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如果你在非营利组织工作，应该会感受到管理会员、志工、活动与捐款数据整理的繁琐，可能有多份Excel, Word 工作表文件，常常需要从Ａ文档翻出既有数据拷贝贴上至Ｂ文档；或是不同的文档需要能整并纪录，但却总是分散在不同的文件夹，需要一次次点开来比对。
这份“非营利组织简易数据管理模块”的设计初衷，就是希望协助团队能更轻松的整理相关人员数据、纪录活动信息、编写相关文案，甚至进一步比对活动收款纪录，让日常的行政与服务工作更简便顺畅。
这个模块特别适合中小规模协会、社福单元或志工团体，在数码转型的阶段，以最低门槛起步开始创建部分数据管理流程，让您即使没有 IT 背景，也能快速上手！
在这个模块里我们透过 Ragic 的内置的工具来设计表单，创建出一个属于简易的针对会员、志工与活动管理，类似坊间客户关系管理CRM的管理系统。
模块目前包含几个核心表单：捐款人／志工基本数据、活动管理列表、参加者／志工活动报名表、数字报纸／文案管理列表、款项对帐表。
主要用来管理组织中关系人的基本数据、办理活动时的相关纪录（基本数据、报名费用、参与人员清单与文案纪录）、开放给一般参与者、志工的活动报名表，以及用来核对交易纪录与报名款项。基本使用流程会是：创建关系人基本数据→ 创建活动相关数据→ 参与者填写报名表→ 核对报名款项
登记过 Ragic 帐号成为订户后，可以在应用商店中的产业应用类别找到模块并下载。
接下来的段落中将会逐一介绍每个表单如何使用、设计时使用到的内置的工具，以及进一步还可以做哪方面的扩展应用。
这两张表单可用来登录所有捐款人以及组织志工的基本数据，透过在表单加入不同的字段种类，纪录人员名称、电话、E-mail 及是否活跃等信息。
在您的组织收到一笔款项后，可创建一笔捐款人数据，方便后续进行管理。无论是查阅该名捐款人的参加活动、或是捐款纪录时，都可以在这张表单中以人为主体，一目瞭然查看与其相关的各项纪录。这个自动将其他表单相关数据参照成子表格的功能，是透过显示其他表单链接的设计工具来达成；我们分别在活动报名表、款项对帐表创建链接回来，后续在这两张表单若有新增该名捐款人的数据，系统就会同步呈现回这张表单里、同一名捐款人的数据表中。
另外，志工基本数据表也是用来创建与人员相关的数据，且同样使用了显示其他表单链接的功能，将该名志工有参加过的活动纪录一并呈现在这里；在总时数中套用公式，协助管理员统计服务时数。
当组织预计要办理一场活动时，可以在这张表单新增一笔活动数据，用来集成活动的信息，让每场活动从筹备到结案都在同一张表单中完成纪录，包含活动内容、收费设置、报名名单、志工协助、文案跟踪与财务核对。这样的设计帮助您在活动筹备的过程中能快速掌握现况、减少文档分散，并在活动结束后能回顾成果或做后续的分析使用。
表单上半部是活动的基本信息区块，用于纪录活动名称、日期、时间、站点、活动类型与负责人等数据；
中段部分则是设计了子表格来纪录多项“收费方式”与“预算列表”的信息，包含设置不同身分别的报名费用，以及预计支出项目与金额；
接着“活动内容”区块用于输入字简介说明主办单元、活动目标与适合对象，方便后续转用于宣传或文案编写。
这些字段提供完整的活动总览，也可作为数字报纸、对帐或报表的主要参照数据。
另外，除了活动内容之外，同样也使用了显示其他表单的链接功能，将与该笔活动相关的报名表、文案列表参照成子表格，就能同步串连报名情况与志工名单、文案纪录⋯⋯等，协助您掌握每场活动的相关信息。
报名费用细项的数据，是从活动管理列表中的收费方式，透过子表格生成新表单而来。这部分的设计是为了后续在报名表中能够识别参加者应缴费用的链接来源使用，为了避免用户误触编辑数据，因此将所有字段属性设置只读。
这张表单是一般参加者填写的表单，用来汇集活动报名数据、缴费信息与基本联络方式。
这张表单与活动管理列表透过活动编号字段创建了链接，因此报名数据会同步呈现到相关活动中的子表格。
参加者在报名时需自行填写表单中字段，下列是字段中有套用不同设计功能的说明：
