你是中小企業的老闆或員工，原本以紙本或 Excel 處理所有訂單、商品與客戶資訊，現在想更系統化管理，讓大家可以更方便協同合作，解決「老是得複製貼上一堆資料」、「負責人漏更新，資料與現況不同步」，或是「沒電腦就沒辦法看訂單」這類的問題，但找來找去，市面上的解決方案不是太貴、太複雜太難懂太多步驟，就是無法滿足自己公司某個重要的流程需求？

如果你有同感，那你來對地方了， Ragic 雲端資料庫很可能就是你要找的系統。 Ragic 是一個讓人不用寫程式，就可以在類似 Excel 的介面上，組合各種功能、自助打造資料庫應用的工具，做好的系統可以直接使用。（如果你不認識 Ragic，想看更多我們的自我介紹，請點這裡。）

企業營運必備的「訂單系統」，就是許多中小企業利用 Ragic 做出的第一個應用！每家公司可能因為規模大小、慣用流程、產業別等等的不同，對訂單系統的想像與需求也不同。

流程要多要少？大家都不一樣

有人剛開始做生意，只希望先有個類似「Excel 線上版」的功能，讓大家可以在同一個平台，用一樣的範本格式 KEY 訂單資料、然後印出來或寄送出去給客戶，不想要其他的多餘功能；有人希望在線上版訂單的基礎下，KEY 訂單時可以自動帶入客戶、商品資料，不用重複登打，但也不想要有其他流程設定，以免把自己搞得頭昏腦脹。

也有人想要「稍微多一點」：例如在訂單完成時，就自動把這個訂單裡載明訂購的商品數量，從商品的庫存數字裡扣掉，以免每次都得提醒自己要去對數字、改數字，這時他可以在簡單的訂單系統裡，多加一點點設計來達到這個功能，但並不需要硬是加上他還不需要的出貨、入庫、出庫流程）。

而等到組織/訂單量大了需要更嚴謹一點，可以再另外補上報價、出貨、出庫、入庫等流程，甚至把訂單和商品資訊也管理得更細緻一些，例如加上單價管理。不同流程、架構的訂單，都可以用 Ragic 做，想特別簡化哪一部分、或把哪部分流程做得更細更多檢核關卡，都沒問題！

如果看到這裡你心動了，但疑惑「真的有那麼彈性嗎」或擔心「可以做到那麼多事，對非工程師/非 IT 專業人士來說應該非常難吧」，那麼，你可以撥一點時間，讓我們用幾組既有的訂單範本 / 教學影片為基礎，變化一下設計，實際示範上面講的幾種情境，展示 Ragic 的「好入手」和「彈性」給你看。

同時，我們也希望你可以透過示範幾種「由簡到奢」的情境，找到自家需求/流程對應的合適「定位點」。從這個定位點著手，思考自己需要幾張表單、怎麼修改、可能的架構會是怎樣時，可以省去一些摸索的時間。

（一）用「快速範本」一鍵做好單張訂單

複雜度：★

第一個要講的方式很簡單，只要註冊一個 Ragic 帳號、新增一張表單時，表單右上方都會跳出「快速範本」的選項，此時只要點一下「訂單」的圖示：

畫面就會載入一個已經設計好的「訂單」表單，包含了一般範本會有的：訂單編號/日期/出貨時間，客戶編號/姓名/電話/地址，以及訂購細項資訊如商品編號/名稱/單價/數量/小計/總金額等欄位。

此時只要點選儲存，你的訂單範本表單就做好了！你就可以馬上使用這張表單來登打訂單資訊，同時表單上「小計」「總金額」這幾個欄位套了類似 Excel 的公式，可以依據訂購商品的數量和價格自動結算出總和，因此你也不用敲打計算機來算總金額了，非常方便。

當然，如果要是根據你的需求「量身打造」的訂單，你想要放的欄位、資訊，不一定這麼巧正好 100% 跟範本的一模一樣，因此你可以稍微修改一下，新增或減少欄位來客製化你的訂單架構，只要點表單右上角的「修改設計」按鈕進入設計模式，就可以自由新增與設定欄位，當然也可以刪除、可以調整欄位寬高、改變顏色等等，和一般文書編輯軟體的操作方式很類似，修改完按儲存就可以得到完全客製化的訂單範本了。（如果你是 Ragic 新手不確定之後怎麼新增訂單資料的話，可以看這裡）

這邊提供一些小訣竅：如果你是要將手邊的紙本訂單格式轉換成電子化表單，格式轉換上有點卡住的話，你可以參考這篇教學。

用 Ragic 快速做出來的這個線上訂單有什麼好處呢？基本上，它和 Excel 、Google Sheet 做出來的表單比較類似，但有幾個差別：

① 提供 Excel 和 Google 沒有的「列表頁/表單頁」切換功能，以及 APP 的檢視模式：在 Ragic 只要建立一次資料，就既可以用「表單」格式查看單筆資料，又可以切換到「列表」頁面縱覽所有訂單資訊。但如果在 Excel 或 Google 的話，通常你的訂單資料可能就是長長的一行，要把單筆訂單資訊寄給客戶確認或當憑證的話，就需要另外處理，例如重新複製並排版資料。（這有時候會很麻煩！）

