；“财务”版本则专为会计团队设计，专注于专案的预算和收入；主要的“专案”版本则让员工能全面管理专案的各个层面。

Techtron 还在“专案”表单中，透过 Ragic 的内置的功能以优化操作流程。例如：

1. 透过链接与加载，当用户选择特定的实验室时，系统会自动填入相关的设备和试剂。选择服务时，相应的时薪和最低费用也会自动加载。

2. 结合链接与加载与条件公式，他们创建了一套“价格计算器”，填入所有相关细节就能估算专案成本。

3. 透过动作单击钮与归并打印功能，单击个单击钮就能根据专案信息生成报告文档。

透过鼠标点一点来创建表单之间的关联，所有相关数据只要透过简单的鼠标点击就能访问，Techtron 因此简化了整个实验室流程的管理方式。

报告生成与管理

作为一家检查服务商，报告在 Techtron 工作流程中是至关重要的一环。配合 Ragic 内置的的归并打印功能，他们可以轻松将结构化数据汇出至 Excel。接着，他们在 Excel 用 VBA 套用更进阶的格式与逻辑，创建符合内部标准与客户期望的报告。

这种开放性是 Techtron 长期坚定不移选择 Ragic 的原因之一。虽然 Ragic 提供了稳健的报表功能，但它并不是专为 Techtron 所需要的检查“报告”而设计。当出现更复杂的需求时，Ragic 支持跨工具的集成，提供了进阶工作流程所需要的开放性。

设备与资源管理

透过将 Ragic 打造为 LIMS（实验室管理系统），Techtron 创建了一套能够更轻松地管理设备与资源的工作流程。举例来说，每一台设备都被记录为一笔独立的数据，所有与这台设备相关的信息、文档，甚至是校准的历史纪录，都能够集中管理、汇整在下方的子表格内。

设备管理表单，非实际数据

“还没遇过真的做不到的情境”

“没错，我们获得了多方面的效率提升。John 从去年秋天以来做了许多令人惊叹的事情，让我们的效率提升到了新的高度。”

Josh 给了这套 Ragic 系统好评，大力赞扬了当初由他雇用、将 Ragic 的极限进一步推入升的人——John，他自 2024 年起担任他们的数据库设计师。

Techtron 将 Ragic 用到极限，而 Ragic 始终跟得上。

除了链接与加载、归并打印、公式等原生功能外，他们还高度依赖自己写的程序，尤其是在处理复杂的报告时。John 结合 Javascript 和 VBA 来巩固自动化、设计进阶的工作流程，同时节省时间并减少错误。

John 说：“Javascript 实现了复杂的自动化。我们目前还没遇过真正办不到的情境。Ragic 非常灵活，我对写程序能做的一切感到非常满意。你们的开发人员做得很棒，提供了我能想到的几乎所有选项。”

有了 Ragic 的灵活性，挑战极限并不会让人感到困难、恐惧或挣扎。这已经成为 Techtron 工作文化的一部分。

打破景气周期迷思，实现数据驱动的商业决策

Techtron 使用 Ragic 已经整整 8 年，在这段时间里，他们汇集了足够的数据来重新思考如何经营业务。

过去公司内部常认为业务、收入的消长周期难以预测、也难以找出趋势，他们通常相信一切都是直觉式的“景气周期”。但随着他们在 Ragic 中汇集了更多数据，这种假设开始发生变化。他们审视了专案历史，开始发现一些模式，并利用这些见解来引导决策。

有一个特别突出的例子是，他们有一位合作多年的客户，可能甚至在 Josh 加入之前就已经在合作了。这名客户的要求很高，单是产出一项专案的报告就可能需要高达 30 个小时。他们不喜欢接到这些工作，但他们从没有实际数据来考量他们到底投入了多少时间和精力。

有了 Ragic、在 Ragic 上累积了足够的专案数据后，他们实际算了一遍，发现在最糟糕的专案里，他们每小时只能赚 10 美元。这样明确的信息让他们决定停止接受这项消耗团队精力的工作，将重心移植到对公司业务更有效益的专案上。

“Ragic 让汇集和展示这些数据变得简单，这给了我们信心，最终将会超出我们负荷的客户从我们检查团队的工作清单中移除。”

透过 Ragic 扩展规模

Techtron 正准备扩大营运规模，计画透过合资企业和潜在的加盟主进行扩张。在他们的蓝图中，每一位新伙伴都将能够使用这套围绕 Ragic 创建的系统，并且也能够自由使用他们的移动实验室。