比百万级客制化系统更好用：劲力行销用 Ragic 串起专案收支、采购请款管理流程

“Ragic 的链接功能很强，可以把不同表单的数据串在一起，找数据也会很快。比方说有个活动我们要找音响厂商，就可以从厂商类别去找过去合作过的音响厂商。”

劲力行销的营运长 Carol 谈起使用 Ragic 的感受时，特别提到数据连动带来的便利。过去曾用过多套ERP 与客制化系统的 Carol，为什么后来会选择 Ragic，她又是如何创建出符合劲力需求的管理系统呢？

以专案管理每个活动 收支管理是关键

劲力行销是一家位于竹北的活动行销公司，以举办企业活动为主，主要服务新竹科学园区的科技公司及其他企业客户。创办人张哲钦长期深耕棒球圈，对棒球抱有极大热忱，因此除了企业家庭日、企业竞赛、尾牙等企业活动，劲力也积极投入社区棒球及学校运动赛事的举办。

负责财务和人资的营运长 Carol 说，对活动行销公司来说，每个活动都是一个专案。从活动前的请购、采购，到后续的请款、付款，每个专案都会生成大量且繁杂的财务数据，需要管理与核对。如何精准掌握这些专案的收支与利润，是影响公司能否稳健营运的重要因素。

也因此如何把这些财务流程管理好，也成为 Carol 日常工作中的重要课题。

经历多套套装 ERP 挑选系统更重视弹性

Carol 过去在不同公司服务时，曾用过多套 ERP 系统，例如帆宣系统、宝悍集团时期的厦门正航 ERP 及台湾正航的客制系统。此外，她早期在小公司工作时，因为报表全靠 Excel 人工管理，因而练就了扎实的 Excel 公式底子。由于劲力成立时，团队中就属她对系统最熟悉，因此查找合适系统的重任，自然落在了她身上。

而过去的经验，也影响了 Carol 后来挑选系统的选择条件。她印象很深的是，在宝悍集团工作时，集团曾经花费 500 万台币找台湾正航制作一套客制化系统。然而系统上线后，只要流程稍有变动、想要修改一张表单，就必须向正航的工程师回报，一来一回的修改往往得等上个半年。

这样的经验让 Carol 意识到，对刚起步、团队精简的劲力来说，坊间套装软件的导入与维护成本过高，且缺乏客制弹性，并不符合实际需求。因此在挑选系统时，她希望找到一套成本合理、能由内部自行弹性调整的工具。

接口像 Excel、客制弹性高 用 Ragic 打造专案收支管理系统

Carol 说，劲力只有在成立初期短暂使用 Excel 管理数据。后来她透过网络搜索找到 Ragic，由于过去已有使用多套 ERP 的经验，几乎没有花时间比较其他软件，便直接开始试用。

实际使用后，Carol 发现 Ragic 的表单接口与公式逻辑和 Excel 相近，加上自己原本就熟悉 Excel 公式及 ERP 系统的操作逻辑，因此很快就能上手。更重要的是，Ragic 的客制化弹性很高，表单与流程都能依照需求自行调整，不需要每次修改都仰赖外部厂商。

于是，Carol 从安装 Ragic 的现有模块开始，将专案、预算编列、请购采购、请款等流程陆续搬到 Ragic 上，并逐步依照他们内部的工作流程修改，慢慢创建起符合公司需求的专案收支管理系统。

随着流程与数据逐步集中到 Ragic，也让 Carol 的工作更有效率。“我在前公司财务部最多人的时候有七个人，但在劲力这边就只有我一个，甚至我还兼任人事。”她接着说，“但因为系统里的财务数据非常完整，现在不管是会计师查帐，还是平常要产出报表、传票等帐务数据，都可以很快产出。”

而和过去使用套装 ERP 系统的经验相比，Ragic 的弹性也让她很惊艳：“其实我们现在用这套系统，说实在我觉得它可以做到很强大，甚至比以前外面四、五百万的客制化系统更好用。”

