白话解释“库存管理系统”：何时需要？能做什么？ 5 类型系统优缺点

对以下情况感到熟悉吗？

明明公司里就已经有一张用 Excel 做成的“库存表”了，但是每次接到订单或准备出货时，总是忍不住想：“还是去仓库看一下比较保险”——因为你知道， Excel 上的数字不一定是最新的。

一旦发现实际库存跟 Excel 上不同，又要再跑回计算机前改数字，如果其他人刚好在查库存，或许还得排队……

问题不只这些麻烦而已。

库存数字不准，可能让你错失订单、影响交期，甚至在不知不觉中囤积低周转商品，一步步拖垮现金流与商誉。

这个时候，你需要的其实是一个“能实时反应正确数字”的“库存管理系统”。不过，库存管理系统是什么？市面上这么多选择，你又应该从哪个角度思考适合你的方案呢？在这篇文章，我们将会带你了解库存管理系统的角色，向你分析 5 种不同选择的优劣之处，帮助你找到最适合你的库存管理系统！

库存管理系统是什么？

在我们常说的“进销存”中，其中的“存”就是库存管理。它涵盖的范围非常广，上承“采购入库”（进）、下接“订单出货”（销），所有物品是从哪里进入仓库、有多少数量并放在哪里、在仓库中如何移动、最后出货给谁，通通都属于库存管理的范畴。

你可以用“户籍”的角度来看待库存管理——我们要帮仓库里的各种物品“报户口”，在它们在仓库中经历各种生老病死的过程时，我们也要为每一个流程把关，百分百掌控所有户口的状态与居住位置。

那么，我们当然就要先有物品们的基本数据，记录它们的基本属性、名称，再用商品编号来作为它们在我们仓库里唯一的“身分证字号”。

当我们要修改这些物品的数量时，我们也要“有所本”，只要物品要进出我们的仓库，我们就会根据情况，填写入库（进货）、出库（出货）或调拨单。这些进出纪录都会留在我们的物品数据里，让我们随时可以点开来查阅。

只要能够解释一个物品在何时、何地，透过什么方式出入我们的仓库，并且现在有多少数量被放在哪个地方，就能组成一个基本的库存管理系统。那么，一个库存管理系统能为你的工作流程带来多少改变、在什么地方让你更方便呢？

库存管理系统的好处

1. 掌握正确库存数字

在没有系统的情况下，库存总表跟出、入库单常常是三份完全分开、没有办法实时连动的文件，所以每一次有物品要进出时，负责的人员都得先看一遍库存总表、甚至可能要亲自去一趟仓库，填完出入库单之后，还得再回到库存总表更新，这样的过程麻烦、容易忘记，反覆的输入还可能生成人工错误。

库存管理系统的最大价值就在于，它能够将多种不同的单据、流程串行起来，在出入库操作时，就能够同步增减库存量，因此库存总表上的存量就等于实际库存，不需要每次填单就跑仓库一趟。

2. 简化与自动化出入库管理流程

使用打印件或分开的 Excel 文件操作时，最痛苦的流程往往是“重复搬运”信息的过程——如果一天有好几份物品要分开出库，那么你就得重复输入同样的信息，而且每一张出库单写完之后，都得回到 Excel 再改一次库存数量，这样的时间消耗其实一点都不值得。

一套库存管理系统，可以透过不同的方式将这些行政流程简化。举例来说，你可以在填写出库单的时候，自动带入现有物品的库存数量。

并且在完成出库单的填写之后，单击一颗单击钮就自动将库存的数量更新回去。

这些过程并不需要你反覆查看、修改库存总表，只要自然地随着出入库操作，填写对应的表单，系统就能自动控管你的库存数量。

另外，如果你选用了云的库存管理系统，那么更能免去“排队填单”的状况——所有人都能够同时填写出入库单，不需要排队才能操作，也能避免互相干扰。

3. 有效留存、追溯出入库纪录

在没有系统的情况下，库存表与过往的纪录无法链接起来，因此，如果你对库存总表上的某一个数字感到疑惑，你往往需要翻遍整间公司的出入库总表，才能找到你需要的出入库纪录。

但在库存管理系统中，其实这样的操作简单很多——你可以直接在每一个物品的库存数据上，直接看到它的出入库纪录，让你追溯每一个库存数字到底是怎么计算的，确保每一次变动都“有所本”，保障你对库存数字的安全感。

