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轻量文档管理系统:远离过期文档、规格说明书失踪恶梦

为了符合系统管理规定,还在跟文档管理搏斗吗?规格说明书版次永远不全,甚至不知道最新版在谁的计算机里吗?现在,让“研发文档管理”模块来拯救你的工程部门,文档新编申请、修订需求等清楚记录,并支持一键分享给各部门浏览,再也不用天天手忙脚乱找规格说明书给同事啦!

在开始之前:登记专属的Ragic数据库

对于还没有Ragic帐号的朋友们,可以立即登记并下载“研发文档管理(无Dropbox集成)模块”(Ragic在获取你的同意前不会要求付任何使用费用,请不用担心)。

如果已经拥有帐号的朋友,可以在开始页面签下的应用商店中,选择研发中的研发文档管理模块来下载使用。

接下来,跟着网编一步步创建起简易研发文档管理数据库吧!

模块启用前置操作

整理现有文档

在导入研发文档管理模块之前,建议将您手中既有的研发文档整理并登录至系统中。若没有时间将过往的历史纪录一一誊打至系统中,至少必须列好现有文档清单并且上载文件唷!例如:

将同仁新增为内部用户

整理完现有文档后,你必须要将办公室同仁新增为内部用户,他们才能够看到并顺利使用你的表单。在新增的过程中并不会额外付费(除非原先使用的是付费版本的数据库),即使是需要额外付费,也一定会收到相关的系统提示,因此请不需要担心。关于新增用户的步骤,可以参阅此篇说明

模块正式上线

完成上述前置设置后,模块就可以正式上线啰!研发文档管理过程中,不外乎新增文档以及修订文档两个程序,因此网编下面会依据新增、修订两块不同的工作流程做介绍。

新增文档需求

需求端

当需要新编一份“全新”的文档时,请在“文档新增及修订需求单”中点选红色的“新增”单击钮,并详细输入需求说明。

完成后,修订单元的同仁就可以依据用户发出的新增需求来编辑文档。如在新增文档需求有需要签核流程的公司,也可以参阅我们的签核流程

小诀窍

如果身为修订单元的员工,希望一有新增需求立马被通知,可以在里面勾选有新的一笔数据用电邮通知我

文档编辑端

当收到新增文档通知,并完成文档编辑后,请移至“研发文档管理”表单,并新增一笔数据。

部分公司的正式发行文档为不可编辑文档,建议将可编辑版本上载于下方子表格中,方便后续修订人员进行版次变更。

修订文档需求

需求端

除了新增文档以外,有些时候可能是遗留文档的更新或勘误,这时可以发起修订需求:

文档编辑端

收到编辑文档通知,并完成文档编辑后,请移至“研发文档管理”表单,并找出修改的文档:

文档分享

如果需要将文档分享给跨部门的用户,可以先将用户加入至特定群组(例如:业务群组、财务群组或是行政群组),再至“研发文档管理”表单中,将文档指派给特定用户或是群组:

以上,就是关于研发文档管理模块的相关说明,如果有任何不清楚的地方,欢迎来信至 support@ragic.com 与我们联系。

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