Une base de données de toiture créée par une entreprise de toiture : le succès de R&R Industries avec Ragic

Trouver une solution de gestion de données parfaitement adaptée à son secteur peut être très difficile. Tout d'abord, toutes les industries ne disposent pas de leurs propres outils de gestion de données, et même lorsqu’ils existent, ces logiciels sont rarement parfaitement adaptés à une entreprise spécifique, car ils ne sont pas conçus sur mesure. Si vous avez de la chance, vous pouvez parvenir à faire correspondre votre traitement des données aux exigences du logiciel. Dans le cas contraire, si vous n’avez pas cette chance, vous risquez d’être frustré de perdre continuellement du temps à corriger vos données, en espérant que le système finira par répondre à vos besoins.

C’est exactement ce qu’a vécu R&R Industries avant de découvrir Ragic. En tant qu'une des principales entreprises de construction de toitures aux Etats-Unis, ils cherchaient une solution qui corresponde parfaitement à leur flux de travail. Auparavant, ils géraient leurs données sur à peu près tous les supports possibles, des post-it et carnets aux tableurs et autres outils complexes. Cependant, cela entraînait un gros problème d'absence d’intégration, ce qui dispersait les informations aux quatre coins de l’entreprise. Sans système centralisé, suivre l’état d’avancement des projets, gérer les relations clients et traiter les données financières relevait du véritable casse-tête.

Chris Heaven, Dave Howard et Angie Mansini cherchaient un outil ou une solution pour les aider à gérer leurs données. Malheureusement, aucun des logiciels disponibles ne correspondait à ce qu'ils recherchaient. Il n'existait aucune application pour la toiture, conçue par une entreprise de toiture, avec l'ensemble des processus adaptés. Ils ont même essayé de créer une base de données personnalisée à partir de zéro, mais cela leur a coûté beaucoup de temps et d'argent, et au final, le système était loin d'être fonctionnel. Ils ont par ailleurs investi plus de 200 000 $ dans Salesforce, mais ont été contraints de l'abandonner à cause de son incapacité à gérer leurs données. Par chance, Chris a trouvé Ragic en cherchant sur le web, et la base de données qu'il a créée avec ses collègues sur cette plateforme s'est avérée être la meilleure et la solution ultime à la majorité de leurs problèmes de données.

Une prise en main facile

Chris, Angie et Dave ont commencé à utiliser Ragic en 2018 pour leur organisation. Pour eux, Ragic était une application de base de données facile à apprendre, car ils avaient déjà une grande expérience et expertise en technologies de l'information. Avec une interface similaire à celle des applications de tableurs populaires, il leur a été très simple d'apprendre les outils fondamentaux et de personnaliser les feuilles pour qu'elles fonctionnent correctement.

Ils ont commencé à personnaliser leur base de données Ragic en enregistrant des résumés de projets et ont rapidement constaté qu’elle pouvait être enrichie pour devenir une solution complète pour leur entreprise, simplement en créant de nouvelles feuilles et en les reliant entre elles. Au fur et à mesure qu’ils amélioraient leur base de données et créaient de nouvelles feuilles pour intégrer d’autres types de données, ils ont naturellement appris à utiliser différentes fonctionnalités. Selon Chris Heaven, ils ont été agréablement surpris à plusieurs reprises en découvrant à quel point certains outils pouvaient rendre leur gestion de données plus efficace. Par exemple, avec Lier & Charger, ils n'ont plus besoin de saisir à plusieurs reprises les mêmes données clients sur différents formulaires ni de s'inquiéter des erreurs. Un autre outil qui leur a été très utile est la configuration de boutons d'action, qui leur permettent, ainsi qu’à leurs collègues, d'exécuter automatiquement des processus prédéfinis manuellement. Tout comme Lier & Charger, les boutons d’action ont considérablement amélioré l’efficacité et la fiabilité de leurs tâches. Aujourd’hui encore, ces deux outils restent essentiels à leur base de données.

