台湾保养品牌新肌霓用 Ragic 集成会计请款、品管与客服流程，提升营运效率

“大家花在请款的时间其实缩短了很多。以往可能要打印输出来、迭起来，放到某个地方签核。但现在全部电子化之后，速度就快很多。”

鼎澔智能生医的创办人 Hank （林政翰）谈起一开始在四沐森服务时打印件请款的繁琐流程，至今仍印象深刻。后来他透过 Ragic 将请款流程电子化，让请款操作的时间大幅缩短。

四沐森的管理痛点

新肌霓（INGENI）为四沐森有限公司旗下的台湾美妆保养品牌，成立于 2017 年 5 月。品牌以“开发看得见改变的保养品”为开发理念，拥有自己的研发团队，专注于身体保养产品的开发。

请款数据散落各处 汇款与签核状态难掌握

对于四沐森来说，在请款与签核流程上，过去以打印件或 PDF 管理的方式，曾面临一定的挑战。

Hank 分享，早期四沐森是以打印件方式签核。打印件文档需要打印输出来、放置在某个地方手写签核，不仅占用空间也很耗时。他加入公司后把这个流程数码化，改成在 PDF 上加上签核字段进行半电子化签核，但随着单据量增加，这种方式也不易管理。

他提到：“如果要确认这笔 PDF 到底汇款了没、签核了没，以前是用很多不同的文件夹来归檔，久了要找就不好找。所以那时候我们就感觉要做一件事，来解决这个问题。”

除了请款之外，也有些数据管理需求，套装软件难以支持。也因此，在思考如何创建一套会计系统，来优化请款流程时，“工具是否具备足够弹性”便成为他们最重要的考量。

现有工具弹性有限 难以符合实际流程需求

Hank 提到，在查找解决方案的过程中，他们曾评估过市面上的套装 ERP 系统，例如鼎新、正航等。这类系统虽然功能完整，但弹性相对有限，对于实际只需要部分表单与流程的中小规模企业来说，导入成本较高，使用上也未必完全符合实际需求。

此外，他也接触过其他工具，例如 ECOUNT 与 Kintone。ECOUNT 虽然在部分字段上具备一定弹性，但整体仍以既定流程的表单体系结构为主。而 Kintone 的操作接口表单则比较不像表格，对习惯编辑类似 Excel 接口表格的用户来说，操作体验相对不够直觉。

用 Ragic 打造高弹性会计系统 缩短请款报支时间

因此，在 2023 年初接触 Ragic 后，他很快发现 Ragic 是一个具备高度弹性的数据库设计工具，也更符合他们当时的需求。

Hank 说，Ragic 的操作接口类似 Excel，不仅符合他原来的使用习惯，也能让用户能快速上手。同时由于 Ragic 具备了表单设计的高度弹性，而且客制化表单没有数量限制，让他可以依实际需求自由建置各类应用。

在数据呈现上，Ragic 将同一笔数据以列表页与表单页两种方式呈现，用户可以在列表页中快速浏览与比对数据，再进一步进入表单页，展开单笔数据的详细数据进行编辑或查询。这种呈现数据的方式，大幅提升了系统的可用性。

此外，Ragic 也支持权限管理，还能实现表单间的连动与通知，大幅提升跨部门的沟通效率。同时也支持客制打印报表，使数据汇出的格式能依实际需求调整。由于 Hank 熟悉公司内部 SOP 与管理需求，因此最后选择以 Ragic 来建置符合公司流程的会计系统与 EIP 平台。

导入后，四沐森首先将 Ragic 应用于请款报支与客服品管流程，随着使用上逐渐成熟，后续也扩展至公司公告板、员工职涯发展与评估制度、供应商评鉴等内部管理情境。导入后，请款报支流程的处理时间明显缩短、内部帐务管理更具弹性、层次清楚；客服与品管信息能更有效集成不同批次产品客服回馈如何、是否较多客诉都能快速掌握。

接下来我们就从这几个实际应用情境，说明四沐森如何运用 Ragic 建构内部管理系统：

1. 请款签核流程电子化 缩小请款时间、实时掌握进度

Hank 说，过去四沐森用打印件管理请款签核流程时，请款单需要打印输出、集中放置在某个地方，再等待主管逐一签核，不仅流程冗长，也相当耗时。后来虽然改用 PDF 进行半电子化签核，减少了打印件操作，但随着文件数量增加，用文件夹归檔的整理方式也逐渐出现问题，不仅查找不易，也难以实时确认请款单的签核与汇款状态。

导入 Ragic 后，所有请款报支单据都能集中管理，并可以直接集成签核流程。无论是要找特定请款单，或确认签核与汇款进度，都能实时掌握，大幅提升请款操作效率。

2. 不同帐目能分开管理、快速登录， 同时维持总帐一致性

在建置会计系统时，Hank 首先面临的挑战，是如何在分开管理不同类型帐目数据的同时，仍然能维持整体帐务的一致性。

他举例，公司在日常营运中，除了主要现金流之外，还会有零用金、各类费用支出等不同帐目数据，而这些分别的帐目最后都必须绕回到公司的总帐上。如果一开始每一种帐目都各自创建独立表单，后续就会发现这些帐目数据很难统整到总帐。

因此，他先设计一张“总帐”表单作为核心体系结构，再透过 Ragic 的多版本表单功能搭配固定筛选，拷贝出现金流、零用金、请款、劳报单、出差单等不同版本的表单，逐步创建符合公司 SOP 的会计模块。

如此一来，当员工在零用金页面新增一笔数据时，总帐也会同步创建对应纪录，既能依不同情境分开检视，又能确保数据在体系结构上是统一且正确的。这样的设计，不仅大幅缩短同事们报支的时间花费，也帮助会计部在后续查帐及汇整财务报表时变得更有效率。

3. 客服表单连动品管数据 快速掌握各批次异常状态

Hank 说，过去在商品进来后，若确认没有问题，相关数据就会被存放起来。但当某一批产品出现问题时，要回头查找过去的产品审查纪录，往往变得不太方便。

导入 Ragic 后，四沐森将品管与客服流程集成在同一套系统中，客服表单可以透过子表格连动品管表单，让每一笔客服纪录都能直接对应到对应的商品批号。

当客服人员输入产品的相关信息时，系统就可以连动到该产品的批号，使团队能快速掌握某个批号的生产纪录与审查数据，并能进一步统计哪些批号的客诉状况较多。同时，相关源文档也可以一并保存在表单的文件上载字段中，让后续追溯与查核更有效率。

Hank 表示，这样的设计让团队能更快掌握各批次的异常状态，也让不同部门在信息理解上保持一致，进一步提升整体沟通效率。

转型成为 Ragic 合作伙伴 协助化妆品业者活化数据资源

Hank 获取化妆品安全数据签署人员（Safety Assessor，SA）证照后，开始思考如何优化 PIF 文档的管理流程。他认为过去以多个文件夹分散管理 PIF 数据的方式效率有限，因此尝试以 Ragic 创建一套数码化的 PIF 管理系统。

在将这套系统与其他业者分享的过程中，有朋友建议他可以进一步尝试对外推入广这套做法。不过在实际与厂商接触后，他发现许多业者对 Ragic 本身的弹性与应用潜力更感兴趣，甚至认为如果能扩展应用到企业内部管理流程，整体效益会更大。

也因此，有厂商进一步鼓励他自己出来开业，投入相关服务的发展。在这样的背景下，Hank 后来创立鼎澔智能生医股份有限公司，并成为 Ragic 合作伙伴，协助化妆品产业将既有的专业知识与数据资源进行集成与应用。