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甲地借乙地还:异地借还不再混乱,设备动向一手掌握!

甲地借乙地还

前置操作

基础数据创建

设备出借单

 出借流程

 归还流程

常见问题

许多组织在日常流程中会面临“甲地借乙地还”的使用情境,像是轮椅借还、公务车调度等,这类跨站点出借的流程若仍使用打印件或手动登打来纪录,通常会因纪录人不同而不够确实且难以掌握设备目前的位置。为了解决这样的使用情境,我们设计了一套可弹性运用的模块,透过动作单击钮机制简化操作流程,让异地借还变得清晰可查。

在开始之前:登记专属的Ragic数据库

对于还没有Ragic帐号的朋友们,可以立即登记并下载模块(Ragic在获取你的同意前不会要求付任何使用费用,请不用担心)。如果已经拥有帐号的朋友,可以在应用商店中,选择“产业应用”归类的甲地租乙地还模块来下载使用。

基本数据创建

在正式使用前,请先于系统中登录既有的设备和可能存放的站点。

存放站点

表单用于记录物品可能存放的位置,以范例数据来说是关渡站、淡水站,也可以视需求创建“一楼护理站”、“三楼护理站”等位置,下方的“在库设备”子表格用于检视该站点所有可供出借的设备,后续会自动带入因此无需填写:

设备列表

用于纪录每一项可出借的物品,新增后请务必在“存放站点”中填入物品目前所在位置,下方的“出借纪录”子表格会于后续的流程自动带出而无需填写:

完成上述基本数据后即可开始出借归还流程啰!

设备出借单

用于管理设备的出借和归还流程的主要表单,列表页上设有默认筛选,因此进入后会优先显示尚未归还的设备;同时,如有逾期超过一天的设备会以红色背景标号方便识别:

如有其他筛选需求,也可以自行调整共通筛选设置。以下则细分为出借和归还说明操作流程。

出借流程

出借时有两种发起的方式,第一种是从“设备列表”中找出需要出借的设备,并点击右下角的“创建出借单”单击钮来发起:

或者,也可以直接在“设备出借单”中新增一笔数据并手动选择需要出借的设备。

“出借人”区块目前并无设置必填属性字段,会建议保留至少一种可以与对方联系的数据,在设备逾期未归还时才能够进行联系;“租借时间”区块则会需要填入预计归还时间和站点。填写完成后即可点击“确认出借”单击钮来完成编辑,并同步更新设备的状态:

归还流程

当出借人归还设备时,请从“设备出借单”表单中找出该笔数据,并点击“归还设备”单击钮即可:

小提醒:为了简化操作,“实际归还站点”字段默认会等于“预计归还站点”,若出借人临时变更归还站点的话,请记得手动调整再操作“归还设备”单击钮喔!

常见问题

适用于出租业吗?

可以!如希望依照租借时长和设备内容来计算租借金额,可以在“设备出借单”中新增字段并添加公式计算即可。

可以同一个站点归还吗?

没问题!填写“设备出借单”时在“预计归还站点”填上同一个站点就可以啰!

可以扫描条形码创建租借单吗?

可以透过标签报表引出“设备列表”表单上的“出借条形码”字段:

将条形码黏贴在设备上后,未来即可透过移动设备扫码来创建该设备的“设备出借单”数据啰!

如果使用模块上有任何需要协助的的地方或建议,都欢迎来信至 support@ragic.com 与我们讨论。

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