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举办活动必学的归并打印技巧 轻松制作大量打印件邀请函

作者:Maurice Lee

举办正式活动时,相较于 E-mail,你可能会选择寄送打印件邀请函给来宾。当参加人数较少时,手动修改制作邀请函和信封还不算太困难。但当参加人数一多,一笔一笔修改会变得相当耗时、麻烦,且容易出错。

不过,现在有一个简单的方法可以快速而且准确地制作大量邀请函和信封,就是使用市面上许多软件都有的“归并打印”功能。你只需要在电子表格软件中整理好来宾名单,并创建一个邀请函或信封的范本,引出时计算机就会自动将名单依序填入范本中,只需要单击下打印即可制作成一封封邀请函或信封。

一般讨论到归并打印功能, 大家最熟悉的应该是微软家族的 Word。如果你习惯用云工具,Google Docs/Google Sheets 也能够进行归并打印,只是会需要另外安装外挂,流程会麻烦一些。

如果你喜欢云协作、系统化管理来宾数据,而且经常需要重拷贝作类似的邀请函/信封,那么 Ragic 云数据库的归并打印功能可能是你更好的选择:它的逻辑和微软 Word 归并打印类似,但只要第一次操作时设置好范本,未来就能一键引出结果,跟 Word 相比节省许多步骤。

本文就将分别介绍以 Word、Google Docs、Ragic 进行归并打印,大量制作邀请函和信封的方法,你可以依需求点击目录上的链接,找到对应的教学。接下来就让我们看看如何操作!

(如果你是透过电邮发送邀请函,也可以参阅“节日行销不可不知的大量寄 E-mail 秘诀,“归并打印”与“ E-mail 集成工具”设置步骤教学”这篇文章来大量寄送 E-mail 邀请函。如果你想进一步了解举办活动所需的识别证、桌牌和立牌大量制作的方法,也可以参阅“如何快速制作一批包含专属 QR Code 与照片的识别证”和“如何利用“归并打印”大量制作活动会场的桌牌”进行操作。)

(一)Word 归并打印:需搭配 Excel 表单使用

Word 的归并打印功能需要搭配 Excel 表单中的数据来使用。在进行归并打印之前,我们可以先了解一下 Excel 表单的数据整理方式,以及 Word 归并打印的基本操作,以便更加有效地使用这个功能。

先进行 Excel 的数据整理

在进行归并打印之前,可以先参阅电子表格格式,确认在保存来宾数据的 Excel 表单中,已经有姓名、称谓、公司名称、职称、邮政编码、通信地址等字段首部及相应的来宾数据,这样在后续操作上会更加方便,不需额外增加内容。

Word 归并打印基本操作

Word 的归并打印功能在菜单的“邮件”中,其中一些常用的单击钮已被标号在下图的红色方框中。“启动归并打印”可以快速设置版面,例如将版面设置为信封、信件、标签的大小。“选取收件者”可以导入 Excel 或其他数据库表单,方便你进行后续的归并打印操作。导入表单后,“插入归并字段”可以让你在 Word 文档中插入表单中的字段。最后,“完成与归并”则会将归并打印的结果引出为另一个 Word 文件,让你可以直接进行印制。

了解基本操作后,接下来我们就先用最简单的例子来试试:公司要在 7 月 22 日举行一场研讨会,想要邀请来宾参加,我们分别说明邀请函、信封的归并打印方法:

1. 制作邀请函

(1) 你可以自行设计、使用 Word 所提供的在线模板来创建邀请函,或者下载 Adobe ExpressCanva 所提供的邀请卡范本 PDF 文件进行编辑。我们就从 Canva 来下载以下的免费邀请卡范本作为演示,这张邀请卡的尺寸为 14 x 14 公分。

(2) 使用 Word 打开刚刚下载的 PDF 檔,我们可以先修改排版,并将研讨会名称、日期、时间等信息填入。

(3) 版面和邀请函的内容修改完成之后,我们可以选取“邮件”>“选取收件者”>“使用现有清单”来加载我们已经整理好的来宾名单 Excel 檔。如果没有来宾名单的 Excel 檔,也可以点选上方的“键入新清单”来创建。

