前言

你是补习班、才艺班老板或员工，所属的补习班提供弹性的“一对一预约教学”课程，学生可以实时查看空堂并预约（购买）单堂课程，但没有有效的信息管理系统，或是原本的系统太僵化不好使用，希望做个针对自家缴费方式、开课、排课模式客制的系统，但不希望太贵太耗时？你可以从这篇文章提供的方法入手，试试用 Ragic 来打造自己的系统。

如果你还不知道 Ragic 是什么，Ragic 是个自助设计信息系统的工具，我们提供类似 Excel 的简易编辑接口，但能做到数据库的功能，让不会写程序的人也能为自己量身打造企业应用，只要在主页或本篇文章最下方登记帐号就能使用（有提供免费版可试用）。

由于 Ragic 的高弹性模式，和补教机构、新兴的各种课程机构的数据管理需求相合，近年来常有补习班、家教班、才艺班、游泳班、健身房等客户来信询问如何设计系统，以管理自家数据、排课、订购缴费、点名扣堂数等。在累积许多针对不同课程机构的不同设计建议后，我们将相关的教学集结成系列文章，希望协助有兴趣的新订户，更快针对自己适合的模式快速上手。

如果你也是正在查找客制化信息系统的课程机构，你可以先从本系列的总论开始，总论中将课程机构分成四个类别，可以在辨认自家属于哪一种类型后，直接点到对应文章来阅读。

本文主要解说总论中课程管理模块之外的第 ③ 种模式： 一对一预约课，典型的例子像是一对一预约制的英语课，学生有空时可随时到现场或透过网络查询可预约的时段、老师、课程，实时将时段预约起来。

这种模式比预先说定每周上课时间，或已经预订好要上某一系列课程的一对一教学还要再有弹性一些，跟预约餐厅、旅馆、约做脸、做指甲、预约单击摩等一对一服务更像，制作课表、“管理上课时段（预约时段）”的重要性更高，因此我们特别开一篇文章来说明。如果你不是课程机构，但也有管理预约时段需求的话，也可以参阅本文的表单设计逻辑，利用 Ragic 的现成工具来打造自己的预约系统。

以下会完全针对这样的模式，根据最常见的“数据管理”、“订购缴费”、“点名（扣堂数）”三大流程，提供设计建议。

注：本系列文介绍的四种开课模式，其中两种为“一对一教学”的模式，两者差别只在于，定期一对一的模式是已经谈定上课时段，或至少是已经规划好的一系列课程，而本文的“一对一预约”模式可以容许更灵活弹性的课程订购方式。

实际上，本文要介绍的“一对一预约模式”表单设计体系结构，可以看成“一对一定期上课”模式的“弹性版”，两者的逻辑大致类似，只是“一对一定期上课”把不同次的上课数据“绑”在同一张表单中，让固定周期的预约与排课比较方便；“一对一预约模式”则比较分开看待每一次预约，每次预约都更有弹性，但就不特别适合批处理。

因此，假如你的一对一预约制教学模式不贩售“单堂课程”，也就是都要以一组十堂课的买堂数方式购买，那么你其实不只可以参阅本文，也可以参阅“定期一对一”的模式（相关建议请参阅教学文章特别是这个部分）。以这个情况来说，条条大路通罗马，两种设计方式都可行。

流程概要说明

你可以点选以下链接查看演示表单（后面的教学都可以对照演示表单查看，也可以在演示表单上新增数据测试效果）：

点此进入 ③ 一对一预约模式 演示表单链接

我们建议你除了演示表单之外，最好也先直接登记一个 Ragic 帐号来实际搭配教学玩玩看，你会发现很多表单建置或流程操作实际做起来并不难。接下来会将此模式的数据 / 流程管理需求，拆成前面所说的“数据管理”、“订购缴费”、“点名（扣堂数）”三个阶段来解说，概要制表如下：

接下来，我们就直接拆解需求，让你一步步 100% 根据自家需求，做出最符合心中理想的系统！

（一）需求拆解：管老师学员/站点/课程/方案数据

管好整个“流程”之前，最基本的，就是要先能把名单、清单、列表这模拟较固定的“数据”整理好、分门别类放好，方便查找和调用。在这里，我们要管理的基本数据主要包括老师名单、学生名单、上课站点，这些部分表单的建置逻辑和其他开课模式类似，可以直接参阅团班开课模式这个区块（直到“另外创建“付费方案”表单”之前）的说明。

