La gestión de inventario abarca un amplio espectro que suele conectar la recepción de compras (inventario entrante) con el envío de pedidos (inventario saliente). Incluye todo, desde la entrada de los artículos al almacén, su cantidad, ubicación, movimiento dentro del almacén y la entrega final al cliente.
La gestión de inventario puede considerarse un sistema de registro, donde todos los artículos del almacén deben registrarse correctamente a medida que pasan por las distintas etapas de su ciclo de vida dentro del almacén. Esto permite un control total sobre el estado y la ubicación de cada artículo. Por ello, para gestionar el inventario, primero debemos registrar la información de cada artículo, como sus atributos básicos y nombres, utilizando los números de producto como identificadores en nuestro almacén.
Cada vez que se modifica la cantidad, como en el caso de una entrada (recepción), una salida (envío) o una orden de transferencia, se debe crear un registro. Esto nos permite verificar el estado de los artículos en cualquier momento.
La gestión básica de inventario explica cuándo, dónde y cómo un artículo entra o sale del almacén, así como la cantidad que se encuentra almacenada. ¿Cómo puede un sistema de gestión de inventario transformar su flujo de trabajo y aumentar la eficiencia de su negocio?
Sin un sistema, el archivo maestro de inventario, los albaranes de entrada y salida suelen ser tres archivos completamente separados que no se pueden vincular en tiempo real. En este caso, el personal responsable debe consultar primero el informe maestro de inventario o incluso ir al almacén personalmente cada vez que se necesite mover artículos. Después de completar los albaranes de entrada y salida, deben actualizar el archivo maestro de inventario, lo que puede ser engorroso, repetitivo y propenso a errores humanos.
El mayor valor de un sistema de gestión de inventario reside en su capacidad para conectar diversos documentos y procesos. Durante las operaciones de entrada y salida, los niveles de inventario se pueden aumentar o disminuir en sincronía con las operaciones reales. Como resultado, el archivo maestro de inventario siempre reflejará los niveles de inventario reales, eliminando la necesidad de ir al almacén cada vez que se completa un albarán.
Al usar documentos en papel o archivos de Excel separados, uno de los procesos más tediosos suele ser la introducción repetitiva de datos. Si se deben enviar varios artículos cada día, es necesario introducir la misma información repetidamente. Después de cada pedido de envío, hay que actualizar la cantidad de inventario en Excel. Este es un proceso que consume mucho tiempo.
Un sistema de gestión de inventario puede simplificar estos procesos administrativos de diversas maneras. Por ejemplo, puede actualizar automáticamente la cantidad de inventario existente una vez que se genera un pedido de venta.
Como alternativa, también puede simplemente pulsar un botón para actualizar automáticamente la cantidad de inventario después de completar un albarán de salida.
Estos procesos no requieren que revise y modifique repetidamente el archivo maestro de inventario. Simplemente complete las hojas de forma natural al gestionar las operaciones de entrada y salida, y el sistema administrará automáticamente sus niveles de inventario.
Además, si opta por un sistema de gestión de inventario basado en la nube, también podrá eliminar la necesidad de esperar para rellenar formularios, ya que todos podrán completar los formularios de entrada y salida simultáneamente sin tener que hacer cola.
Sin un sistema, las listas de inventario no se pueden vincular con los registros históricos. Si tiene dudas sobre una cantidad específica en la lista maestra de inventario, tendría que buscar manualmente en todos los registros de inventario de la empresa para encontrar el registro que necesita.
Con un sistema de gestión de inventario, este proceso es mucho más sencillo: puede ver directamente los registros de inventario de cada artículo, lo que le permite rastrear cómo se calculó cada cantidad de inventario, asegurando que cada cambio esté respaldado por evidencia sólida y brindándole tranquilidad con respecto a las cifras de inventario.
Además de contar con datos precisos, un buen sistema realiza proactivamente "controles de estado".
Por ejemplo, si el inventario de un artículo es demasiado bajo, puede requerir una reposición urgente o causar retrasos en los envíos. Si el inventario es excesivo o se ha acumulado durante mucho tiempo, puede generar costos de almacenamiento adicionales y desperdicio. En Excel, solo se puede usar el formato condicional para que la columna se ponga roja cuando alcance un determinado valor, con la esperanza de que los empleados lo noten y lo tengan en cuenta al tomar decisiones de compra y planificación de promociones.
Los sistemas de gestión de inventario suelen tener un enfoque más proactivo. Por ejemplo, se puede configurar el sistema para que envíe automáticamente un correo electrónico al personal responsable cuando la cantidad de inventario alcance un determinado umbral.