(4) 接下来需要在内文加入来宾的姓名和称谓,只要把光标停在内文中需要加入这些字段的位置,单击下字段名称即可加入。

(5) 加入字段后,如果想要先知道归并打印的结果,可以先单击下“预览结果”来看字段是否正确显示。如果要看名单上的其他来宾,也可以用右侧的箭头来切换。

(6) 以上步骤都确认完成后,就可以单击下“完成与归并”>“编辑个别文档”来引出归并打印的成品 Word 檔。如果你完全不需要后续的确认或编辑的话,也可以单击下“打印文档”直接打印输出。

(7) 归并打印的成果会引出为另一个 Word 文件,再将文件打印输出即可。

2. 印制信封

在印制信封前,可以先参阅这篇文章来了解常用信封的规格说明大小。一般来说,标准的横式信封(15K)大小是 100 x 220 mm,而标准直式信封(15K)则为 220 x 100 mm。因为我们的邀请卡大小为 14 cm x 14 cm (也就是 140 mm x 140 mm),所以必须要用欧式 10K 信封(尺寸为 200 mm x 140 mm,是常见的邀请卡信封尺寸)才能够寄送。接下来就让我们来开始进行信封的归并打印:

(1) 在“邮件”>“启动归并打印”点选“信封”,版面会变更为信封的版面。你可以依据需求选择不同的信封大小。

注意:虽然“邮件”>“信封”单击钮也可以将版面变更为信封版面,但因为这个方法会生成不需要的信件版面,而且无法删除,所以只是要印制信封的话,选择上面的做法比较容易。

(2) 不管是以上提到的哪种信封尺寸,Word 里面都没有内置的刚好的尺寸,所以我们可以在“信封大小”选择“自订大小”,并将长宽设置为 20 cm 及 14 cm,确定之后就会打开我们所设置的信封版面。

(3) 因为寄件人的信息在每封信封上都一样,我们可以先在左上角把寄件人的地址和姓名填上。而收件人部分,信封下方有个系统默认的字方块,但因为位置太低了,可以先把字方块拖曳到版面中间的位置。

(4) 位置调整好之后,单击下“选取收件者”>“使用现有清单”来加载来宾清单的 Excel 文件。

(5) 我们需要加入来宾的邮政编码、通信地址、姓名及称谓,所以可以单击下“插入归并字段”后,将以上字段依序插入至信封上,并调整版面及字体大小。

(6) 你可以用“预览结果”单击钮来查看目前的版面分配是否符合需求,若不符合可以再次进行修改。

(7) 版面调整好之后,单击下“完成与归并”单击钮,并在弹出的归并纪录窗口选取“全部”,所有的归并打印的结果就会引出在一个 Word 文件中。

(8) 引出的文件就像以下这样,只要再将文件打印出来就可以。

实测 Word 归并打印感想:

用 Word 归并打印功能大量制作邀请函及信封时,虽然归并打印的结果可以直接引出为一个 Word 文件,方便进行后制,但单击钮的名称不够直观,比方“启动归并打印”是用来设置版面,“选取收件者”是用来加载收件者清单,都不是非常直觉,需要一点时间熟悉流程之后才能流畅操作。

(二)用 Google Docs 进行归并打印:需搭配外挂、版面调整弹性较低

大家另一个常用的云文字软件是 Google Docs,许多人可能会好奇它是否也有归并打印功能。事实上,Google Docs 并未内置的归并打印功能,需透过安装插件来达成。值得注意的是,插件一般都有试用期限或使用次数限制,比方说只能使用一周或归并打印 30 次等等。如果你需要频繁使用归并打印功能,建议使用付费版本,以避免受到试用限制的影响。

