前言

你负责的补习班、家教班采精致的小班教学，甚至主打“一对一”或“一对二”教学，原本以打印件或 Excel 处理所有学员、帐务与课务信息，现在想更系统化管理，最好有个针对自家缴费方式、开课、排课模式客制的系统，但不希望太贵太耗时？你可以从这篇文章提供的方法入手，试试用 Ragic 来打造自己的系统。

如果你还不知道 Ragic 是什么，Ragic 是个自助设计信息系统的工具，我们提供类似 Excel 的简易编辑接口，但能做到数据库的功能，让不会写程序的人也能为自己量身打造企业应用，只要在主页或本篇文章最下方登记帐号就能使用（有提供免费版可试用）。

由于 Ragic 的高弹性模式，和补教机构、新兴的各种课程机构的数据管理需求相合，近年来常有补习班、家教班、才艺班、游泳班、健身房等客户来信询问如何设计系统，以管理自家数据、排课、订购缴费、点名扣堂数等。在累积许多针对不同课程机构的不同设计建议后，我们将相关的教学集结成系列文章，希望协助有兴趣的新订户，更快针对自己适合的模式快速上手。

如果你也是正在查找客制化信息系统的课程机构，你可以先从本系列的总论开始，总论中将课程机构分成四个类别，可以在辨认自家属于哪一种类型后，直接点到对应文章来阅读。

本文主要解说总论中课程管理模块之外的第 ② 种模式：一对一教学、固定上课时段的开课模式。这种模式例如补习班的一对一资优数学课程、一对一或一对二游泳班，是先帮老师跟学生配好一个上课时段，然后跟团体班的规矩一样，固定单击特定周期上课。以下会完全针对这样的模式，根据最常见的“数据管理”、“订购缴费”、“点名（扣堂数）”三大流程，提供设计建议。

注：“一对一固定上课时段”的模式其实可以看作是课程管理模块（同样固定上课时段）的简化版本。和课程管理模块相比，两者差别只在于一班学生是只有一个人，还是一堆人（团体班）。

当一班学生只有一个人的时候，某些原本需要子表格、新开一张表单、或是动作单击钮等功能达到的事情，可以简化处理，实际使用起来会更方便。但如果你不介意表单比较多张、体系结构比较麻烦的话，“一对一固定时段开课模式”的需求，是可以直接透过安装课程管理模块来达成的。

反过来说，如果你的开课模式是固定上课时段，但不是“一班只有一个学生”，而是“一对二”的情形的话，因为只要多一个学生状况就变复杂，我们还是比较建议你直接参阅或修改课程管理模块。

另外，假设你是一对一课程，但上课时段不是那么“固定”，可能会临时约定或修改，但仍属于“具有连贯性，约好要单击部就班上完一整组”的课程，你倒是可以考虑采用本文建议的表单体系结构略加修改来使用，相关的修改建议请点这里。或者，你就可以直接参阅四种模式里的③ 一对一、可随时预约模式，最具有弹性。

流程概要说明

你可以点选以下链接查看演示表单（后面的教学都可以对照演示表单查看，也可以在演示表单上新增数据测试效果）：

点此进入 ② 一对一教学固定上课时段开课模式 演示表单链接

我们建议你除了演示表单之外，最好也先直接登记一个 Ragic 帐号来实际搭配教学玩玩看，你会发现很多表单建置或流程操作实际做起来并不难。接下来会将此模式的数据 / 流程管理需求，拆成前面所说的“数据管理”、“订购缴费”、“点名（扣堂数）”三个阶段来解说，概要制表如下：

接下来，我们就直接拆解需求，让你一步步 100% 根据自家需求，做出最符合心中理想的系统！

（一）需求拆解：管老师学员/站点/课程/方案数据

管好整个“流程”之前，最基本的，就是要先能把名单、清单、列表这模拟较固定的“数据”整理好、分门别类放好，方便查找和调用。在这里，我们要管理的基本数据主要包括老师名单、学生名单、上课站点，这些部分表单的建置逻辑和其他开课模式类似，可以直接参阅团班开课模式这个区块（直到“另外创建“付费方案”表单”之前）的说明。

“课程”相关的部分，包括开课清单、付费方案、课表的创建方式，则会因为模式差异，有点不同，以下就另外说明。

课程、课表、方案

“课程”相关的数据，单击理也要开一个类似“开课清单”的表单，把开的课列出来。不过，跟团体班课程相比，一对一课程比较属于“量身打造”类型，不会像团班课那样先开好制式规格说明，等愿意接受的人报名，也不会像一堂团体课会有多个学生报名（会生成多笔订购数据），会需要另外创建“课程订购表”来管理订购数据。

