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Ragic 收款应用大公开:对帐、寄收据、审核后寄付款单一次集成

作者:Maurice Lee

如果你常常需要处理款项收付相关的单据,例如客户的订单、补习班或管理费的缴费单、捐款单等,其实除了打印输出打印件单据寄给对方缴费外,只要在 Ragic 表单上新增一个付款字段,设置好绿界金流帐号,对方只需点击付款单击钮就能一键完成付款,非常方便。

除了单纯的付款外,由于付款字段已经将包含付款状态的数据存在数据库里了,因此如果有更进阶的需求,例如透过系统进行对帐、寄发收据,或审核后发送付款单,根据这些数据扩展处理就会比较方便,大幅减少手动比对、拷贝贴上数据,或是汇入汇出刷新的时间。

在这篇文章里,我们针对这些扩展需求,整理了一些范例和设计方向供你参阅。如果你也有类似需求,不妨看看以下的表单设计范例,帮助你打造符合需求的表单。

集成对帐

Before:手动逐笔核对订单和缴款单,耗时又容易出错

After:一键完成对帐,一眼掌握所有订单付款状态

有些公司在出货前需要确认订单是否已完成付款,但如果系统无法自动检查付款状态,便得在订单和缴款单之间逐笔核对,相当耗时麻烦且容易出错。假如你已经透过“付款字段”将金流付款信息集成在 Ragic,只要在表单上做一点扩展设计,其实就可以像上图一样单击个“对帐”单击钮,付款状态就自动显示,方便筛选、查看、安排出货。

如果你也想要一键自动对帐,可以参阅以下的表单设计方式:

1. 在表单上新增付款字段时,请将“付款商品名称字段”指定为“订单编号”字段(这样后续对帐时,系统就有独特值可供比对)。

2. 在订单上新增一个对帐区块,并加入对应缴款单、付款状态、可否出货等字段,并将“对应缴款单”字段的公式设为 C2(也就是订单编号字段)。

3. 透过链接与加载功能,将“对应缴款单”字段链接到“金流缴款单”表单的对应字段,并设置为“随时加载字段值”。

4. 将“付款状态”字段设为自由输入字段,并透过公式设置显示“付款字段”的字段值(在范例中为 A22)。这样当付款成功时,此字段就会显示为成功。

5. 将“可否出货”这个打勾选项字段以公式设置为当“付款状态”为“成功”时显示 Yes(打勾),反之则为 No(打叉)。这样一来,当付款状态字段更新为“成功”时,此字段就会自动显示打勾的结果。

6. 为了能在列表页快速查看哪些订单可以出货,需要将对帐区块的字段都显示在列表页中。同时,记得将“对应缴款单”的公式设置为“订单编号”字段(范例中为 A1)。

7. 由于上述的链接与加载和公式需要更新字段值才能触发,因此可以在列表页创建一个“对帐”的动作单击钮,透过公式重算来触发公式和链接与加载。

8. 完成以上步骤并保存表单后,只要单击下对帐单击钮,就能快速检视每笔订单的付款及能否出货的状态。如果订单笔数较多,还可以设置筛选条件,将近期已付款且可出货的订单筛选出来,方便快速查看和处理。

集成收据寄发

Before:手动汇出或拷贝数据、逐一寄送,繁琐又耗时

After:一键抛转汇款数据,系统自动寄发收据,轻松省时

基金会等慈善机构在收受捐款后,通常需要寄发收据给捐款人,作为捐款证明及报税证书。一般想要制作收据,可能会需要将捐款信息汇出,或者手动拷贝贴上到 Excel 整理,再利用归并打印生成收据。整个流程不仅繁琐,还相当耗时。

如果你用 Ragic 来收款,其实只要串接收据表单,就能将捐款数据一键抛转到收据上,系统还会自动将收据发送给捐款人,不需要自己花时间整理捐款数据和寄送收据了。

想知道如何在 Ragic 上集成收款和寄发收据的流程吗?以下是我们的设计方法,提供你参阅:

1. 创建一张“捐款单”,包含捐款人和收据相关的数据字段,也要创建付款字段,以及设置好付款串接,便可以开始收受捐款。

2. 创建一张“捐款收据”表单,并设置好排版。如果需要在收据上显示公司 logo 或者公司章,可以用描述字段插入固定图片。

3. 在收据表单上创建一个“寄出自订 Email”的动作单击钮,设置好信件内容并选取“附上这笔数据的 PDF”,并在进阶设置中勾选“保存时自动运行”,让系统在每次新增一张收据时,能自动将 PDF 收据寄送给捐款人,省去手动发送的步骤。

4. 在捐款单上设置一个“创建捐款收据”的抛转单击钮,设置将捐款日期、捐款人、统一编号/身分证号码、Email 等字段抛转到收据表单。

5. 设置完成后,内部人员确认捐款完成后,只要点击单击钮,系统就会自动将捐款数据抛转到收据表单上,并自动发送收据给捐款人,省去制作收据和手动发送邮件的麻烦。

集成报名审核后送出付款单

Before:手动将报名数据拷贝到付款单,再逐一寄送,耗时费力

After:报名确认后,系统自动寄发缴费单,省时又快速

像是补习班、驾训班或健身房的团课,通常需要一张在线报名表让学生填写报名信息,报名成功后还需要提供付款单给学生缴费。如果报名表和付款单都在 Ragic 上,只要简单设置就可以集成流程,减少来回比对对。那么,这样的流程应该如何集成呢?以下是我们的设计范例,供你参阅:

1. 先设计一张课程报名表,除了包含学生和家长的基本数据字段、课程相关的信息及费用,以及付款字段之外,还可以新增一个“班级人数确认”的打勾字段,方便内部人员在确认名额足够时勾选。

由于这个字段仅供内部使用,可以透过字段访问权限设置,将 Everyone 设置为“无权限”,避免外部人员查看及修改数据。

2. 可以用条件式格式设置,让“班级人数确认”字段打勾后才显示下方的缴费与报名成功字段,这样学生报名时就不会看到下方的缴费区块。

3. 新增一个“自动寄缴费信”的 Email 字段,勾选“做访客用户 E-mail 认证”和“编辑数据时不触发寄信”,并调整自订认证信的内容。这样一来,当此字段新增数据时,系统就会自动寄出付款信和表单链接。

4. 透过公式设置当“班级人数确认”字段打勾时,“自动寄缴费信”字段自动填入家长的 Email。以范例来说,公式是 IF(A12="Yes",A8)。这样一来,只要班级人数确认打勾,系统就会自动寄出缴费信给家长。

5. 表单设置完成后,只要用内嵌表单的功能,将报名表提供给学生填写即可。学生报名后,内部人员只要确认名额足够,系统就会自动寄发缴费信给家长,完全不需要再花时间手动寄信啦!

扩展设计教学:分期发送缴款单

Before: 每期需手动输入缴款单数据并逐一寄送,耗时又麻烦

After: 系统自动带入分期缴费信息,单击时自动寄发缴费单,省时省力

如果你有提供客户分期付款的选项,可能会需要制作每期的缴款单并寄给客户缴费。如果每次制作时都要手动输入订单和客户信息,再逐一寄出,不仅耗时,整个流程也相当麻烦。

其实只要在订单上加入一个子表格来管理分期,并用用子表格生成新表单的功能,就能生成一个缴费单表单。系统除了能自动带入订单、客户、分期缴费信息,省去手动输入的麻烦,还会自动寄送缴费单给客户,大幅缩短制作和寄送的时间。

以下我们就以订单管理表单为例,来演示如何用子表格来管理分期信息并生成分期缴款单:

1. 在订单管理表单下方加入一个“分期缴款单”的子表格,用来管理分期的缴款信息。在子表格中加入期数、订单分期编号、分期金额、缴款通知日期等字段。

2. 将“期数”设置为自由输入字段并将默认值设置为序列,这样期数便会依序显示。

3. 若是想让“订单分期编号”单击照订单编号加上期数的编码显示,可以用公式设置为 C2+"-"+A26,这样如果是订单编号为 SO-20241218-001 的第三期付款单,就会显示为 SO-20241218-001-3。

4.“分期金额”字段设为“金额”,而“缴款通知日期”设为“日期”,让内部人员可以自行设置每期的缴款金额和通知缴款的日期。

5. 用“用子表格生成新表单”的功能来生成缴费单表单,并用“新增源表单字段”功能,将订单编号、客户编号、客户名称、Email、总金额等字段加入,让分期缴费单可以对应源订单和客户,加上客户 Email 也方便之后寄送缴费单。

6. 在表单下方新增一个付款字段,并将付款金额设置为“分期金额”,付款商品名称字段设置为“订单分期编号”,这样客户就可以单击照设置好的分期金额进行缴费。

7. 回到“订单管理”表单,再次用“子表格生成新表单”功能,将缴费单里新增的付款字段加到子表格中,这样就可以在子表单管理及查看该期缴款单是否已缴费。

8. 接下来,我们可以用访客用户每日公式重算的功能,设计一个到期自动寄信的机制。这样一来,系统会在通知日期当天自动寄发缴费信给客户。

在“缴费单”中,新增一个“现在日期”的日期字段,以及一个“自动寄 Email”的电邮字段,并将“现在日期”的公式设置为 TODAYTZ() 来显示目前的日期(公式可参阅这篇教学)。

9. 在“自动寄 Email”字段设置中,勾选“做访客用户 E-mail 认证”和“编辑数据时不触发寄信”,让系统自动寄信到此字段填入的 Email。在自订认证信中加入 {{RECORD_LINK}},让客户可以点链接打开缴费单付款(信件中可用变量可参阅这篇)。

将此字段的公式设置为 IF(D2.RAW=A13.RAW,A5) ,代表当通知日期等于现在日期时,系统就会自动将客户的 Email 填入此字段,并寄出缴费通知信。

10. 在 Javascript 工作流程中,设置每日整笔数据重算,系统就会每天运行 daily workflow 重算表单上的公式,判断是否已经到通知日期。

11. 设置完成后,只需要在订单表单上设置好每一期的缴款通知日期。

客户就会在通知日期收到系统自动寄发的分期缴费通知信。

客户点开链接后,就可以在表单上点击付款单击钮进行缴费。

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