如果想用 Google Docs 进行归并打印,要先将来宾名单先创建在 Google Sheets 上,进行归并打印时,Google Docs 才能将来宾名单加载。每个字段也需要有字段首部,归并打印时才能够加载这些字段。

用 Google Docs 进行归并打印操作方法

此次说明所使用的外挂为 Avery Label Merge,你可以透过超链接或在 Google Docs 里面的 Google Workspace Market 搜索 Avery Label Merge 来下载。它的试用版目前的使用限制为可以进行 20 次的归并打印,每次归并打印可生成 30 个标签。使用的方式为:

(1) 点选“扩大功能”>“Avery Label Merge”>“Start”,可以打开 Avery Label Merge 默认的版型,你可以透过右侧 Avery Label Merge 工具菜单来调整数据来源表单、更改版型,或者将表单中的字段加入字方块中。

(2) 若是默认版型不符合你的需要,则可以点选扩大功能>Avery Label Merge>Custom Label Size 来自订版型。其他部分的使用方式则和步骤 1 完全相同。

(3) 完成之后单击下工具菜单下方的 Merge Labels 进行归并打印即可引出为文件。

以下我们分别展示如何用 Avery Label Merge 进行信封和邀请函的归并打印:

1. 邀请函

(1) 点选“扩大功能”>“Avery Label Merge”>“Start”,打开 Avery Label Merge 的页面。

(2) 页面上会显示基础教学和归并打印的版面,点选右侧功能表 Label/Envelope 可调集成并打印的版面大小。

(3) 归并打印的版面尺寸中,A7(Envelope) 的大小约为 13 * 18 cm,适合作为邀请卡来使用。你可以在搜索列搜索 A7,选取下方 A7(Envelope) 并单击下 Apply即可。

选取之后,可以发现版面尺寸有所变化。

(4) 点选 Select Spreadsheet 来选取存有来宾数据的 Google Sheets 电子表格,以便后续能够加入电子表格中的字段。选取的电子表格文件会显示在下方 File 中。

(5) 接下来可以将插件在版面中自动加入的字段删除,以便之后自行设置自己的版面。

(6) 你可以在字方块内,像一般编辑 Google Docs 的方式改变版面的背景颜色、插入图片或用绘图功能来加入图案或字方块。

(7) 页面布局完成后,你可以在邀请函上加上字,并使用右侧功能表菜单将来宾的姓名和称谓加入内文中。

(8) 需要注意的是,如果在设计中有加入图片或图案(“绘图”里的“字方块”也会被视为图案),字不要迭合在图片或图案上,不然进行归并打印引出时,在字下的图片或图案会消失,像是以下这两种图文的排列方式。

最好的排列方式是图片在版面上方,字在下方,这样引出的时候才会正确显示。

(9) 邀请函的设计,内文及归并字段都加入完成后,便可单击下右侧功能表的 Merge Fields 进行归并打印引出。

(10) 完成后,可以点选功能表上的 Google Documents 或 PDF version 将归并打印的文件打开。

(11) 选择 Google Documents,系统就会打开归并打印引出的文件,再将文件进行打印即可。

2. 信封

(1) 点选“扩大功能”>“Avery Label Merge”>“Start”来开始归并打印。

(2) 因我们的邀请函版型选择了 A7,所以信封也可以选择 A7 大小(13 x 18 公分,约为西式 10K 信封大小,信封规格说明请参阅这篇文章)。在右侧 Avery Label Merge 的功能表搜索 A7 并选取 A7(Envelope) 即可。

(3) 点击右侧功能表上的 Select Spreadsheet,选取存有来宾数据的 Google Sheets 文件,才能在信封上使用这些归并打印字段。

(4) 先在归并打印字方块左上角输入寄件者信息,之后用右侧功能表 Merge Field 依序选取邮政编码、通信地址、姓名、称谓等字段加入。

(5) 版面上的字都完成之后,单击下右侧功能表下方的 Merge Labels 即可进行归并打印,系统会将引出结果保存在新增的 Google Docs 文件中,或者你也可以用 PDF 文件格式下载。

