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打印件表单电子化的 3 个新手偷吃步(附范例)

作者:Lillian Huang

想让你的员工、你所属团队工作更有效率?减少工作流程中不必要的“琐事”和“失误”,绝对是重要一步,而如果你的团队还在用打印件公文跑签核流程、传真下采购单、或是 E-Mail 人工统整表单数据,那么恭喜你——你们在“提升工作效率”上,有极大的进步空间,只要做到“表单电子化 / 表单 E 化”,将原本的打印件表单操作改成电子表单流程,生产力就能大增。

什么是表单电子化?

表单电子化(表单流程电子化、电子表单、表单 E 化),是指把平常用打印件处理的表单,例如行政总务常用的器材租借单、费用报支单,人资用的请假单、加班申请单;业务用的报价单、收据;采购用的请购单、采购单等,从原本一张张打印件、人工传递与签核的形式,转变为电子格式,透过电子表单系统自动递送、在线签核。

简单的电子表单格式,前端是一个网页面接口,一个问题/提示/字段,搭配一个答案/数据/字段值的输入框,藉此让用户把信息递交到网页面后端。

为什么需要将打印件表单电子化?

对填表单的人来说,电子和打印件表单似乎没有太大差别——只是接口从纸改成浏览器,要打字而非手写填写信息。但表单填好之后,打印件表单从传递、搜集、到整理数据都要人工处理,设计完善的电子表单却能自动递送、核决,马上呈现统计数据、产出特定报表,能让工作效率大幅升级。

如果今天要发送意见调查表给一万个员工,人工表单光是发送、催收就不知道要花多少天,可能会有很长一段时间不知道调查表回收得怎样了?有没有哪里遗漏或延误发放?电子表单在后台一看数据就清清楚楚。

如果费用报支单要送交多个单元签核,打印件表单在公文旅行路上,可能大家都搞不清楚现在卡在哪一关了,但电子表单打开网页面一看就清楚。打印件送签流程中,签核主管人不在办公室,公文就得卡在那,电子签核只要主管上线核准就行了,跟踪、推入动进度都容易得多。

电子表单的另一个好处是,透过表单的关卡设计,减少填单人工失误与混淆的空间。例如,公司的流程是3,000元以下的办公用品请购单送直属主管签核,3,000元以上则还要送签部门主管,请购单签核完成后要转成采购单送交总务部门......不熟悉的人,很容易在人工跑流程时搞不清楚或搞错要做什么,电子表单因为流程都是自动设置,这样的风险能减到最低。

停留在“打印件逻辑”的电子文本表格,不算真的电子化

从上面的讨论可以知道,电子表单重要的价值,是让后端信息搜集统计能够自动化,进度能实时跟踪,甚至附加更多流程管理的功能。

因此,有些组织虽然不用打印件表单,但“Word 做表单,电邮寄送”或是“填写 Excel 工作表回报信息”的方式,无法自动汇整信息、管理流程,仍然会有数据散落、不连贯、无组织、整理耗时耗力的弊病,离真正的“表单电子化”还是有一段距离。

要真正达到电子化的效益,有两件事得摆脱打印件逻辑:第一是在表单数据的递送上,不能走回老路,要能自动收数据;第二则是在电子化表单的设计上,也不是将打印件的每个字段都照搬到电子表格上就可以,数据的格式必须能让机器读懂,也要思考有没有打印件办不到、但计算机能做也能让流程更顺畅的新做法。

除了自己写程序、买系统,对资源有限的小公司,或大企业的小团队来说,现在很多不需要写程序,操作接口简单的电子表单设计工具,能让第一线员工亲手做出贴近自身需求的表单,是很实用的选择。

除了比较简单的在线表单工具(如 Google 表单或以数据填写为主的表单工具,可见我们系列文章的介绍),还有一些以企业内部流程应用的表单工具,包含更进阶一些的功能,例如 Ragic 云数据库 就包含表单权限管控、流程管理(BPM)如签核、版本控管、纪录等功能。

不过,友善易用的设计工具虽然让一般人不用仰仗工程师,就能做出表单,但没经验的人一开始可能还是会脑袋一片空白。而如果新手想先从小范围开始,要将单张或一组打印件表单转换成电子表单,Google“电子化流程”、“电子表单设计”,可能会发现多数文章都说得太复杂、太深入、太劳师动众了,让人望之生畏。

Ragic 身为一家让一般人设计电子表单 / 数据库的公司,接触过很多这样“新手村”等级的订户,也看过很多“从零开始”的苦恼。以下就从新手角度出发,搭配 Ragic 的范例,提供 3 个打印件表单电子化的偷吃步 / 小技巧,不一定很“正规”,但或许可以帮你突破某个关卡!