Personnalisation flexibe

Actuellement, Chris, Angie et Dave sont les principaux administrateurs système (SYSAdmins) de leur base de données, ce qui signifie qu'ils disposent du plus haut niveau de droits d’accès. En tant que SYSAdmins, ils ont un contrôle total sur leur base de données et peuvent décider de la manière dont leurs données doivent être traitées. Non seulement ils peuvent personnaliser leurs feuilles et leurs flux de travail pour l’ensemble de leur organisation, mais ils ont aussi la possibilité de modifier n’importe quel élément à tout moment selon leurs besoins. Qu’il s’agisse d’un simple ajustement d’une valeur sur une feuille ou d’une modification plus complexe des processus métier, ils peuvent tout gérer avec facilité, sans nécessiter de compétences avancées en programmation. Ainsi, si un collaborateur leur demande d’apporter une modification à un flux de travail existant ou de créer un nouvel ensemble de feuilles, n’importe quel SYSAdmin peut s’en charger simplement en passant en mode design.

Auparavant, la plupart des modifications devaient être effectuées par des professionnels IT externes, qui n’étaient pas toujours familiers avec leur secteur d’activité ni avec les spécificités du traitement des données chez R&R Industries. Désormais, Chris, Angie et Dave disposent d’un système de gestion des données dédié à la toiture, conçu par une entreprise de toiture. Plutôt que de faire appel à un expert externe qui ne maîtrise pas leur métier, ils sont aujourd’hui leurs propres experts en données.

Notifications complètes

L’utilisation de Ragic leur permet d’être toujours à l’heure pour chaque projet de construction, sauf en cas d’intempéries. En effet, ils peuvent être informés instantanément de tout problème grâce aux notifications automatiques envoyées par leur base de données Ragic. Par exemple, si quelqu’un met à jour un enregistrement indiquant qu’il faut davantage d’ouvriers sur un chantier, les personnes concernées reçoivent immédiatement une notification par e-mail et peuvent ainsi prendre les décisions appropriées. Dans le passé, ces échanges se faisaient de manière peu pratique par téléphone, par e-mails dispersés ou même via des post-it. Le principal problème de ces méthodes était que les informations risquaient d’être mal interprétées en étant transmises ou mal enregistrées pour une consultation ultérieure. Heureusement, ils ont pu remédier à ces difficultés grâce à la fonctionnalité de notifications intégrée à Ragic. Dans une base de données Ragic, les utilisateurs reçoivent des notifications par l’icône en forme de cloche en haut à droite de l’écran, par e-mail et sur leurs appareils mobiles avec l’application Ragic. Selon Chris Heaven, la réception de notifications depuis leur base de données est une fonctionnalité clé pour permettre à ses collègues de collaborer efficacement et de s’assurer que tout le monde dispose des informations nécessaires. Aujourd’hui, une grande partie des e-mails qu’ils reçoivent sont des notifications automatiques envoyées par Ragic.

Amélioration de la production grâce à l'automatisation

La possibilité de traiter des données dans un flux de travail personnalisé constitue un atout majeur pour tous types de bases de données. Non seulement cela permet aux utilisateurs de traiter leurs données dans un format désigné, mais l’utilisation des outils d’automatisation permet également d’améliorer la productivité de tous les membres. La productivité peut être renforcée grâce aux outils d’automatisation de Ragic qui aident les utilisateurs à travailler avec plus d’efficacité et de précision. Auparavant, il fallait parfois copier et coller des informations d’un document à un autre de manière répétée pour compléter un rapport hebdomadaire. Bien que le copier-coller soit l’une des fonctions les plus importantes en technologie de l'information, les inconvénients de son utilisation sur des données de tableurs sont qu’il prend beaucoup de temps inutilement et peut entraîner des erreurs difficiles à repérer, mais qui peuvent affecter négativement les feuilles. R&R Industries a aussi dû faire face à ce problème. Comme mentionné précédemment, leurs données étaient éparpillées sur différents fichiers et plateformes. Lorsqu’ils devaient les regrouper dans un seul document, ils étaient contraints de copier et coller ou d’entrer les données manuellement. Cette opération était aisée lorsqu’il n’y avait pas trop de données à traiter, mais au fur et à mesure de l'augmentation du volume, elle est progressivement devenu un véritable cauchemar.

Avec Ragic, l’utilisation des boutons d’action pour l’automatisation a éliminé tous les problèmes rencontrés auparavant. En appuyant sur un bouton d’action, ils peuvent convertir un enregistrement sous un autre format, transférer des valeurs d’une feuille à une autre, ou même exporter des données vers un modèle de tableur préconçu. Etant donné que l’action ou le flux de travail sélectionné est exécuté automatiquement par le système après une action manuelle (ici, appuyer sur un bouton d’action), le travail peut être accompli en quelques secondes sans erreur.