(6) 引出的结果如下,再将这个文件打印即可。

实测 Google Docs 归并打印感想:

因 Google Docs 的归并打印并非内置的功能,而插件试用版在使用上通常都有次数或天数限制,超过就需要付费购买,使用上必须注意。此外,在版面设置上不够直觉,虽然默认提供了许多版型,但它们都是美国的信封或者标签版型,因此需要确认所需的版型尺寸,才能自行对应。

如果想要自订版面,要注意拉动字方块的框线可能会破坏版面,导致归并打印生成不必要的空白页面,因此需要不断测试,但测试过程往往会消耗大量的试用次数,所以相对来说,使用默认版型比较不容易出现问题。

另外,如果想要在版型中加入图案或图片,需注意不能与归并打印的字段字重迭,否则图案或图片将会被遮盖,无法正常显示。这样的限制也影响到页面布局的创意发挥空间。

如果活动参与人数不多,来宾数据也都创建在 Google Sheets 上,便可以考虑使用 Google Docs 来进行归并打印。但如果来宾名单一多,又不想购买插件的付费版本的话,则比较建议将表单下载为 Excel 或 CSV 檔,在 Word 或 Ragic 进行归并打印比较方便。

(三)Ragic:免外挂、上载范本后可重拷贝作

介绍完以上两种软件归并打印的作法后,我们也想介绍一下我们自家的工具 Ragic。Ragic 也有很方便的归并打印功能,只需要有 ① 表单数据② 范本檔两个要件,就可将表单上的数据导到范本檔上,起到归并打印的效果。

用 Ragic 进行归并打印的方法

在 Ragic 新增或汇入来宾数据

如果你本来就使用 Ragic 来访问数据,那么你只需要准备范本檔供归并打印引出即可。如果你从未用过 Ragic,手上的来宾数据是记录 Excel 或 Google Sheets 表单上,那么你可以登记一个免费帐号,并以 Excel 或 CSV 檔的格式将表单上的数据汇入到 Ragic (如下图),未来也可以继续用 Ragic 来管理这些数据。

如果是利用 Excel 或 CSV 汇入文件,和用 Word 或 Google Docs 进行归并打印 一样,文件汇入前必须先确认 ① 第一列是字段首部,以及 ② 第一栏为独特值(比方是来宾编号),才能让系统更容易识别数据,不致发生错误。(格式请参阅汇入檔的准备

制作及上载范本檔

范本檔可以用 Excel 或 Word 檔来访问,但因为这次我们要制作的都是必须排版的物件,所以必须以 Word 文件的格式上载范本檔。你可以在 Word 中以 <<字段名称>> 的写法来对应表单中的某个字段,举例来说如果字段名称是“姓名”,在 Word 文件中则需要写成 <<姓名>>。归并打印新增格式的说明请参阅这篇

当范本檔制作完成后,可以点选 Ragic 表单上的“工具”>“归并打印(Word/Excel)”,选取 Word 范本檔,单击钮名称字段可将此范本设置为动作单击钮,未来不管表单数据新增了多少,只要单击下这个动作单击钮就能以这个范本的格式来进行归并打印。Word 檔请记得选择“以表单页格式上载”才会生成正确的归并打印的结果;若选择“以列表页上载”,归并打印下载的文件则会是你所上载的范例檔。

范例檔上载完成后,未来就可以用 ① 表单工具中的归并打印 或是 ② 表单右下方的动作单击钮来下载归并打印的结果。

这次要大量制作的信封、邀请函,所需要的字段都在同一个表单中,因此我们可以在来宾数据表单的归并打印中上载用 Word 设置好版面和格式的信封、邀请函的范本檔,之后便可以单击照你所设置的格式下载文件。

以下我们就以分别展示如何使用 Ragic 进行邀请函和信封的归并打印:

1. 邀请函

(1) 我们一样可以从 Canva 下载邀请卡范本 PDF 檔进行编辑,这张邀请卡的尺寸为 14 x 14 公分。

(2) 以 Word 打开 PDF 文件,打开的版面可能会和 Canva 上看到的版面不太一样,这是因为 Word 在将 PDF 文件转换为可编辑的 Word 檔时所做的处理。如果有需要,之后还可以自行调整版面。

(3) 打开 PDF 檔后,就可以编辑版面,将所需的内容加入邀请函中,并用 <<字段名称>> 的格式来加入所需要的归并打印字段,字段名称必须对应 Ragic 表单上的字段。

(4) 范本檔编辑完成之后,就可以打开存放来宾数据的 Ragic 表单,点选“工具”>“归并打印(Word/Excel)”。

(5) 在归并打印窗口中,点击“新增格式”,会出现下拉的窗口。点选“选择文件”来上载编辑好的 Word 范本檔,并在右下角选择“以表单页格式上载”。可以将“单击钮名称”设置为“邀请函”,方便日后使用。文件上载之后就完成范本檔的设置。

(6) 要下载归并打印的引出结果时,一样是到来宾数据表单上方的“工具”>“归并打印(Word/Excel)”,可以发现刚刚上载的邀请函范本已经出现了。这时可以点选“归并打印(Word/Excel)”单击钮来下载。

(7) 在文件下载窗口中,可以选择想要下载的数据范围,如果没有特定范围的话就选取全部。下方下载方式则需要选择“保存为”多个文件或一个文件,我们将以多个文件的方式下载。

(8) 多个文件下载后会是一个 zip 檔,之后包含多个 Word 文件,将 Word 檔打开后可以发现姓名和称谓部分已经代换为来宾的信息,确认数据无误之后就可以打印啦!

(9) 回到 Ragic 表单,你会发现多了一个“邀请函”单击钮。不论未来新增多少来宾数据,只要想使用原本的范本设计,单击下此单击钮即可归并打印引出。

2. 信封

(1) 和用 Word 制作信封一样,因为邀请函是 14 x 14 公分,我们需要用欧式 10 K 信封(20 x 14 公分)来寄送邀请函。我们可以用 Word 里的“邮件”>“启动归并打印”>“信封”来设置信封版面。

(2) 选择“自订大小”并将宽度设为 20 公分,高度设为 14 公分。

(3) 在左上方加入寄件者的信息,并以 <<字段名称>> 的格式来加入邮政编码、通信地址、姓名、称谓等字段。

(4) 在来宾数据的表单中,点选“工具”>“归并打印(Word/Excel)”将编辑好的信封范本檔上载。

(5) 上载后再次点选表单中的“归并打印(Word/Excel)”就可以进行下载。

(6) 这次我们可以选择用“保存为一份文件”的方式,看看下载后的效果。

(7) 下载后的 Word 檔会是以一页一个信封的方式呈现,再自行进行打印即可。

(8) 跟邀请函一样,未来如果需要大量制作信封,也可在更新来宾表单之后,透过“信封”的动作单击钮直接下载。

实测 Ragic 归并打印感想:

使用 Ragic 归并打印相当方便,而且如果每年都要举办活动,如果不需要修改范本檔,只要直接在 Ragic 表单上新增或修改来宾数据就可以直接引出,不需像 Word 或 Google Docs 都需要另外的电子表格软件搭配,而且不需每年经历归并打印的制作流程,可以加速归并打印的进行。

结语

本文介绍了使用 Word、Google Docs 和 Ragic 等软件的归并打印功能,让你能够省去繁复的手动输入操作,轻松制作信封和邀请函,希望对于公司要举办活动,需要大量制作这些文档的朋友有帮助。此外,如果你需要大量制作来宾识别证或是活动现场的桌牌和立牌,也可以参阅“如何快速制作一批包含专属 QR Code 与照片的识别证”和“如何利用“归并打印”大量制作活动会场的桌牌”。

标签: 自动化, Excel, 归并打印

归类: 云工作术, 云工作提案

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