Al trabajar con sistemas ERP o publicar productos en plataformas de comercio electrónico, a menudo se requiere asignar un identificador único a cada artículo, que puede ser un número de artículo, un código de material o un ID de producto, entre otros. Este proceso se conoce como codificación de productos o artículos.
Tomemos como ejemplo los recambios para bolígrafos. Los recambios de diferentes marcas pueden variar en cuanto a modelos de bolígrafos compatibles, colores y grosores de punta. Si los etiquetáramos todos simplemente como "recambios para bolígrafos", no podríamos distinguirlos. Por eso, cada uno necesita su propia identificación o número de artículo para diferenciarlo claramente. Al asignar un código único a cada artículo, los sistemas y los empleados pueden identificar y diferenciar claramente productos similares.
Para lograr una identificación clara de los artículos, es fundamental contar con un estándar de codificación en toda la empresa. Evite usar directamente códigos externos, como los números de artículo de los proveedores, ya que diferentes proveedores podrían usar los mismos códigos por coincidencia, lo que generaría duplicados en su sistema.
Otro problema común es la ausencia de un sistema de codificación único y de aplicación universal. En empresas con varios departamentos, cada equipo puede desarrollar su propio sistema de codificación interno para optimizar la eficiencia, pero esto puede resultar en el uso del mismo código para diferentes elementos en distintos departamentos, lo que puede generar caos.
Para mantener la unicidad, lo mejor es recodificar internamente todos los materiales y productos externos. Las reglas de codificación deben estandarizarse en todos los departamentos, coordinarse de forma colaborativa y aplicarse rigurosamente. Para prevenir aún más los conflictos, puede aprovechar la configuración "no duplicado" o "único" en su sistema de información, o utilizar la función de validación de datos de Excel para garantizar que no se puedan ingresar códigos duplicados.
Si no sabe por dónde empezar, puede consultar nuestras estructuras de codificación de ejemplo para proyectos de fabricación, venta minorista e ingeniería.
Dado que la fabricación suele implicar grandes volúmenes de datos, lo mejor es comenzar categorizando los artículos por tipo. Luego, empiece con una categoría de nivel superior como "materiales" y, a continuación, subdivida la categoría según sus propiedades físicas o su uso. Este enfoque facilita el filtrado y la localización de los artículos que necesita.
En el sector minorista, es útil poder filtrar los códigos de producto mediante categorías. Por ejemplo, comience por la marca y luego refine la búsqueda por tipo y atributos como el material o el color para encontrar rápidamente los productos que necesita.
En ingeniería, la codificación se puede simplificar clasificando los elementos directamente por fecha de finalización. Esto proporciona una forma rápida y eficiente de filtrar y recuperar la información necesaria.