一对一课程的每个课程只会对应一笔订购数据、一个上课的学生，没有学生要上课，一对一课程就不会开，因此，在纪录课程信息时，就可以直接包含这位学生的“课程订购”信息。

也就是说，可以直接在常见的课程表单里，增加一个“订购信息”的区块，注记是哪个学生订了课程即可，等于将“课程订购单”的信息直接归并在“开课清单”表单中，不用另外创建一张“课程订购表”。

我们可以创建像下图的开课/课程订购单，范例表单链接在这里：

因为这张表单实际上就是“课程订购+课程信息”两张表单的合体，基本上跟课程管理模块的课程订购单长得很像，

可以参照课程订购单的方法，利用链接与加载工具将学生名单，老师名单，上课站点的信息链接进来。

和课程管理模块课程订购单的差别只在于，在我们现在解说的这张“开课 / 课程订购单 / 上课纪录”表单中，课程信息的部分是直接输入的，不需要另外创建一张课程表单链接加载了（因为在一对一课程里订课 = 开课，每个开课数据里只会有一个订购的学生，不需要分成两张表单纪录了。）

至于课表的制作方式，原则上可以直接参阅 ① 团体班、任选时段上课模式的课表这个区块的说明，就可以设计出来，可以用表单的方式呈现、也可以用行事历的方式呈现，只是要注意的是，在本文所描述的模式中，开课清单、课程订购单都是属于同一张表单。

需要付费方案表的情况

如果学生每次订购的单元不是一组课程，而是多组课程，或是课程加上商品的组合，那么就可能也要另外创建付费方案表单，此时可以另外创建付费方案表单，设计原则可以参阅 ① 团体班、任选时段上课模式的付费方案表单的说明。

需求拆解（二）：管理课程订购、缴费流程

在 Ragic ，如果想管理一组数据，最简单的方式就是把数据整理成一张或多张表单，而要是想管理 / 跟踪 / 纪录根据这些数据生成的流程，最简单的方式则是创建一张专门管理此流程的表单，以链接与加载将其他表单数据带入，一般卖卖业的“订单管理”、“出货”、“入库”流程，行政总务需要的“设备租借”，人资需要的“加班申请”等，在 Ragic 都是用这种方法做的。

“课程订购”这类流程的管理需求就和“订单管理”类似，只是在本篇文章“一对一课程”的情况下，“订单”跟“开课清单”的意思是一样的，因此请参照前面“开课清单”的设计即可。

而缴费流程的部分，这里的演示表单也是采取“一笔订购 = 一笔缴费数据”的逻辑来设计的，如果一笔订购不等于一笔缴费数据（集结多张订单一次缴费，或一次订购分期缴费），有需要的话，可以参阅总论文章中的说明来做。

（三）管流程：管理出缺席（点名）、扣堂数

在本篇文章的模式中，学生每堂课都固定应该出勤，没有选择什么时候要不要上课的问题，因此不需要处理“课程预约”问题，主要要管理的流程就是纪录出缺席以及扣堂数。

纪录出缺席

这部分会比团班上课单纯得多。

如果是团班的话，一堂课有多个学生，代表每次上课时，每张点名单都会需要多个出缺勤纪录的字段，也就是点名单上的学生出缺勤纪录通常需要用到 Ragic 的子表格。而一对一课程每次上课时只有一个学生，也就是一笔点名单数据只要对映一个出缺勤状态的字段即可，此时，就可以用简化一点的方式来制作点名单，例如下面的做法。

我们可以在开课清单 / 订购单这张表单上，新开一个“课程纪录”（点名．上课纪录一览表）子表格，用“一行子表格 = 一次上课”的方式来注记每次上课的状态。像这样：

这个“点名．上课纪录一览表”子表格，其实就是前面解说到以日历方式制作课表时，制作行事历报表的方法（开课清单子表格，可再参阅这里)，只是不一定需要“子表格生成新表单”，可以在子表格纪录就好，省一张表单。

扣堂数（掌握剩余堂数）

能够“自动计算剩余堂数”会有很多好处，例如，学生如果中途退费，你可以知道他已经上过几堂课，以便处理后续。如果学生是固定买糖树的话，也需要在每次上课前，确认这个学生是否还有剩堂可供上课，以便提醒学生/家长是否需要购买新的点数/堂数。