另外，Ragic 有手機 APP，在行動裝置上查看訂單時也不需要辛苦的將資料放大縮小，你還可以另外調整 APP 上的欄位排序。

② 可以很方便地和其他人在線上共享這份訂單資訊，這點 Excel 就做得不太方便；還可以針對不同人設定不同的分享權限，可做的設定也比 Google 細緻。

③ 訂單要輸出成文件或寄出也很簡單：可以一鍵將資料匯出成 PDF 檔、也可以一鍵寄出訂單資料。

（二）把訂單和商品、客戶表單連結成一組

複雜度：★★

雖然一張 Ragic 的訂單表單就可以讓你處理資料方便很多，但很多人選擇用 Ragic 來做訂單的最大原因，其實是「 Ragic 可以建立不同表單間的連結關係」，可以讓你在 KEY 訂單的時候，不需要每次都重複輸入客戶資料、商品資料，而是用點選的方式，把其他表單（例如客戶、商品表單）的資訊自動帶進來，除了省時也可以減少錯誤，未來要追蹤商品銷售、客戶購買記錄也容易。

這在 Ragic 也不難設定，只要一樣用快速範本先建立商品、客戶、訂單三張表單，再用「連結與載入」這項功能把表單連在一起就可以了，我們有非常多教學影片、示範畫面，都是以這個訂單系統為例子的，所以雖然功能升級，但難度並沒有增加很多。

想快速看一下怎麼利用連結與載入把三張表單連結在一起，你可以看這個不到三分鐘的短影片（英文發音中文字幕，記得將字幕打開）；想看完整的教學，你可以看我們的基礎表單設計教學，教學的案例就是訂單、客戶、商品三張表單。

設計好之後，你不只可以輕鬆將訂單、客戶、商品資訊歸檔，打訂單時只要點選一下就可以選出客戶、商品資訊。而如果你想要做得更進階，例如希望客戶表單裡顯示出他曾經下過哪些訂單，那你還可以用顯示從其他表單的連結功能來做到。

這組訂單系統預設是給內部登打資訊用的，不過如果你是網路賣家，客人已經在網路上下訂單了，也就是訂單資訊已經有了，只是希望將資訊從官網系統或電商後台匯出，用比較有架構的方式整理的話，只要可以從後台系統將資訊匯出成 Excel 檔，也是完全可以直接匯進 Ragic 的！只要先在商品表單中建立所有商品資訊，然後定期匯入資訊：只要記得匯入的順序是先匯入客戶資料、再匯入訂單資料，資料就可以用比較有架構的方式保存了。

（三）加更多連結關係與公式，自動更新庫存量

複雜度：★★★

如果你希望表單更聰明一點，例如 Ragic 客戶很常見的需求：希望在訂單完成時，自動扣除商品庫存數量，但你不希望因此要新增一大堆出庫單、入庫單等等的流程，該怎麼設計呢？我們最近新上架的「簡易進銷存」教學影片，就是一個很好的範例，你可以依照這個教學影片，看看自家需求能不能用這個架構設定看看。

「簡易進銷存」總共有四組表單：(1)客戶/廠商 (2)商品庫存 (3) 銷售訂單/訂單細項 (4)採購單/採購細項（因為商品庫存增減最大宗的原因就是賣出時減少庫存、採購進來時增加庫存，所以這個示範影片也會建立採購相關表單）。

主要的設計邏輯是在「商品庫存」表單中，除了一般商品表單的資訊，也加入「初始庫存數量」、「庫存數量」的欄位，並且要記得如果一種商品「分倉存放」的話，建立資料時就要把它分成兩筆資料（例如小熊軟糖 A 倉、小熊軟糖 B 倉）。然後利用顯示從其他表單的連結以及從子表格產生新表單的功能，把這項商品的採購紀錄、訂購紀錄（「已完成」訂單的訂購細項）都拉進「商品庫存」表單中，這樣採購/訂購完成時，「商品庫存」表單的子表格會有連動的紀錄，進而影響套有條件公式的「庫存數量」欄位，達到「訂單完成時，自動扣除相關庫存」的效果。

（四）完整流程的進銷存系統

複雜度：★★★★

如果你的商品常常需要分在不同倉庫管理，倉庫本身的資訊也需要管理的話，那麼簡易進銷存模式「不管理倉庫」的方法，對你來說可能就不那麼足夠。又或者，你的同一個產品會依照狀況有不同單價（需要做單價管理），那麼你會需要的是相對完整的庫存、訂單管理模組，此時就推薦直接安裝我們的進銷存來試試看，有需要的話也可以根據這個基礎來修改範本模組，這部分我們已經寫了一系列的詳細說明/教學文章，直接點這裡查看教學文章即可。

如果你的進銷存需求是要整合財會模組的，安裝模組時只要選擇「組合餐」>「ERP系統」，或是安裝兩次：安裝「進銷存」再安裝「財會模組整合版」就可以了。

這部分如果希望做更多功能，都可以繼續修改，我們之後也會陸續附上常見的設計建議，例如多幣別的設定方法(參見 Ragic 社群的相關討論，需要登入 Ragic 帳號)。

標籤: 訂單

分類: 各類應用示範, 產業應用