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“微软的 Access 该像你们这样才对!”石材装潢公司用 Ragic 提高工作效率的故事

作者:Nadya Tan

“我研究过 Microsoft Access,因为我原本觉得 Access 肯定能做到我的需求。不过(结果)太悲伤了。我觉得,你们的工具(Ragic)才是 Access 应该要有的样子。这才是微软该提供的那种容易上手的工具。”

-- Ken Kueny,商业木作公司 Karn Custom Woodwork、石材台面装潢公司 Artistic Stone Design 老板

Ken 说,Ragic 是个让他“用得很开心”的工具;而对我来说, Ken 是一个“能让人聊得开心”的人。我和 Ken 聊了一个小时,他曾是个航太工程师,现在和他儿子在弗吉尼亚州 Richmond 经营两家小公司。他跟我分享了他利用 Ragic 让自己的石材台面装潢公司 Artistic Stone Design 导入流程自动化的故事,也告诉我他如何享受这个过程,以及他选择 Ragic 的原因。

选择 Ragic 的第一个原因:平缓的“学习曲线”

Ken 并不是随性决定要选 Ragic。他研究过一些和“打造数据库”有关的工具,像 PHP、MySQL、PowerBI ...。某次他搜索“无程序代码数据库”(no-code database)试图处理他的工作流程需求时,他接触、评比了 Ragic 和其他 no code 数据库工具(例如微软 Access ),并且惊艳于 Ragic 的简单、好上手。

靠着 Ragic 丰富的学习资源、积极响应问题的客服,Ken 只花了一个多礼拜就创建好自己的 Ragic 云数据库、做了测试、并且让数据库开始运作。此后 Ragic 在只有 Ken 一人管理、全公司使用的情况下,一直运作顺利。

Ragic 平缓的学习曲线不但让他能轻松地创建数据库,也让他可以很轻松地因应公司发展、工作流程的变化,随时重新调整设计。以前,使用 MySQL 等其他工具创建数据库时,即使数据库是他从头自己创建、花了好几个月设计出满足自己需求的功能,但几年后需要调整时,通常还是需要花大量时间和精力回想他之前做了什么,以便能做出调整。总会有那种实在想不起来,得问自己“天啊......我那时是怎么做的?”的时候。用 Ragic 之后,他再也没遇过这问题。

选 Ragic 的第二个原因也很简单:内置的 PDF 生成功能

Ken 第一家自己当老板的公司:Karn Custom Woodwork,是一家帮商业空间做木作装修的公司。在这家公司,他自己写程序( PHP 和 MySQL )来让工作流程自动化。Ken 有天发现自己需要一个功能:“根据既有的数据,生成符合产业标准的 PDF 格式帐单”,但他还不知道怎么把这功能做出来。他不想浪费时间深入研究,干脆另外雇了一个工程师来写程序做出功能。这个功能做出来之后一直运作良好、很稳定,但有个小缺憾:他雇用的这位工程师离开后,相关功能后续就无法进一步改进、调整。

有了这次经验,2021 年,当 Ken 为他收购的第二家石材公司 Artistic Stone Design(用石材做厨具台面的公司)查找自动化工作流程的系统时,就决定优先查找原生就有 PDF 功能的解决方案,而 Ragic 的标准功能就包含这个(备注:Ragic 可以将数据直接汇出为 PDF 檔,Ragic 的各种寄信功能中也可以选择在寄出数据时附上对应的 PDF 檔)

坦白说,虽然 Ken 确实对 Ragic 的简单好上手感到惊艳,不过,2021 年 no code 工具已经非常流行,不少工具都标榜使用流程友善、好上手,Ken 也试过不少。Ragic 凭什么在众多任务具里脱颖而出,被 Ken 选中?除了弹性好用,很重要的原因就是 Ragic 能直接在寄信时使用的“产出 PDF ”功能。 Ken 只需要为他们公司的发票(invoice)设计一张符合事实标准计费的表格,就能设计出想要的 PDF,需要时只要单击个单击钮,就能自动运行寄电邮 + 发送 PDF。

Artistic Stone Design 的发票范本

Artistic Stone Design 的发票范本

关于 Ken:航太产业转换到装潢业的“人生新篇章”

查看 Ken 寄来的 Ragic 客服信时,他从航太工程到建筑装潢业的创业之旅,吸引了我的注意。

我问他为什么要这样转换产业?他说,“有人觉得这是退休,但我把它视为我人生的新篇章。”选择转换到建筑装潢业,倒不是因为特别喜欢这个领域。他看中的是在新的领域中,可以追求属于自己、而且能和儿子分享的事业。

Ken Kueny 和儿子

Ken Kueny 和他儿子

2016 年,Ken 收购他的第一家公司 -- 木工公司 Karn Custom Woodwork 时,这家公司所有流程都是打印件、手写的。这让他压力很大,因此他决定用他熟悉的 PHP 和 MySQL 来自动化工作流程。

“我喜欢让事情自动化。一旦我们让整个工作流程自动化,原本耗时两周的工作就可以在 2 小时内完成。”

木工公司管理上轨道后,Ken 注意到他有 10% 的收益其实都给了做石材加工的橱卫台面合作厂商,这些做台面的石材厂商和 Ken 的木作公司在专案时程上却不太容易配合:做厨卫台面的公司往往专注于快速周转、节奏较快的家用住宅案,而 Ken 的木作公司经手的常是整体时程更长的商业专案,两方节奏不太一样。

这情况持续到 2021 年:Ken 那年决定直接收购另一家处理石材的橱卫台面公司:Artistic Stone Design,来配合木作公司针对更大的市场、更长期专案所需的时程。