那么，劲力实际上如何运用 Ragic 管理这些工作，又带来了哪些改变？接下来就让我们从几个主要的应用来看看吧！

1. 专案收支管理：串起请购/采购/请款流程 勾稽比对、减少出错

Carol 提到，一个活动专案从前期的预算编列到最后付款，中间会经过请购、采购、请款等一连串彼此连动的流程：请购单经过主管核准后，才能转为采购单；采购单核准后，再转为请款单。

因此，她以一张“专案清单”为核心，将这套流程搬到 Ragic 上。每个专案都有各自的专案编号，再透过 Ragic 的抛转和链接与加载功能，将同一专案的请购单、采购单与请款单串起来，并在请购单和采购单上面都设置了签核流程。请购单在主管签核后，就能“一键抛转”为采购单，而采购单核准后，也能再一键转为请款单（货款支付申请单）。

由于前后单据彼此链接，现在他们可以直接从请购单查看后续的采购状况，也能从厂商的货款申请一路回溯到源采购单。这让 Carol 更容易确认每笔款项来自哪个专案、哪次采购，也方便勾稽与比对前后单据，不必再到不同表单中反覆查找。

主管在外也能透过 Ragic App 签核 推入进请采购流程

在这套请采购流程中，主管能否实时签核，也会影响整体流程的进度。请购单需要主管签核后才能转为采购单，采购单核准后才能进一步请款。这些流程中需要主管核准的请购、采购等单据，即使主管人在外面，也可以直接透过 Ragic App 完成签核，不会因为不在办公室而卡住后续流程。

除了方便回查，Carol 也利用 Ragic 的动态筛选，减少人工操作可能发生的错误。例如在创建银行付款单时，系统会自动排除状态为“已付款”的请款单（货款支付申请单），让已付款的单据不会再次出现在可选清单中，避免同一笔款项被重复付款。

2. 专案收支集中管理 更方便掌握成本、毛利等营运数字

除了让请购、采购、请款等流程更容易勾稽，当这些日常操作生成的数据累积起来，也让 Carol 更方便从专案的角度掌握收入、成本与毛利。

在 Ragic 的专案统计表中，Carol 利用参照子表格功能，同一专案的请购、采购、请款及各种费用报销等数据就能自动汇整进来。再透过公式自动计算专案的预估收入、已采购金额等数字，不需要另外手动统计。到了专案结案时，Carol 还会将会计帐务数据纳入统计，透过公式计算每个案子的收入、成本与毛利，进一步比较各专案的实际收支与获利状况。

除了 Carol 自己可以从专案的角度掌握收支，业务在填写客户订单时，也能直接从表单上的小图表，看到各个专案目前的收入占比。这张圆饼图会直接读“收入申请单（客户订单）”中的数据，自动加总每个专案的客户订单金额。因此业务不需要手动整理报表，在日常填写订单时，就能顺便掌握各专案的收入表现，对公司当前的整体业务状况会更有概念。

这些原本分散在不同流程中的数据，都能以专案为中心汇整起来，让 Carol 更方便查看每个案子的收支与毛利状况，掌握公司的营运数字。

3. 自动汇整客户与厂商数据

目前劲力使用 Ragic 的重点仍以管理专案收支、财务请管面的管理为主，还没有特别针对业务端另外设计 CRM。不过因为会计开发票时需要客户的公司名称、统编等信息，因此 Carol 创建了一张客户数据表，将这些基本信息集中建檔。之后同仁在创建专案、订单等数据时，只要透过 Ragic 的链接与加载功能，就能直接带入同一份客户数据，不需要每次重复登打。

在此基础上，Carol 又利用参照子表格，将散落在不同表单中的客户往来纪录，自动汇整在客户数据表下方。如此一来，同仁平常只要照原本的流程创建专案、订单等数据，相关的客户往来纪录就会随着日常操作自然累积，不需要再由人员另外手动整理。

