De la gestion de la relation client à l'automatisation de la production : des transformations qui ont permis une croissance des revenus multipliée par six dans le secteur du mobilier urbain

Le toboggan sur lequel vos enfants jouent, la table où vous prenez un café entre amis au parc, ou le support à vélos où vous échangez quelques mots avec un collègue avant d’aller travailler : ce sont autant d’exemples d’aménagements extérieurs. L’aménagement extérieur façonne les espaces partagés que nous utilisons chaque jour. Il améliore la fonctionnalité, le confort et le lien social dans les environnements publics en plein air.

Depuis plus de 30 ans, Wishbone Site Furnishings conçoit et fabrique des meubles urbains de qualité municipale, utilisant du bois plastique recyclé et des métaux pour créer des pièces durables et écologiques qui façonnent les espaces publics à travers l'Amérique du Nord.

Fondée en 1995, l’entreprise ne doit pas sa croissance et sa prospérité depuis près de 30 ans uniquement à la qualité exceptionnelle de ses produits, ni à son engagement en faveur du développement durable — en utilisant du plastique recyclé et des métaux pour créer des produits respectueux de l’environnement. Ce succès repose aussi sur un moment clé, survenu en 2018, lorsqu’elle a pris conscience du principal frein à son développement : des processus manuels. La solution est alors venue avec Ragic, un créateur de base de données sans code sur lequel elle allait désormais s’appuyer — et avec la personne qui a rendu cela possible : Peter Teichroeb.

Lorsqu’il a rejoint Wishbone en 2018 en tant que responsable de production, Peter s’est vu confier, avec le directeur général, la mission d’automatiser les processus de l’entreprise. Le fonctionnement en place à l’époque ralentissait considérablement les opérations, rendant pratiquement impossible toute montée en charge :

• →L’entreprise s’appuyait sur des feuilles Excel statiques, sans formules ni automatisation. Il y avait des fichiers distincts pour la gestion des stocks, les bons de commande, les bons de livraison et les devis. Imaginez : tout, partout, sans intégration.
• →La saisie de données représentait une part importante de la charge de travail de deux à trois employés à temps plein.
• →Le comptable devait manuellement trier les données dispersées dans les différents fichiers Excel pour les transférer dans Sage.
• →L’équipe de production ne disposait pas de nomenclature (BOM)—elle utilisait un classeur physique rempli de notes manuscrites.
• →Le processus d’approvisionnement nécessitait de rechercher manuellement les codes produits, les anciens bons de commande et les factures précédentes pour vérifier les prix antérieurs.
• →Le responsable de production perdait un temps précieux sur des tâches répétitives, comme envoyer manuellement des e-mails aux clients lorsque leurs commandes étaient prêtes, ce qui impliquait de copier-coller les détails depuis des bons de commande éparpillés et de chercher les bonnes photos de produits prêts à l’envoi.

C'était inefficace, frustrant et chronophage.

Peter s'est lancé dans une quête. Il a essayé Fishbowl, mais en tant qu'outil principalement axé sur la gestion des stocks, il n'était pas suffisamment flexible pour répondre à leurs besoins d'automatisation globale. Il a ensuite testé Zoho, mais ce n’était toujours pas ce qu’il cherchait. Tout a enfin pris sens lorsqu'il a découvert Ragic.

A l’époque, Peter n’était pas un expert en Javascript ou Python comme il l’est maintenant. Il était simplement un responsable de production cherchant une manière plus efficace de faire les choses, comme la plupart d’entre nous. Mais la courbe d'apprentissage accessible de Ragic lui a permis de rapidement créer un prototype qu’il a ensuite présenté au propriétaire de Wishbone. Ce fut un véritable succès. Non seulement ils ont décidé d’adopter Ragic comme système, mais le dirigeant a également recommandé Peter et ses compétences en création de bases de données Ragic à ses amis entrepreneurs, ceux qui cherchent à automatiser leur entreprise, ceux qui en ont marre des limites d'Excel mais qui ne savent pas comment améliorer les choses.