注:各家平台的设计工具/功能不尽相同,以下提到的以 Ragic的设计工具为主。

一、你不一定要从零开始:修改打印件表单或平台范本,事半功倍

参阅原本打印件表单的内容,将它修改成电子表单的格式,会比从零开始好上手得多。同时,打印件表单代表着原本大家习惯的填单方法与流程,根据原本的打印件表单微调内容,对使用习惯的冲击也不会那么大。特别是,如果打印件表单整个流程只牵涉到“一张”表单的操作(例如问卷调查表、员工通信数据填写、费用报支单、请假单、办公用品租借),那么先参阅该张打印件表单的字段内容,微调成电子表格适用的格式,是最快的方法。(调整格式的方式请看第二点:快速辨认、转换字段格式的秘诀

这个偷吃步不一定总是最佳解,因为如果原本的流程就充满瑕点、运行起来很多障碍,就可能不是好方法,但一些内容单纯、牵涉流程不复杂的表单来说,参阅既有内容仍然很有用。

而且,如果你选择的是弹性高、入门容易、随时可以“砍掉重练”的平台,在测试、初步体系结构期间,设计失败了打掉重来就好,可以有一个“做中学”的开始。(但当你比较有概念之后,希望做较多环环相扣的表单功能时,就最好还是重头、系统化的思考体系结构。此部分的 Ragic 教学可以参阅这篇文章

另一个参阅的基准可以是平台提供的表单范本(例如 Ragic 的快速范本免费模块)。范本的好处是,本身可能已经包含一些流程优化、自动化、有效管理数据甚至防错防呆的技巧,新手可以藉机认识。但如果范本默认的流程和组织内部差异过大,参阅价值也会减低。

二、快速辨认、转换字段格式的秘诀

如果你先尝试着把一张打印件表单改成电子表单,根据我们的经验,首先卡住的地方通常跟数据格式有关。

例如:搞不清楚表单电子表格的差异,想要将“表单”格式的文件,上载到电子表单平台要求以“电子表格”格式汇入的后台,结果数据大乱。

或者:没有办法区分静态字/字段描述一般字段的差别,以及字段首部字段值的区别。(这边提供的虽然是 Ragic 教学手册的说明,但这几个概念在电子表单基本是通用的)

我们遇过客户在学习用 Ragic 制作报价单、收据、发票时,没有将打印件表单上固定会印的公司信息(联络电话、地址)或固定说明(例如应付帐款到期日的规则)放在静态描述字段,反而试图放在字段首部,结果就是一直觉得版面卡卡的(中间会卡着空白的、没有值可以填的“字段值”空位),却说不出哪里有问题。

这边提供一个简单的判断方法:把表单看成“问卷”/“问答题”的话,字段首部是“题目/问题/答题提示”,字段值则是“答案”,不同笔数据同一个字段首部一定相同(例如姓名),字段值则会改变(如第一笔数据是黄大柴,第二笔数据的值是张大海)。在一笔数据里,一个字段首部通常对应一个值。固定说明、不是“提问”也不是“答案”,不附带有字段值的则通常是静态字。

电子表单的字段通常可以有不同的种类/型态,包括纯字、核取方块(多选)、下拉式菜单(单选)、日期等,这些就是字段值可以呈现的样态。

举例来说,一份打印件的“订购单”部分字段可能长这样:

如果要将它变成在线的表单,如下图所示,绿色的部分会是字段首部,蓝色的部分则应该是字段值:

(1)这样的打印件表单里,有两栏:“首次购买”、“会员订购”的部分,如果照样放在电子表单中,会变成没有字段首部且有两个值,可以改成字段首部:购买状态,字段值为菜单,选项包括首次购买或会员订购。

(2)订购日期的字段值不能跟着打印件有“年”“月”“日”三格,因此应该要放在一格(日期型态的字段)。

(3)每一组联络电话都要单独区分成一个字段。

结果才会是一个字段首部对应一个字段值,如下:

三、如何将一组打印件表单间的关联转换成电子流程?

如前所述,好的电子化表单不应该是把打印件表单的方式照本宣科地搬上网络,理论上最好先研究过组织的行事规章、工作方式,据此设计出好的、甚至改善原本工作方法的流程,而不一定要依据打印件操作的表单关联。

但由于本篇是提供给新手的偷吃步,在此还是以 Ragic 一些比较普遍的功能为例,指出某些打印件表单间的关联,“通常”可以怎么转换成电子表单的设计(其中许多功能在其他同类型平台也有)。

(1)打印件签核-->电子签核:这是很直觉的转换。

(2)一式二联/一式二份的打印件表单,两张打印件表单的内容一样,但可能在某几个特定字段略有差异(如签名、留存单元等):这样的一组表单,在 Ragic 很适合设计成两张共享数据的多版本工作表,两张表单分别设计不同的访问权限、并且可以有一些不同的字段设计。

另外,需要不同人(例如外部申请者与内部审核者)分别经手的表单,特别是“申请单”、“需求单”类型的表单,很多会有几个字段是申请人不需要填写,由内部注记数据、盖印的。这种表单也很适合做成区分不同权限的两张多版本工作表,可以将其中一方没有权限填写的数据视情况设为隐藏(不需要看)或是只读(需要检视,但不能修改)。

例子:Ragic 的 IT帮助台模块就包含这种一组两张的多版本表单(IT需求申请单/维修单,和IT需求派工单)

有需求填写“IT需求申请单/维修单”

和“IT需求派工单”(IT部门填写)

(3)一组表单之间,一张表单需要带入另一张表单的数据:可以用抛转功能快速拷贝一组字段或整张表单数据,例如报价单转订单,请购单转采购单,采购单转验收单等,中间也经常附加签核流程。

例如:

希望以上提供的新手参阅方式,可以帮你突破关卡!

如果有觉得不清楚的地方,或针对相关文章想提出建议,欢迎留言或写信给 support@ragic.com 让我们知道。也欢迎你直接登记一个 Ragic 云数据库的帐号来尝试电子化的第一步!

标签: 电子表格, 表单, 表格知识

归类: 云工作术, 表格技巧

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