Artistic Stone Design 的石材台面如上图

Artistic Stone Design 的石材台面如上图

当然,这次收购后,Ken 又要来把新公司工作流程自动化了。由于木作公司、石材台面公司的商业模式不太一样,Ken 无法简单“拷贝贴上”木作公司使用的系统和模式,他得找其他方法。2021年正是少量程序代码/无程序代码(LCNC,low-code no-code)风潮盛行之时,他综合考量了自己“内置的 PDF 生成功能”的需求、以及先前委由外部工程师开发,无人接手时被逼进死胡同的经历,决定选择 Ragic。

采用 Ragic 前后变化

QuickBooks 时期

Ken 收购 Artistic Stone Design 时,这家公司用会计软件 QuickBooks 管许多数据。它的好处是:能保存所有报价纪录。但缺点是:系统容易因太大量的旧报价纪录而过载, Ken 说:“这些旧的估价纪录让系统几乎崩溃。”更何况,装潢产业需要的,也不只是报价和估价纪录。

石板都去哪了?

“我收购这家公司(石材台面公司 Artistic Stone Design )时,它的前老板给了我一份电子表格,上面写着某天盘点记下来的库存数字。所以,收购时我在想 ... 我有办法更新电子表格上的库存吗?”

电子表格记录库存的模式无法自动化运作。“我的感觉是 ... 天啊,所以我们必须走出去,一片一片数那些石板。它们上面甚至没有标号。这太疯狂。”

Artistic Stone Design 手上会同时有约 800-1000 片不同材料(如花岗岩和石英)的石板,每块价值上千美元。库存混乱导致他们得花大量时间和精力去找到需要的那片石板在哪。更糟的是,这让他们有时候没办法正确提供某个专案承诺要提供的石板。 Ken 决定做点什么来解决这种疯狂状态。

“好像是第一个月吧,我上 Amazon,花了不到一百美元买了 1500 张可以客制化的那种条形码贴纸、还有一把小扫描枪。我们去把每片石板、每个石板的支架贴上小小的标签。所以现在,每天早上有人负责花个 10 到 20 分钟绕一圈,扫描每片石板和每个支架,以便我们确切知道我们有什么、以及它在哪里。现在流程更完善了:库存信息已上载到 Ragic 表单中,我们每天都能查看实时库存。我们可以准确说出每片石板的位置。”

“如果你有价值 80 万美元的库存,你应该要能跟踪它的动向。”

Artistic Stone Design 的石材库存与条形码标签

Artistic Stone Design 的石材库存(和条形码标签)

用便利贴管帐?

“以前,我们会计用贴满便利贴的活页夹来处理帐单流程。我心想,天哪,这可是几十万美元的帐!你就这样贴着。它可能飞走耶。”

现在,所有重要信息都保存在同一个方便的地方 —— Ragic。报价单、工单和发票井然有序,随时可查。最关键的团队成员,包括专案经理们,会定期聚集,在简短的一个小时会议中一起讨论每个专案。他们在表单中输入专案进度百分比、提供清晰的营收概况,并确保专案进度与预期一致。那些数十万美元的帐务也能被妥善跟踪,不再有随时被风飞走的风险。

这 3 个关键表单:报价单、工单和发票,在 Ragic 上被设置为彼此的多版本表单。 Ken 维护这 3 个表单所有可能共享的字段,然后在每个版本中只显示适合它的目的、用户的相关信息。

举例来说,“发票”表单是显示给客户看的,所以不会有“内部备注”(Internal Notes)字段;“工单”中不会有“成本信息”字段,因为运行相关工作时不需要查看成本。相对地,这 3 张表单都看得到一样的“客户信息”和“专案信息”字段,因为大家都需要这些信息。这样的多版本表单可以确保信息一致、维护机密信息,也让每张表单各自保持精简,只显示必要的信息,不会挤进太多不相关的字段。

Ken 现在可以掌握一份全面的报告,详细说明材料成本、现场人力、安装人力、外包人力。他还可以分析每平方英尺的平均成本,藉此衡量营运效率。这些富有洞察力的信息有助于确定哪里做得成功、哪里需要改进,从而影响未来的决策,例如评估他们是否需要提高价格。

精确掌握图面细节

Ken 在自己的第一家木作公司用 PHP 和 MySQL 创建数据库时,他帮自己设置目标希望数据库可以精简、高效,因此他选择主要保存纯字(text)信息,没有保存其他类型(如图片、PDF 或其他文件)。他刻意避免使用 BLOB(二进制大规模物件)。

但到了石材台面公司,情况有所不同。制作木工时,如果不同组件配合不够完美,通常仍然可以调整。但石材就比较没有这种调整空间,可容许的误差较少,因此针对石材相关装潢专案的量测信息,需要保持更高的精确度,只容许千分之一英寸以内的公差,比木作严格得多。

在这种情况下,Ken 想要更清楚精确的图面,而 Ragic 数据库的文件上载字段就提供了适合的功能。 Ken 可以将 PDF、图片和图标向量文件——例如 AutoCAD DXF 文件,轻松附在他的“工单”表单中。

这些可透过 CAM 软件(计算机辅助制造)运作的 AutoCAD DXF 文件,主要是用以设置锯子和铣床的刀具路径,确保每块材料的切割精确无误。在数据库中能轻松附加上这类格式文件,不仅使 Ken 能够高水准地精确工作,而且还能享受集成关键信息的便利,不再有重要信息需要以打印件保存、散落各处。

Artistic Stone Design 的石材设计工单范例

在工单中轻松附上各种格式的图面文件

归类: 案例故事 > 服务业

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