通常，纪录出缺勤、以便知道该怎么扣堂数的信息来源，会在点名表 / 出席纪录这类表单上，而“目前剩余堂数”的信息，放在纪录订购信息的表单上最合理。

在团班上课的模式里，“点名表”和纪录“订购信息”的表单，会是不一样的两张表单，因此我们通常会用更新别张表单字段值的功能，单击单击钮来将点名单上的“扣堂数”信息（设置只要上过该堂课，就将该堂课扣堂数字段值改为1），更新到订购表单的剩余堂数字段上（剩余堂数字段自动减一）。

而本篇教学的例子里，订购表单和点名单是放在同一张表单上（点名信息是开课清单/订购单的子表格），因此不需要使用到动作单击钮，需要使用另一个功能。由于我们希望的是，以子表格“扣堂数”字段值的总和为依据，让“剩余堂数”字段可以实时扣减掉所有已经有上过课的堂数，因此，可以利用 Ragic 的公式来做。

以这笔数据为例，公式可以这样设：

这样，当你帮学生在“出席状态”上选择好状态（使该字段不是空值）之后，“扣堂数”字段会自动填上“1”，而“目前剩余堂数”字段会等于原本的总堂数减掉所有已上课的堂数：

每次新上一堂课、注记出缺勤纪录时，就会触发“扣堂数”以及“目前剩余堂数”字段的公式，达到自动更新的效果。这里的公式也可以根据实际的课堂规则来调整（例如如果请假缺席的话不扣堂数，那么“扣堂数”字段的公式就要修改，甚至出席状态的字段值选项也要修改。）

从管理基本数据、课程订购管理、排课预约管理、上课纪录管理到扣堂数，基本的课程管理需求大致就解说到这里。如果你需要复习一下每个流程可以用怎样的设计方法达成需求，可以点此跳转到最前面的表格。

特定情境修改建议

约定一系列的一对一课程，但上课时间可临时约

如果你的课程模式是“一对一”，但不是标准的“固定上课时段”模式，比较像是学生跟老师谈定了某段时间要上十堂课，但因为只有两方要约时间，所以用比较弹性的方式处理，可以临时决定上课时间或改时间，此时虽然也可以适用四种模式里的③ 一对一、可随时预约模式，但因为预约模式比较偏向“弹性预约”，对于一系列连贯课程的纪录可能显得比较零碎，因此可以略加修改本篇文章的建议体系结构来适用。

例如，只要在开课/课程订购单/上课纪录表单中，将课程信息中的周期信息等字段拿掉，谈定的上课时间填在子表格中，就可以了。

由于这种谈定的模式，不一定需要请假与补课，因此原本建议设计的表单体系结构中的请假、补课两张表单就可以省下来。

如果你有帮学生管理请假或加补课的需求...

“谈好固定时间上课”的模式多少会有管理请假或加补课的需求，这部分一样可以参阅同样是“固定上课时段”的课程管理模块设计请假单、加补课单的体系结构。

原则上，加补课单的设计逻辑跟课程管理模块一样，可直接参阅课程管理模块的说明。不过，在请假单的部分，因为一对一课程一堂课只会有一个学生，设计上可以再简化一点，可参阅这张表单的设计。这张表单的基本体系结构和课程管理模块的表单类似，一样设置链接与加载自学生表单、课程（开课）表单，并且设计像这样的动态筛选（让学生或工作人员填写请假单时不会看到一堆不相关的信息）：

而在“将学生请假的信息传递到点名单上”的部分，团班上课的表单必须在老师点名时，手动透过链接与加载或单击钮来查看有没有请假信息，一对一课程的表单则可以直接利用更新别张表单字段值的功能，做得比团班简单。

只要设置如下的更新别张表单字段值动作单击钮：

在请假程序完成后，单击下此动作单击钮，就会直接更新课程相关表单的信息了。

混合模式

如果你的机构混合了不只一种的模式，希望比较不同模式怎么管理流程、或希望知道怎么在一个数据库管理不同模式的流程，可以看总论的比较表以及混合模式的建议；如果你有进阶的设计需求需要我们提供建议，也可以先参阅总论，或直接来信 support@ragic.com 询问我们。祝你建置数据库顺利！

标签: 教育

归类: 各类应用演示, 产业应用