课程、课表

“课程”相关的部分，以开课清单来说，有需要的话，我们也可以跟前面类似的设计方式，创建一张“开课清单”表单，只是这张表单里的“课程”信息会偏抽象，不会包含大多数“时间”相关的信息（课程开始、结束日期；上课、下课时间等等），顶多标明此课程的有效期间，因为课程都采预约制，没有人预约的话就不会上课。

这里有个需要说明的地方：因为“一对一预约”模式是“确认哪些老师在哪些时段有哪些类型的课程可以预约”，很多时候重点在于“特定时段可用、可预约的资源”，而不是“开了哪些课程”。

举例来说，假设Ragic 补习班有 Phil、Amy 两位老师， Phil 老师每个礼拜一下午两点到三点可以预约专业咨询课程， Amy 老师每个礼拜二早上十点到十一点可以预约专业咨询课程，课程内容以预约者的需求为主，那么我们要管理的数据重点，多半会是“Phil 这礼拜还有空上课吗”“Amy 固定上课的小会议室那个时段还有没有空”，重点在于管理可预约的资源，而不会是创建一张只有一笔“专业咨询课程”数据的开课清单。

另外，即使可预约的课程有几个固定的主题如“基础表单设计”“签核设计”“进销存管理”或“生产管理模块运用”课程，如果没有特别需要根据统计上课数量、从课程角度检视数据的话，也不一定要特别创建开课清单，可以将这些信息直接纪录在接下来会说明的“上课预约单”中即可。

课表

一对一预约模式不会像周期上课的模式一样有一个很固定的课表，但可以有一个“注记已预约时间”的日历，方便查看。

直觉来说，我们可以像管私人进程这样，每天接到预约课程的信息，就直接把它注记在在线日历上，但组织机构要处理的预约进程太多，这样手动注记非常累，预约数据也无法转化成非日历的信息留底。因此，可以多一个流程，先创建一张‘预约上课单”，用来记录预约信息（实际让人预约的流程设计部分，会在后面这个部分说明），再利用报表功能，将该张表单的数据引出成行事历报表。

“预约上课单”可以像下图这样：

“预约编号”可设为自动生成字段，自动生成流水号；“报名学员数据”的部分，可以利用链接与加载的功能，链接与加载学生表单的信息。另外，有需要的话还可以进一步链接授课老师、上课站点等信息。

这边比较重要需要特别讲解的是红圈圈起来的“预约信息”区块和“预约摘要”字段。“预约信息”区块有两个字段：“开始日期时间”和“结束日期时间”。这两个字段属于 Ragic 的日期字段，要注意的是格式需要包含“日期”与“时间”，之后才能将整个时段显示在行事历报表上。填写完开始与结束时间后，预约信息就创建好了。

而“预约摘要”字段是透过字符串公式把预约学生、老师姓名等信息依需求自动串起来带入，创建行事历时会需要用到。

接着，在预约上课单右上角的“报表”单击钮上点一下，点选“行事历报表”，就可以将预约信息变成行事历了（一笔预约数据 = 一个行事历事件）：

在左上角选择开始时间、结束时间和事件标题来自哪一个字段，此时就可以选择我刚刚以字符串公式串成的“预约摘要”字段当标题，比较一目瞭然；画面上显示的行事历事件，点一下右上角会出现对应数据的预览画面（预览画面指的是这个），也能直接点到数据源头去观看和修改。

付费方案

即使同样是一对一预约制的课程，不同的开课机构可能会设计出不同的订购方式，最简单的，像是每次都是单堂订购，每次预约就要付一次课程的钱，银货两讫；其他常见方式例如买堂数，例如一次买 10 堂课，每次预约或上课时扣减；吃到饱，例如付一次钱当月就可以无限次数预约。

如果你不是单堂单堂的贩售课程，而是贩售例如买堂数、或是定期吃到饱的方案，那么你的基本数据表单里可能还要包含“付费方案”这样的表单，比较方便管理流程，此部分请直接参阅下一个区块的说明。

需求拆解（二）：管理课程订购、缴费流程

订购

如果课程都是单堂贩售的，那么“购买一堂课”跟“预约一堂课”是一样的行为，可以在“上课预约单”中（相关说明跳转这里）增加订购信息的字段（例如单堂售价、付费日期等）即可。

而如果不是单堂模式，会需要另外处理订购流程的话，代表一笔订单不等于一次预约上课，那就要另外创建“付费方案”表单，以及另外创建管理订购流程的课程订购表，此部分设计原则一样可以直接参阅 ① 团体班、任选时段上课模式的付费方案表单，以及创建课程订购表的说明。