Si buscas en línea sistemas de gestión de inventario, encontrarás muchos tipos, que generalmente se pueden clasificar de la siguiente manera:
Para empresas con presupuestos ajustados, menos tiempo para la migración de datos o con experiencia en desarrollo VBA, Excel y VBA pueden ser la opción más adecuada para desarrollar funciones personalizadas y automatizadas a un costo relativamente bajo.
Por ejemplo, puedes escribir código VBA para crear un botón que deduzca inventario, o hacer que el sistema detecte los niveles de inventario y envíe notificaciones a través de Microsoft Outlook cuando caigan por debajo de un umbral determinado.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que VBA requiere que los desarrolladores tengan cierta experiencia en programación, y el código escrito por diferentes personas puede variar. Cuando la persona originalmente responsable del código VBA abandona la empresa, esto puede generar numerosos problemas de mantenimiento a largo plazo. Además, dado que seguimos utilizando Excel como programa base, ciertos problemas inherentes a Excel, como la colaboración, el tiempo de carga y los fallos del sistema, pueden persistir a medida que aumenta el volumen de datos y la actividad empresarial. Es fundamental considerar esto al buscar un sistema adecuado y profesional.
Contratar a alguien para desarrollar un sistema personalizado es una opción común para las empresas que requieren una gran flexibilidad. Algunas empresas optan por contratar ingenieros internos o externos para desarrollar sus propios sistemas mediante programación.
La ventaja de este método es que se pueden comunicar libremente los requisitos a los ingenieros, permitiéndoles desarrollar completamente el sistema ideal. También se puede solicitar a los ingenieros que evalúen su capacidad de integración con otros sistemas. Sin embargo, este proceso puede ser extremadamente largo. Las empresas deben confirmar numerosas especificaciones y detalles del funcionamiento del sistema, así como verificar personalmente si este cumple con las expectativas. Debido a este proceso de ida y vuelta, algunas empresas pueden considerar que contratar a alguien para desarrollar un sistema personalizado interno puede no ser muy rentable ni eficiente.
Esta suele ser también la opción más cara. A medida que su negocio crezca y evolucione, es posible que el sistema final ya no satisfaga sus necesidades, y tendrá que renovar el contrato de mantenimiento e invertir más recursos en él.
Además de diseñar un sistema desde cero, otra opción es adquirir paquetes de software preconfigurados. Estos suelen tener procesos completos integrados en el sistema y generalmente ofrecen dos modelos de venta:
Los paquetes de software independientes funcionan bajo el principio de "adquirir una única licencia y vincularla a un único dispositivo". Esto permite obtener un sistema de gestión de inventario estandarizado y funcional a un costo relativamente menor o mediante una opción de compra.
Después de años de actualizaciones e iteraciones, este tipo de software suele ser muy estable y con pocos errores, pero generalmente ofrece opciones de actualización limitadas.
Por lo general, una licencia para un paquete de software independiente solo se puede instalar en un dispositivo. Sin embargo, si su empresa requiere colaboración entre varios dispositivos, algunos programas ofrecen una versión para red local con una única licencia corporativa que se puede instalar en varios ordenadores de la empresa. Esto permite acceder a la misma base de datos desde múltiples dispositivos a través de la intranet corporativa.
En ocasiones, los paquetes de software independientes se incluyen con equipos adquiridos en tiendas, como un terminal de punto de venta (TPV) físico que puede tener funciones básicas de gestión de inventario y pedidos.
Además de las licencias, los sistemas ERP suelen incluir tarifas de consultoría, mantenimiento y otros complementos. El costo de implementación de un sistema ERP suele ser mucho mayor que el de un paquete de software independiente. Tras la compra inicial de la licencia y las tarifas de consultoría, existen tarifas de mantenimiento opcionales para garantizar que el sistema pueda crecer con la empresa y actualizarse de forma estable a largo plazo. Algunos ejemplos conocidos son SAP, Oracle y SmartERP.
Durante la implementación, el proveedor del sistema asignará un consultor para asistir a la empresa. En comparación con el software independiente, este enfoque prioriza el servicio y el soporte inmediato.
A diferencia de los paquetes de software independientes, los sistemas ERP permiten a las empresas comunicarse con los consultores para la implementación de módulos adicionales o la realización de pequeñas modificaciones en el sistema, lo que ofrece una gran flexibilidad.
Sin embargo, tanto los paquetes de software independientes como los sistemas ERP suelen presentar los mismos inconvenientes: las relaciones de datos y la configuración de los campos generalmente no son fáciles de modificar, y la transferencia de datos suele limitarse a un solo sistema, con escasas posibilidades de expansión o integración con otros sistemas. Si las operaciones de su empresa no están estandarizadas o si necesita sincronizarse con varios sistemas, deberá adaptar sus procesos de negocio y flujos de trabajo de registro de datos a este tipo de software.