1. 报名身分、活动编号：选择报名身份，再加上欲报名的活动编号，透过链接与加载的设置，系统会自动带出相对应活动名称与报名费用。
另外，活动编号有套用了动态筛选，因此会优先显示出状态为“开放报名中”活动清单。
同时，若为捐款人报名，会透过条件式格式显示出捐款人编号字段，选取后自动带出相关信息。
2. 报名日期：套用默认值自动带出填写报名表当天的日期。
3. 缴费完成状态：确认付款将会从款项对帐表核对过后透过动作单击钮更新成“✓”，参加者无法直接在这张表单上自行勾选。
志工活动报名表的设计也非常类似参加者活动报名表，只是使用上更加简单。只要选择志工编号、想报名的活动、以及预计协助的工作事项，就可以创建一笔数据了。
这两张表单的数据在创建之后，都会各自依据报名的活动以及身份，分别同步显示回活动管理列表以及基本数据表的子表格清单中。
可用于管理活动相关的数字报纸或文案纪录，这样的纪录方便同仁直接查询，也可以开放多名用户进行共编喔。这些文案纪录也会同步回相关活动的子表格清单中。
另外，除了从这张表单新增数据、选取对应的活动编号，也可以直接在活动管理列表上打开来源表单并新增数据。
您可以将帐户中交易明细汇入这张表单的款项流水帐区块，再开始逐一选填该笔款项是否为活动报名费用或捐款数据，来核对金额是否正确。
字段会依据您选择的款项用途而有所变动，以下图为例，选择了活动报名之后，右方就会显示相关字段让用户选填为哪一笔活动报名，依此带出金额，再透过公式来比对应收金额是否等于应缴金额。
款项要核对正确以后，由于有条件式格式的设置，才会显示动作单击钮确认报名缴费完成，透过动作单击钮－更新别张表单字段值的功能，回填至报名表上缴费完成的字段。
当活动的文案创建好后希望能够发送给相关报名人员，可以使用动作单击钮－寄出自订 E-mail的功能，让用户在数字报纸／文案管理列表点击动作单击钮就可以针对该笔数据寄出自订信件。目前的模块表单数字报纸／文案管理列表中已经加入好通知对象的字段，以下说明仅针对设计概念，若需使用到动作单击钮寄出的功能，再请直接参阅最后第 4. 手动加入动作单击钮。
1. 为了要达成这个功能，由于上述功能中的收件人可设置成特定的E-mail字段，因此我们需要先在表单中设计出一个可以自动汇整出该活动所有报名参加者的E-mail字段。
首先在活动管理列表上设计字段汇整出所有报名人员的E-mail数据，由于多组Email组合，会需要用半角逗号加上空格分开，因此可以在公式中写入原本的E-mail字段+', ' 来组合字符串。
2. 并新增另一个字段，同样写入公式来回传上述新增子表格字段的所有Email字段值，以集成所有的通知对象E-mail
3. 至数字报纸／文案管理列表中同样新增通知对象的E-mail的字段，进入链接与加载管理，针对活动管理列表这组链接，将这个新字段加入加载设置
后续新增一笔数字报纸／文案数据时，选择相关活动编号，就会自动加载对应的通知对象E-mail
备注：链接与加载设置建议加上将链接与加载字段同步为最新纪录，确保开始编写数字报纸到最后实际寄出数字报纸时，通知对象会与来源数据报名表上的名单一致。
4. 接着，设置寄出自订 E-mail的动作单击钮时，就可以选择将通知对象设置成收件人字段，之后发送信件时，系统就会自动以该字段中的E-mail来发送信件，就不需要另外手动拷贝贴上了喔！
备注：单封信件的收件人上限为50人，若希望使用该功能再请特别留意活动报名人数。
在Ragic提供多种报表功能，可协助您针对表单数据做不同情境的统整与分析。
例如，在参加者报名表中，可以使用圆饼图来分析报名身份的人数比例。
或是，在活动管理列表中，使用分群报表功能，以活动类型为归类，统整每个归类底下的相关活动数据数
感谢您耐心阅读至此。我们理解非营利组织伙伴要开发一套数据管理系统并不容易，也希望这个模块能成为简化您日常工作的一个起点。
未来，我们希望能够逐渐开发更贴近非营利组织伙伴的使用情境的模块表单——例如：个案管理流程模块，让更多用户可以直接下载、调整设计，快速导入日常工作流程。
若您愿意的话，欢迎来信与我们分享您目前的个案管理流程与经验，作为我们设计模块的基础。
感谢您的宝贵意见！