4. 监测库存水位、周转状况，提高仓库效率

除了能够拥有正确数字以外，好的系统还能主动帮你做“健康检查”。

像是某个物品的库存太少，可能就会需要紧急备货，造成出货延迟；库存堆得太多、太久，又会生成积压、浪费空间与养护成本。假如你过去使用 Excel，你最多只能够让字段变成红色，希望其他人可以注意到它，看看是不是需要采购或者是规划促销活动。

但库存管理系统往往有更“积极”的方式，举例来说，你可以请系统自动在库存数量太少的时候，直接发信给负责人员。

市面上有哪些库存管理系统？他们的优势、劣势是什么？

如果你上网搜索“库存管理系统”，你应该会发现所谓的“系统”其实有好多种，通常会归类为以下 5 种类型：

1. Excel 搭配 VBA 自制系统

对于预算稍微比较吃紧、没什么时间帮数据“搬家”，或者是公司内刚好就有人比较熟怎么用 VBA 开发的人，有时会选择直接拿现有的 Excel 搭配 VBA，开发客制化、自动化的功能。它可以让你用相对较低的成本，获取更大的开发弹性。

举例来说，你可以藉由编写 VBA 制作用来扣库存的单击钮，又或者是让系统侦测库存数量，在低于水位时透过 Outlook 发送通知等等。

不过要注意的是，VBA 需要开发者有一定的程序背景，且不同人写出的程序一定会有所不同，当原先负责 VBA 的人离职，那么对公司来说会生成许多后续维护上的麻烦。

另外，由于衬底依旧是 Excel，所以像是先前提到的协作问题，或者是随着业务量增多，数据量太大导致 Excel 常常要跑很久、甚至会崩溃的状况，都还是需要更进一步的评估，考虑是否导入更适合、专业的系统。

2. 专案开发、量身订做客制化系统

如果你认为自己公司的运作流程还是需要很大的弹性，那么请人帮忙专案开发客制化系统，也是一个很常见的选择。有些公司会选择额外招聘工程师进入公司内部，或者是与外部接案的个人或公司签约，透过写程序的方式开发属于公司的系统。

它的优点在于，你可以自由地把需求提供给工程师，让他们完整呈现你理想中的系统，也可以请工程师评估与其他系统的串接等等。

不过，为了确认系统运作的许多规格说明细节，再加上你通常需要亲自验收系统的运作是否符合你的想像，沟通过程常常会变得无比冗长，也会出现很多议题需要确认。有些人也会觉得，既然沟通都这么复杂，那特别为了一些小需求请人做专案开发，似乎也不合乎成本。

最后，请人做专案开发系统的价格通常较高，如果成品到某个阶段突然觉得不符合需求了，也可能需要跟工程师续签维护合约，持续投入资源。

3. 地端套装软件

要入手一套系统，除了从零开始设计之外，也可以上网找找看各种已经预先做好的“套装软件”，它们通常已经在系统内将整套流程写死。地端套装软件通常分为两种销售模式：

单机套装软件

单机套装软件是以“买断一份授权，绑定到一台机器上”运作的，可以让你用较低的成本，或是可买断的方式，入手一个堪用、规格化的库存管理系统。像是奕飞信息的 QBoss 系列，以及正航一号就属于这个类别。

这一类软件在经过多年的更新迭代之后，流程非常稳定，不容易出现 bug，但大多比较少有升级、更新的空间。

一般来说，单机套装软件的一份授权就只能安装在一台机器上，但如果你的公司有多机协作的需求，有些软件也会提供单一公司授权、可以安装在公司内多台计算机的“局域网版”，让你在多台机器上，都可以透过公司内网访问同一个数据库。

有些时候，单机套装软件也可能附带在店面购置的设备上，例如门市的收银 POS 机可能就有基本的库存与订单管理功能。

企业型 ERP

企业型 ERP 除了单纯贩卖授权之外，时常也会捆绑顾问费、维护费等等费用进行销售。导入的成本通常高过单机套装软件很多。在初期完成授权买断、顾问费的支出之后，后续还有可选择的维护费，以确保系统能够跟随公司发展，长期、稳定更新。在这个类别中，较知名的例子是鼎新数智的 SmartERP。