如此一来，当他们想查询某个客户过去的合作状况时，直接点开客户数据表单，就可以在子表格中一目了然该客户过去曾经委托劲力运行过哪些活动专案，以及相关的发票纪录。

厂商数据也是如此。劲力会将合作厂商建檔，并依照服务类别进行归类。随着数据累积，除了能回查历史请款统计与年度比较之外，更成了下一次筹备活动时的“发包数据库”。

Carol 指出，这在活动行销业筹办活动时非常实用：“（用 Ragic）找数据真的很快！例如我们要办一场活动，想要比较或查找以前合作过的“音响厂商”，就可以直接从“厂商类别”去筛选。接着去看他相关的采购单，就可以知道可以找哪一些厂商来做报价。”

4. 出勤请假用 Ragic 管理 同仁外勤安排一目了然

除了专案与财务流程之外，身兼人资工作的 Carol，也将不少的人事管理工作搬到 Ragic 上。

例如员工每天的出勤纪录，虽然他们有个实体的门禁打卡系统，但 Carol 会定期将打卡纪录的 Excel 檔汇出成 Excel，再批次汇入 Ragic 中集中保存。请假、加班也都能直接透过 Ragic 申请，主管即使不在办公室，也能随时随地用手机的 Ragic App 完成签核。

此外，由于活动行销公司的工作型态，同仁经常要外出支持活动。为了方便掌握人员每天的工作安排，他们规定同仁必须在每天下班前，在系统中事先填写隔天上午与下午的工作站点。

Carol 再利用 Ragic 的分群报表功能，自动将所有人的外勤状态汇整成“每日进程报表”，让主管一打开，就一目了然当天所有同仁的进程安排。

除了同仁的每日进程之外，为了让老板方便掌握近期各个活动专案的安排，劲力也创建了一张“专编行事历”， 里面集中整理了所有专案活动的起讫时间、举办站点、活动内容及负责人等信息。Carol 分享，由于老板不可能每一场活动都跟到，只要点开这张表单，就能快速掌握近期有哪些活动，以及各个专案目前的安排。

5. 从费用报销到预约系统 行政庶务也能依需求客制管理

除了专案、财务及人资管理之外，Carol 也将公司里不少日常行政庶务用 Ragic 系统化，包含费用报销，以及会议室、公务车等共用资源的预约。

以出差和费用报销来说，同仁申报费用时，只需在报销凭单上填写日期、发票号码与金额等基本信息。但当单据传到 Carol 手中，为了后续制作传票，她还需要登录会计科目等更复杂的字段。因此，Carol 利用 Ragic 的多版本表单创建费用报销凭单，让员工填写时只会看到简洁的基础字段，而她自己则能编辑一般同仁无法查看的会计专用字段。

此外，在会议室、公务车等共用资源的管理上，Ragic 也派上了用场。由于同仁时常需要外出支持活动，Carol 利用 Ragic 的预约系统，让同仁可以查看目前公务车的使用状况并进行预约，出发前直接预约，避免使用时间互相冲突。

下一步：将专案管理扩展到进度管理与决策分析

目前劲力主要是将专案收支、人资与行政流程用 Ragic 管理，但 Carol 还希望未来可以纳入更多的工作流程。首先是将目前还没纳入系统的专案进度管理也搬到 Ragic，让专案运行与后勤管理的数据可以进一步集成。

在财会管理上，她也希望进一步强化预算管理与分析能力。例如针对运行时间间较长的大规模专案，将预估收入、成本及其他可能影响获利的因素纳入计算，模拟未来数年的损益与现金流，协助评估一个长期专案是否值得承接。年度预算方面，也希望未来能直接生成预估损益表，再与实际营运结果进行比较。

此外，Carol 也规划将 Ragic 扩展到活动现场，包含企业活动的报名、报到，以及现场点数系统等应用，让 Ragic 不只管理后端的行政与财务流程，也能进一步支持前端的活动运行。