A diferencia de los paquetes de software tradicionales independientes, los paquetes en la nube no solo proporcionan un sistema operativo, sino que también gestionan el funcionamiento y el mantenimiento de los servidores subyacentes y los servicios básicos. Los usuarios no necesitan instalar el software en un ordenador o servidor específico. Con solo tener conexión a internet, pueden acceder al sistema en cualquier momento y lugar.
En comparación con los paquetes de software independientes, los paquetes de software en la nube generalmente se facturan mediante suscripción. Algunos paquetes en la nube ofrecen funcionalidades en diferentes servicios de valor añadido. Al utilizar paquetes de software en la nube, normalmente no hay costes adicionales de consultoría ni mantenimiento. La tarifa de licencia mensual para todos los servicios garantiza un funcionamiento fluido del sistema y una asistencia al cliente integral.
Sin embargo, los paquetes de software en la nube aún pueden presentar problemas. Si los usuarios descubren que los procesos estándar del sistema no funcionan, deberán encontrar formas de adaptar sus flujos de trabajo.
La principal característica de las herramientas sin código es que "cualquiera puede diseñar un sistema fácilmente". De esta forma, cuando los usuarios encuentran procesos incompatibles, pueden modificar y ajustar el flujo de trabajo por sí mismos. Esto resulta especialmente útil para usuarios con presupuestos limitados o que desean personalizar las operaciones del sistema. Por ejemplo, Ragic permite crear un sistema de gestión de inventario funcional mediante una interfaz similar a la de Excel. Con solo hacer clic y arrastrar y soltar, los usuarios pueden aprovechar las funciones integradas del sistema y realizar rápidamente los ajustes necesarios para su negocio.
Su mayor ventaja es que permite crear un sistema personalizado basado en el conocimiento de los flujos de trabajo empresariales, a un coste similar al de los paquetes de software en la nube. La estructura de precios suele consistir en una tarifa de licencia mensual o anual, sin necesidad de contratar ingenieros profesionales adicionales.
El software sin código requiere que los usuarios dediquen tiempo a aprender a utilizarlo, pero muchas herramientas sin código ofrecen ahora diversas plantillas prediseñadas para facilitar el inicio rápido. Siguiendo los tutoriales, los usuarios pueden aprender a usar las aplicaciones fácilmente.
Quizás aún no esté seguro de cuál de estas 5 opciones se adapta mejor a su negocio.
Si su flujo de trabajo se ajusta al diseño del software empaquetado, debería considerar si el sistema debe permanecer en sus instalaciones o basarse en la nube. A continuación, debería decidir si instalar un software empaquetado pequeño o consultar con el proveedor para obtener una solución ERP más completa.
Si su presupuesto es suficiente, pero su flujo de trabajo parece algo incompatible con el software empaquetado, puede enumerar sus requisitos y solicitar la ayuda de ingenieros para el desarrollo interno. Esto ofrece la máxima flexibilidad para diseñar lo que necesita, pero puede requerir un tiempo de desarrollo más prolongado y una comunicación constante.
Si cuenta con programadores expertos en su equipo, pero desea ahorrar costes, desarrollar un sistema directamente con Excel y VBA es una opción más sencilla con un periodo de migración mínimo. Sin embargo, si ha experimentado problemas de colaboración y bajo rendimiento con Excel, VBA por sí solo no suele ser suficiente para solucionarlos.
Si desea minimizar costes y prefiere desarrollar su propia aplicación, pero carece de los recursos técnicos necesarios, una plataforma sin código es su mejor aliada. Su aprendizaje es rápido y, con un poco de conocimiento, podrá crear flujos de trabajo que se adapten a sus necesidades en muy poco tiempo, quizás en media hora.
Ragic es una de estas plataformas. Hemos prediseñado varias plantillas listas para usar que se adaptan a muchos escenarios comerciales comunes. Por ejemplo, tenemos módulos de gestión de inventario o módulos de gestión de inventario "empaquetados" que cubren desde la adquisición hasta el envío.
No te preocupes demasiado por no poder implementar las funciones que necesitas. Ofrecemos varios tutoriales y varios escenarios comunes de inventario. Por ejemplo, si necesitas diseñar un sistema que escanee códigos de barras y controle el inventario, este vídeo podría serte útil:
Puedes configurar tu propio sistema siguiendo estos sencillos pasos. También puede ponerse en contacto con nuestro equipo de atención al cliente para cualquier ayuda que necesite y recibir algunos consejos y sugerencias de diseño. Simplemente elige la opción que mejor se adapte a tus necesidades.