Une intégration simple

Dans certains cas, il peut être nécessaire d'intégrer vos données Ragic à d'autres applications ou simplement de les traiter dans un autre logiciel. Chez R&R Industries, les informations financières et les prévisions sont traitées dans un autre logiciel à partir des données issues de Ragic. Pour cela, il est indispensable de relier les deux applications, ce que Dave Howard et Angie Mansini ont réussi à faire grâce à la Concatenation API. Comme ils ont des connaissances en programmation, intégrer Ragic avec d'autres outils a été bien plus facile que s'ils avaient dû programmer des intégrations supplémentaires avec d'autres bases de données. De plus, ils ont souligné qu'il est extrêmement simple de transférer des données vers et depuis Ragic, ce sans écrire une seule ligne de code. Comme Ragic fonctionne de manière similaire aux tableurs, il est très facile d’ importer et exporter des données au format CSV ou XLS.

Atouts des bases de données Cloud

Avec Ragic, les membres de R&R Industries ont pu travailler à distance pour la première fois depuis la création de l’entreprise. Il leur suffit en effet d’un navigateur web pour accéder à leur base de données cloud Ragic et traiter leurs informations. Sans avoir besoin de télécharger ou d’installer des applications spécifiques ni de se connecter à des serveurs dédiés, toute personne disposant des droits d’accès peut travailler, communiquer et collaborer à tout moment et depuis n'importe où. Lors de la pandémie de COVID-19, les restrictions imposaient de rester chez soi autant que possible afin de limiter la propagation du virus. Cela n'a pas affecter leur collaboration puisqu'ils ont pu continuer à gérer leur activité, chaque membre pouvant simplement se connecter à sa base de données Ragic depuis son domicile. Avec l’aide d’autres outils technologiques, ils ont également pu continuer à échanger et organiser des réunions sans aucune contrainte.

Apporter plus d'aide

Fort du succès rencontré avec la gestion de leurs données sur Ragic, Chris Heaven a exprimé son souhait de devenir un Partenaire Ragic afin d’aider d’autres entreprises du secteur de la construction à concevoir leur propre base de données sur mesure. Aujourd’hui, lui et son équipe ont atteint leur objectif : créer une base de données pour la toiture, développée par une entreprise de toiture, capable de traiter les données selon les flux de travail souhaités. Il est convaincu que Ragic est la meilleure solution pour toute entreprise du secteur de la construction. Avec son expertise, ses futurs clients devraient pouvoir optimiser leur travail et gagner en efficacité. Il est certain qu'une base de données personnalisée sur Ragic sera toujours plus performante qu’un simple tableur inadapté aux besoins de l’entreprise.

Suggestions et recommendations

Si vous envisagez de créer votre propre base de données Ragic dans un avenir proche, Dave, Angie et Chris recommandent d'avoir au préalable une compréhension approfondie de votre organisation et de vos méthodes de travail. En effet, vous ne concevrez pas cette base uniquement pour vous-même, mais pour l’ensemble de votre entreprise. Même si vous pensez bien connaître le traitement des données dans votre structure, vos collègues d’autres départements peuvent avoir des besoins et des préférences différentes en matière de flux de travail. Comme ce sont eux qui peuvent être amenés à utiliser ces feuilles le plus souvent, il est essentiel de prendre en compte leur point de vue dès la phase de conception.

Par ailleurs, l’administrateur système (SYSAdmin) doit rester ouvert à l'idée de faire évoluer constament la base de données. Grâce à la flexibilité inhérente de Ragic, il est facile de modifier l’apparence des feuilles ou d’adapter les processus à tout moment, simplement en accédant au mode design. Vous pouvez même restaurer une version précédente d’une feuille, Ragic conservant l’historique de toutes les modifications. Aujourd’hui encore, Dave, Angie et Chris cherchent à améliorer leur base de données, notamment en supprimant les feuilles inutiles et en réorganisant les flux de travail pour plus de simplicité et d’efficacité.

En seulement deux ans, Angie, Dave et Chris ont permis à l’ensemble de leurs collègues de gérer la majorité de leurs données sur leur base de données Ragic. Non seulement ils ont pu la personnaliser selon leurs besoins, mais ils ont également aidé toute l’organisation à travailler plus efficacement. Autrefois, ils n’auraient pu que rêver d'une base de données pour couvreurs conçue par des couvreurs. Maintenant, ils ont concrétisé cette vision en la créant eux-mêmes, en toute simplicité.