缴费

而缴费流程的部分，这里的演示表单也是采取“一笔订购 = 一笔缴费数据”的逻辑来设计的，如果一笔订购不等于一笔缴费数据（集结多张订单一次缴费，或一次订购分期缴费），有需要的话，可以参阅总论文章中的说明来做。

（三）管流程：预约、出缺席、扣堂数

利用“预约系统”报表管理预约事项

在“一对一预约上课模式”中，“预约”是此流程中相当重要的一环。前面提到，可以创建“上课预约单”来管理此流程。

最简单的模式，是每次学生需要预约课程时，直接到“上课预约单”这张表单上创建一笔数据，自己填写预约的老师、时段等信息，必要时对照行事历与机构规定，确认预约的时段是否可行（学生自行检查、或教育机构自行复查）。

但这样的模式多数时候并不方便：反覆查看耗时又容易看错，要比对确认也不容易。因此，我们建议你利用 Ragic 新的报表：“预约系统”报表功能，直接生成一个方便点选、不让人预约“已预订时段”、依据来源表单字段做客制化的系统。

只要在类似这张上课预约单的演示表单上，点“生成报表”并选择“预约系统”，就可以根据“上课预约单”这张表单的字段来设置预约系统。

进入预约系统时，上半部会是只有系统管理员（SYSAdmin）才看得到的设置画面：

你会看到设置画面上有五个地方都有红色星星的必填标记，这是预约系统一定要做的基本设置：要决定之后大家填写这个预约系统时，“预约物”（被预约的标的/资源）、“预约人”、“预约开始时间”、“预约结束时间”、“备注”这几个区块的信息，会回填到来源表单的哪些字段上。

以我们的范例来说，“预约物”应该是授课老师（就像借器材一样，同一个时段同一个老师不能重复被预约）、“预约人”应该是学生，开始时间/结束时间/备注都选择表单上的对应字段即可。其他设置区块字段可依照课程长度、可预约时段自行设置，上方画面中的例子是“每堂课 30 分钟、周一到五每天特定时间段可预约”的情况。

设置完成后将报表保存后就可以使用，可参阅这张范例报表，用户会看到的画面如下：

“T-00001 - Amy”“T-00002 - Angie”等选项是我们之前设置的“预约物”选项（授课教师编号姓名），预约者只要选日历、点选特定授课教师开放的特定时段就可以完成预约。

完成预约后，预约系统报表的来源表单 -- 上课预约单上，会创建一笔相应的数据，和直接手动在上课预约单创建数据一样，但透过预约系统不但画面比较人性化，也可以达到“预约特定时段后加锁该时段、防止他人重复预约”的效果。

注：过去 Ragic 没有“预约系统”报表功能时，常见的建议做法是先在“上课预约单”上创建大量的空堂（可预约）数据，让预约者找到对应的空堂数据来填写，达到防止他人重复预约的效果。

如果你有特殊原因，希望用这种方式来做预约系统的设计，可参阅这两种方式：

不过，如果没有特别考量，仍然建议用最简单也方便的方式 -- 直接使用预约报表。

纪录出缺席

由于每笔预约单只会对应一次、一个学生的上课纪录，“出缺勤纪录”的部分可以在“上课预约单”上放一个字段来纪录，以范例表单来说，就是“实际出席状态”这个区块。

扣堂数（掌握剩余堂数）

如果不是购买单堂课程的话，你可能需要随时确认某个学生剩余堂数的信息，这部分跟其他模式类似，可以在“方案订购单”上放一个“目前剩余堂数”的字段，透过在上课纪录的表单（上课预约单）上运行更新别张表单字段值动作来更新“目前剩余堂数”的信息。这部分如果需要比较详细的教学，可以直接参阅这里。（记得要在上课预约单上放一个“订购编号”的字段，好让扣堂数时能对应到正确的订购单上。）

从管理基本数据、课程订购管理、排课预约管理、上课纪录管理到扣堂数，基本的课程管理需求大致就解说到这里。如果你需要复习一下每个流程可以用怎样的设计方法达成需求，可以点此跳转到最前面的表格。

特定情境修改建议

混合模式

如果你的机构混合了不只一种的模式，希望比较不同模式怎么管理流程、或希望知道怎么在一个数据库管理不同模式的流程，可以看总论的比较表以及混合模式的建议；如果你有进阶的设计需求需要我们提供建议，也可以先参阅总论这个部分，或直接来信 support@ragic.com 询问我们。祝你建置数据库顺利！

标签: 教育, 预约排程

归类: 各类应用演示, 产业应用