在这类软件的导入过程中，系统厂商会分配一名顾问师来协助公司的导入，相比于单机套装软件，更着重于服务与实时协助。

与单机套装软件不同的是，企业型 ERP 可以与顾问沟通是否有导入其他模块、或者甚至微幅修改系统的可能性，在弹性上略胜于单机套装软件一筹。

无论是单机套装软件，或者是企业型 ERP，它们的缺点通常在于：表单关系、字段设置一般不太属于可以修改的范围，且数据的传递也通常以单一系统为主，不太有可以扩大、与其它系统串接的空间。因此如果你的公司在运作上比较没有这么“标准”，又或者有与其它系统同步连动的需求，那么通常会需要削足适履，调整流程或记录数据的方式，来配合这类套装软件。

云套装软件

随着网络技术的普及，云套装软件的选择与使用率都有逐渐升高的趋势，它与传统的单机套装软件不同之处在于，软件商不仅提供可以操作的系统，也负责背后的服务器、基础服务的营运与维护，用户不需要将软件安装在特定的计算机、服务器，只要连得上网络，就能随时随地访问系统。

相比于单机套装软件，云套装软件一般以订阅制收费，有些云套装软件会将功能分别提供在不同的“加值服务”。使用云套装软件时，通常不需要再额外付顾问费或维护费，每个月付出各项服务加总的授权费就能确保系统运作无虞，也能有完整的客户支持服务。

不过，即使是以云方式运作，套装软件的问题依旧存在——如果用户发现系统内的标准流程不合用，通常就得自己想办法适应。

No Code 工具

No Code 工具的特色在于“任何人都可以轻松完成设计”，因此在遇上不合的流程时，可以自己修改、调整操作流程。对于预算没有特别庞大的用户，或者是希望能够自订系统运作流程的人来说特别适合。举例来说，像是 Ragic 就能让你用类似 Excel、用起来习惯的的接口上，用鼠标点一点以透过丰富的内置的功能做出一个堪用、可以快速单击照你的需求进行弹性调整的库存管理系统。

它最大的优势在于，你可以用与云套装软件相近的成本，月付或年付授权费，也能在不额外聘用专业工程师的前提下，用户就能根据自身对工作流程的理解，创建合身的系统。

No Code 本身需要用户腾出时间学习操作方法，不过目前许多 No Code 工具都已经提供了多样化的范本，协助用户快速上手，只要照着教学就能轻松学会一大部分的应用。

如何挑选适合的库存管理系统？

也许单单看到这 5 种导入方案，你不一定马上就能知道自己更适合哪种库存管理系统。

一般来说，如果从套装软件的页面上，就能看到自己的操作流程跟套装软件高度相符，那么或许你可以试着先根据需求，挑选运作应该留在地端、云，再以流程判断应该导入比较小规模的套装软件，或者是咨询软件商以导入较大规模的企业型 ERP。

如果你的预算充足，但流程跟套装软件相比似乎有一些差距，那么你也可以列出需求，请工程师协助做专案开发，它能提供你最高程度的弹性，但需要花的时间周期更长，也有密集的沟通需求。

假如你想省点钱，同时团队内也有会开发程序的人，那么直接用手头上的 Excel 搭配 VBA 开发系统，会是一个更简单、移植系统的阵痛期最短的选择。不过，如果你先前使用 Excel 的问题主要是在协作上有困难，或者是 Excel 跑起来效能低落，那么单靠 VBA 通常不太能解决这些问题。

假如你希望最大程度减少成本、也更愿意由自己亲手打造应用，无奈缺乏技术资源，那么 No Code 平台会是你的最佳伙伴——它们要花一点时间摸索，但稍微有点基础后，你不需要花上多久，或许半个小时，就能做出一套适合你的简单流程。

Ragic 正是其中之一，我们已经预先设计了多种范本以配合许多常用情境。像是库存管理模块、或是涵盖从采购到出货的“组合包”进销存模块，都可以单击照你的需求自行选用！

同时，你也不用太担心自己想要的功能做不出来，我们根据库存的几种常用情境，也有分别提供教学，举例来说，假如你需要设计一个“扫条形码就能确认商品”的功能，那么这部视频就能帮上你的忙：

如果你的工作流程中有相关需求，只要照着做就能轻松做出来。假如没有写到你的需求，也可以试着透过专人协助，让我们来提供你一些设计上的建议。

虽然谈钱伤感情，但我们也想让你知道——Ragic 没有隐藏的“加值服务”，只要根据你的需求选择适用的方案，那么你就能在方案的表单额度内，自由使用 Ragic 的所有功能，设计各种你需要的流程。