Ce que Peter ne pouvait pas savoir à l'époque, c'est que cette quête pour trouver un système allait lui ouvrir une nouvelle voie, l'incitant à développer des solutions pour automatiser les processus d'entreprise, à repousser les limites de Ragic en apprenant Javascript, à devenir consultant Ragic, et à gérer aujourd'hui plus de 8 clients dans divers secteurs.

Tout a commencé avec un seul projet – un projet qui non seulement a transformé les opérations de Wishbone, entraînant une multiplication par six du chiffre d'affaire en cinq ans, mais qui a aussi permis à Peter de devenir un partenaire de confiance de Ragic pour d’autres entrepreneurs. Alors, comment le système que Peter a construit a-t-il précisément transformé les opérations de Wishbone ?

Wishbone's Workflow in Ragic

“C'est le jour et la nuit.” Voilà comment Peter décrit la conduite des opérations, avant et après Ragic. Mais concrètement, qu’est-ce qui a changé ?

Un processus de vente & de production fluide

Les devis sont convertis en bons de commande client, qui génèrent ensuite des ordres de travail, des bons d'achat fournisseur ou des factures, le tout en cliquant simplement sur un bouton. Plus besoin de vérifications manuelles fastidieuses ni de risques d’incohérences.

Ordre de travail converti en bon de commande client

Mises à jour comptables en temps réel

Depuis que Ragic est devenu le système principal, l’extraction manuelle des données Excel ne fait plus partie des tâches du comptable. Celui-ci dispose désormais d’une visibilité complète sur l’historique des prix, les paiements entrants et les revenus attendus sur les 60 à 90 prochains jours, ce grâce à des mises à jour entièrement automatiques, sans avoir à jongler entre deux systèmes différents.

Gestion de production efficace

L’équipe de l’usine partage un seul ordinateur portable. Lorsqu’une tâche, leur est assignée, elle consulte les ordres de travail et les nomenclatures (BOM), lance la production, puis marque la tâche comme terminée pour en informer Peter. Celui-ci reçoit alors une notification et peut, d’un simple clic, mettre à jour l’ordre de vente comme complété, puis l’inventaire est ajusté automatiquement.

Assigning task in Ragic

Communication client simplifiée

Envoyer manuellement un e-mail aux clients lorsque leur commande est prête ? C’est terminé. Tout est désormais automatisé.

Désormais, un bouton Envoyer un e-mail personnalisé est disponible sur la feuille des bons de commande. Une fois l’emballage terminé, l’équipe de conditionnement téléverse les photos des produits en utilisant l’ application mobile dans une feuille liée à celle des bons de commande par une relation de type versions multiples. Grâce à cette configuration, le système envoie automatiquement un e-mail au client avec les détails de la commande et les images du produit.

Et le rôle du responsable de production dans tout ça ? Il lui suffit d’appuyer sur un bouton.

Interface de l’application mobile permettant à l’équipe de production de téléverser des photos

Fiches client complètes

L’historique de chaque client est désormais centralisé et accessible en quelques secondes grâce aux liaisons entre feuilles dans Ragic. Et l'historique ? Son contenu peut être très important—contacts, devis, ordres de vente, factures. Tout est organisé en sections de feuille, ce qui permet de tout retrouver en gardant une interface fluide.

Sections dans la feuille client

Résultats : chiffre d’affaires multiplié par 6 en 5 ans

L’élimination du travail manuel a tout changé. Les trois employés auparavant dédiés à la saisie de données ont pu évoluer vers des rôles plus stratégiques en production ou au sein de leur société sœur, Wellington Foundry. Pour Peter, cela a déclenché une toute nouvelle carrière, dédiée à l’accompagnement d’autres entreprises dans l’automatisation de leurs processus.

Mais l’impact le plus marquant ? La croissance du chiffre d’affaires—multiplié par 6 en 5 ans. As Peter puts it

"Nous avions cette constance. Nous avions l’information, et nous pouvions agir en conséquence. Grâce aux avantages et à la mise en place de Ragic, cela nous a permis de croître aussi rapidement."